Pregatirea negocierilor

Succesul unei negocieri depinde mult de maniera în care acesta a fost pregatita. Premisele prezentarii pozitiei de negociere, ca si ale argumentatiei si strategiilor folosite, se construiesc în stadiul de prenegociere. Practica a dovedit ca, între momentele importante ale pregatirii negocierilor în afaceri, nu trebuie uitate:

a) studierea ramurii si a pietei, adica interpretarea conjuncturii generale, a contextului specific afacerii si identificarea partenerilor si concurentilor potentiali.
Este momentul în care se estimeaza capacitatea pietei tinta, se delimiteaza precis segmentul caruia se adreseaza produsul, sunt însusite legislatia si uzantele comerciale specifice, posibilitatile de distributie, conditiile de promovare etc. Sunt culese informatii despre situatia financiara a partenerilor, despre solvabilitatea si reputatia lor. Sunt culese informatii despre concurenta potentiala. Se încearca evaluarea celui mai bun moment sau a celei mai bune conjuncturi în care sa se

lanseze oferta sau cererea de oferta.
Toate acestea pot fi importante premise ale succesului ulterior.

b) stabilirea obiectivelor, care priveste atât precizarea propriilor obiective în negocieri, cât si raportarea lor la prezumtivele obiective ale partenerului.
Stabilirea obiectivelor proprii trebuie sa treaca de nivelul generalitatilor, pentru a se referi concret si precis la aspectele precum: volumul vânzarilor, nivelul de calitate, nivelul minim si maxim de pret, conditiile de livrare, conditiile de finantare si plata, riscurile acceptabile (vezi si reguli de stabilire a obiectivelor).
Anticiparea obiectivelor partenerului si evaluarea pozitiei sale de negociere trebuie facute în paralel si în concordanta cu obiectivele proprii. Una dintre metodele eficace de anticipare a pozitiei partenerului este simularea negocierilor. Întregul program de negociere poate fi testat si revizuit în urma negocierilor simulate. Simularea poate conduce la pregatirea din timp a unor variante distincte de negociere. Existenta acestora ajuta la pastrarea initiativei si prezinta avantajul de a pune la dispozitie formulari studiate din timp. Se pot utiliza si liste sau fise cu argumente si, respectiv, obiectii si contraargumente posibil a fi aduse în discutie de partener.
În raport cu obiectivele propuse si cu anticiparile facute asupra partenerului, se stabileste echipa de negociatori. Principiul de baza în alcatuirea echipei este cel al interdisciplinaritatii. Se poate apela si la negociatori externi, la interpreti, la analisti de piata, la animatori etc.

c) initierea contactelor si relatiilor de afaceri.
Exista o gama larga de modalitati de stabilire a legaturilor de afaceri. Acestea merg de la telefon, fax, corespondenta clasica sau posta electronica si Internet pâna la reprezentante comerciale, ambasade, camere de comert, misionari si contacte directe. Cele mai bune rezultate se pot obtine prin contacte directe, dar costurile cele mai mari se înregistreaza tot aici. Cele mai accesibile si ieftine contacte directe sunt posibile la târguri si expozitii. Când partenerul nu este accesibil direct, se poate recurge la intermediari. În cazul contactelor stabilite prin corespondenta, un rol important îl pot avea scrisorile de prezentare, ofertele si cererile de oferta.

