COMUNICAREA - rol
în afacerile internationale
Comunicarea - procesul
de transmitere si receptionare de mesaje
Procesul comunicarii
- abordare strategica; factori si etape
Bariere si dificultati
în procesul comunicarii
Comunicarea este un
instrument pentru luarea deciziilor si solutionarea problemelor
de afaceri
CAP2. NEGOCIEREA în
afaceri; mecanismul negocierii internationale
Tipologia negocierilor
si formele acestora
Mecanismul procesului
de negociere
Pregatirea negocierii
Desfasurarea tratativelor
de negociere
Finalizarea negocierilor
Tactici care sa satisfaca
ambele parti, insa insistând asupra propriului avantaj
Tactici
catre o confruntare directa - tactici razboinice
Manipularea - scurta
clasificare a manipularilor; rezistenta la manipulare
Stratagema - un joc
al manipularii
Pregatirea negocierii
Pregatirea riguroasa a negocierilor comerciale internationale, respectiv crearea premiselor pentru prezentarea pozitiilor partilor, pentru comunicarea deschisa dintre parteneri, pentru finalizarea avantajoasa a tratativelor reprezinta o conditie esentiala pentru succesul acestora. Alegerea locului de desfasurare a acestora, stabilirea unei ordini de zi adecvate, crearea premiselor pentru prezentarea ofertelor si primirea cererilor sunt probleme de mare importanta în obtinerea rezultatelor dorite.
Inca inainte de a fi facuta propunerea de incepere a unor negocieri
este necesara o intensa activitate de documentare, de culegere de
informatii, de analiza, de elaborare de documente, proiecte sau
propuneri concrete pentru a se asigura sau a se obtine rezultatele
scontate.
De cele mai multe ori procesul de negociere este previzibil, astfel
ca exista posibilitatea de a se pregati din timp anumite aspecte
cum ar if de exemplu modul de abordare a partenerilor. în
acest context se impune analiza cadrului general si specific al
negocierii al contextului în care se desfasoara negocierea.
Pentru a contura cadrul general al negocierii un negciator trebuie
sa cunoasca bine legislatia si uzantele comerciale, reglementarile
de politica comerciala, cele financiar – valutare si incidentele
acestora, capacitatea pietei si delimitarea segmentului de piata
caruia i se adreseaza produsele exportate sau de la care urmeaza
sa provina importurile, posibilitatile de distributie, conditiile
de promovare a vanzarilor, modalitatile de comercializare, de transport,
etc. De asemenea trebuie sa se documenteze asupra concurentei potentiale,
atat în ideea unor eventuale cooperari, cat si pentru combaterea
unor actiuni de concurenta neloiala.
în analiza cadrului specific al negocierii o mare importanta
revine cunoasterii starii economice si financiare a partenerului,
a solvabilitatii si reputatiei comerciale a acestuia, identificarii
surseor de finantare, stabilirii cat mai exacte a pozitiei de negociere
a partenerului.
Nu mai putin importanta este studierea conditiilor si regulilor
impuse în cazul negocierilor respective intrucat cunoasterea
acestor reguli va permite actionarea pe parcursul negocierilor în
sensul dorit, fara riscul anularii rezultatelor negocierii datorita
unor vicii de procedura.
Inca din etapa pregatirii negocierilor este necesara stabilirea
obiectivelor proprii si anticiparea obiectivelor partenerului. în
legatura cu obiectivele proprii este necesar ca negociatorii sa
nu se limiteze la scopuri generale, ci sa detalieze problemele de
afaceri a caror realizare se urmareste prin negocieri. Astfel, daca
obiectul negocierii il constituie o vanzare comerciala internationala,
trebuie avute în vedere aspecte ca: volumul vanzarilor (cumpararilor),
calitatea marfurilor si a serviciilor solicitate, pretul, conditiile
de livrare, cele de finantare si de plata, riscurile posibile, metodele
si caile de asigurare, modalitatile de rezolvare a eventualelor
litigii, rata maxima si minima a rentabilitatii urmarite, etc.,
precum si mijloacele necesare în vederea atingerii acestor
scopuri. în paralel cu stabilirea obiectivelor proprii trebuie
anticipate, pe cat posibil, obiectivele partenerului, anticipare
ce trebuie folosita pentru apropierea, concertarea pozitiilor.
Dintre diversele metode de anticipare a desfasurarii tratativelor
poate fi mentionata simularea negocierii, recomandabila în
general în vederea pregatirii negocierilor, în special
cand este vorba de operatiuni cu un grad ridicat de complexitate.
Prin simulari se face o verificare, de regula foarte eficace, a
programului de desfasurare a negocierii, evidentiindu-se posibilele
aspecte ale acestui program.
In raport cu obiectivele propuse se stabileste echipa de negociatori
a carei componenta este deter
minata de natura si de complexitatea tranzactiei , de conditiile
generale în care urmeaza sa aiba loc tratativele.
Reusita unei echipe de negociere depinde în mare masura atat
de capacitatea individuala a fiecarui membru cat mai ales de felul
în care ei functioneaza impreuna. Marimea si structura echipei
de negociere se realizeaza în functie de domeniile în
care se deruleaza negocierea:
· comerciala: pret, politica comerciala, livrare, transferul
riscurilor si al cheltuielilor, etc.;
· tehnic: calitate, specificatii, ambalaj, know-how, service;
· juridic: conditiile contractului, clauze, rezolvarea litigiilor,
arbitraj;
· financiar: conditii de plata, asigurare, credit, garantie.
O echipa de negociere poate fi constituita din membri permanenti
si din specialisti atrasi pe masura ce se ivesc probleme deosebite.
Pentru negocieri de importanta mai mica, un negociator va tine locul
altuia si va acoperi mai multe domenii sau zone dupa ce în
prealabil s-a documentat si a fost informat asupra subiectelor cu
care era mai putin familiarizat. Astfel, negociatorul comercial
poate acoperi si zona juridica, tehnicul, pe cea financiara, etc.
In cazul negocierilor de importanta mai mica echipa ar putea fi
redusa la doi negociatori. Este bine ca ea sa nu fie redusa la un
singur om oricat de calificat ar fi acest negociator. Este putin
probabil ca un singur om sa-si prezinte cat mai complet sau convingator
argumentatia, sa studieze în acelasi timp reactiile oponentului,
sa asculte si sa noteze, sa pregateasca replicile la raspunsul partenerului,
sa evalueze corect evolutia la un moment dat al negocirilor, sa
dezvolte în continuare o strategie eficienta si sa aplice
tehnici si tactici adecvate, sa finalizeze afacerea si sa ia masuri
pentru derularea ei corespunzatoare, sa intocmeasca raportul privind
negocierile purtate, etc..
Activitatea de negociere comerciala presupune existenta unor negociatori
cu anumite trasaturi si calitati de personalitate, dotati cu temeinice
cunostinte de cultura generala si de specialitate (vezi TABELUL
3)
Desigur a deveni un bun negociator presupune un demers ce poate
fi insusit pe parcurs , dar este si arta, intuitie si tine în
mare masura de trasaturile de personalitate mai sus amintite, de
zestrea naturala a fiecaruia.
De aceea, pregatirea si selectia conducatorului echipei de negociere
trebuie sa tina seama de aceste elemente. Un diagnostic al caracterului,
al tipului de personalitate, se poate face prin observare prelungita
a comportamentului, analiza comparativa, etc. în vederea corectarii
unor eventuale defecte.
Conducatorul echipei de negociere este ales, adesea, datorita pozitiei
pe care o are în companie sau intreprindere, cum ar fi directorul
care se ocupa de export sau seful departamentului de import. Exista,
insa, si numeroase alte situatii cand pot fi alesi conducatori ai
echipei de negociere seful serviciului sau al unui compartiment
de profil. La alegerea conducatorului se apeleaza de regula la urmatoarele
doua criterii:
1. abilitatea de a conduce echipa de negociere, indiferent daca
structura acesteia este comerciala sau tehnica;
2. gradul de responsabilitate si de decizie pe care si-l poate asuma
seful echipei pe parcursul negocierilor.
Se poate spune ca cel ce conduce echipa de negociere trebuie sa
aiba cunostinte despre toate problemele implicate în negociere
- comerciale, tehnice si clauze contractuale care sa faca capabil
sa-si aduca o contributie inteligenta la fiecare problema discutata
si sa coordoneze eficient activitatile si luarile de cuvant ale
membrilor echipei de negociere.
Conducatorului echipei de negociere ii revin o serie de sarcini
dintre care amintim: selectionarea membrilor echipei; pregatirea
planului de negociere prin simulare impreuna cu ceilalti membri;preocuparea
în primirea mandatului de negociere; conducerea negocierilor
si, pe parcurs numirea membrilor echipei care sa sustina punctul
sau de vedere; finalizarea si semnarea contractului; asigurarea
ca, contractul este incheiat conform mandatului; intocmirea raportului
asupra negocierii.
In afara celor aratate mai sus, conducatorul echipei trebuie ca,
permanent "sa mentina moralul" colegilor, în orice
situatie si sa caute sa obtina de la fiecare membru al echipei contributia
maxima pe care o poate da, el fiind un exemplu în acest sens.
Marile companii comerciale dispun de un numar de negociatori foarte
buni, pregatiti în prealabil prin simulari, dar si de "echipe
de soc" asa-zisele TIGER TEAMS, care reprezinta o combinatie
de experti negociatori în probleme comerciale si tehnice carora
le revine sarcina de a salva situatii extrem de grele.
Cu toate ca nu exista posibilitatea de a duce pregatirea unor negociatori
pana acolo incat sa poata fi anticipate în detaliu intentiile
partenerului, elaborarea unor planuri în scris cat mai amanuntite
poate fi o masura extrem de utila în pregatirea negocierilor.
Elaborarea unui astfel de plan mareste sansele de reusita ale negocierii
si prezinta anumite avantaje cum ar fi: urmarirea limitelor strategice
si tactice originale, facilitare structurii acestora pentru urmatoarele
runde de tratative, urmarirea sa de catre intrega echipa de negociatori
în ipoteza ca este un plan unic, evitarea unor contradictii
prin notarea gandurilor, ideilor.
In concluzie, pregatirea unor tratative de negociere va include
o serie de elemente: lista problemelor care urmeaza sa fie supuse
procesului de negociere, comparatia agendei proprii cu agenda partenerului
(aceasta comparatie va trebui sa distinga enuntarile diferite, prioritatile
diferite, problemele care de la inceput nu pot face obiectul negocierilor),
clasificarea problemelor în subiecte de interes comun si subiecte
de conflict.
Pregatirea negociatorului pentru tratative va include o serie de
aspecte practice, ca de exemplu: stabilirea unor limite minime si
maxime în cadrul carora negociatorul sa poata manevra; analiza
relatiilor anterioare cu partenerul si tragerea unor concluziii
generale de comportament; incidenta si gradul de influenta a unor
terte forte; anticiparea modului si atmosferei de negociere; obtinerea
informatiilor posibile, atat inaintea cat si în timpul negocierilor;
elaborarea unei strategii proprii pentru scenarii diferite; stabilirea
metodelor, tehnicilor, tacticilor si stratagemelor celor mai adecvate
pentru strategiile elaborate.