Oferta
Oferta reprezinta propunerea de încheiere a unei tranzactii si documentatia tehnica si comerciala minimala care o însoteste. Pentru a se putea realiza perfectarea contractului printr-o simpla acceptare, oferta trebuie sa îndeplineasca trei conditii:
· sa fie ferma, adica facuta cu intentia de a se obliga sub aspect juridic;
· sa fie precisa, adica sa nu contina referiri confuze si ambigue care pot da o interpretare echivoca asupra contractului;
· sa fie completa, adica sa contina toate elementele contractului propus.
· La rândul sau, acceptarea unei oferte trebuie sa întruneasca si ea trei conditii minimale:
· sa rezulte dintr-o manifestare de vointa expresa ori tacita. Acceptarea tacita se poate exprima fie prin începerea expedierii marfii sau plata pretului, fie printr-un alt act care semnifica începerea executarii contractului;
· sa corespunda întru totul ofertei, prin continutul si forma ei;
· sa se produca într-un moment în care oferta mai exista înca.
În cazul contractelor sinalagmatice oneroase, tacerea destinatarului ofertei nu poate fi considerata acceptare. Daca s-ar accepta ca tacerea este sinonima cu acceptarea ofertei, consecintele sub aspect comercial si juridic ar fi incontrolabile. Daca în oferta este facuta mentiunea “oferta va fi considerata acceptata daca nu se raspunde expres sau daca nu se returneaza marfa (proba)”, aceasta este lipsita de orice efect juridic. Cel care primeste marfa cu titlul de oferta, fara a o fi comandat, nu este obligat sa o restituie.
Atâta timp cât ofertantul si destinatarul ofertei nu s-au legat prin contract, oricare dintre ei se poate razgândi si poate comunica celuilalt revocarea. Jurisprudenta afirma totusi în principiu dupa care “Propunatorul are drept sa retraga propunerea pâna ce nu a luat cunostinta de acceptare” (Ion Turcu, Dreptul afacerilor, Editura Chemarea, Iasi, 1993). Codul comercial ofera solutii pentru situatii de aceasta natura.
Ramânând la nivel de principiu, vom admite ca oferta trebuie sa respecte o serie de conditii de continut si forma, sa respecte uzuantele comerciale si eticheta afacerilor, sa prezinte claritate, precizie, conciziune, aspect etc. Oferta poate fi si facultativa, adica fara obligatii din partea emitentului. În acest caz, vânzatorul poate retrage sau modifica oferta, fara efecte juridice. În cazul celei firme, mar

fa trebuie pastrata pâna la finele termenului de optiune acordat partenerului. Termenul de optiune ia sfârsit dupa prima tranzactie la nivel de comanda acceptat. Oferta se considera refuzata daca nu este acceptata în termen.

Cererea de oferta
Cererea de oferta reprezinta propunerea de a cumpara un anumit produs sau serviciu, însotita de un minim de documentatie tehnica si comerciala. Documentatia tehnica însotitoare poate lua si forma unei teme de proiectare sau a unui caiet de sarcina. Sub aspect juridic, cererea de oferta are acelasi regim cu oferta; în fapt, ea reprezinta oferta de a cumpara ceva anume. Doar sub aspect tehnic si comercial ar putea fi puse în discutie anumite diferente.
Continutul si forma unei cereri de oferta difera de la un produs sau serviciu la altul, de la o piata sau alta, de la un client la altul. Ea poate merge de la un simplu anunt pâna la organizarea unei licitatii internationale, pe baza unui caiet de sarcini. În cazul unei nevoi urgente si a existentei certitudinii cu privire la caracteristicile produsului si furnizorului, cererea de oferta ia forma extrema de comanda, (oferta ferma de a cumpara), în care se indica produsul, cantitatea si pretul limita. Daca nu este cazul unor tratative îndelungate, odata cu cererea de oferta, se adreseaza furnizorului solicitarea ca, odata cu oferta, sa trimita si o factura proforma.
Functia de baza a cererii de oferta este aceea de a initia tratativele comerciale, dar ea poate folosi si ca instrument de informare si cercetare de piata.
Eticheta afacerilor cere ca destinatarul unei cereri de oferta sa transmita raspunsul sau si în cazurile în care nu este efectiv interesat în derularea tranzactiei.

Reguli de formulare a obiectivelor
Între regulile simple, dar aproape obligatorii, de formulare a obiectivelor negocierilor, s-ar putea avea în vedere macar urmatoarele câteva:
1) Obiectivul negocierilor trebuie transpus, pe cât posibil, în cifre precise, fara marje si abateri relative. “A obtine o reducere maxima de pret”, sau “a obtine o reducere între 5 si 10%” înseamna un obiectiv prost formulat. În schimb, “a obtine o reducere a pretului de 9%” înseamna un reper precis si un obiectiv clar, bine formulat.
2) Obiectivele nu sunt concepute si formulate, mai înainte de a li se afecta un buget. Obiectivele au sens în masura în care resursele financiare, tehnice si umane sunt disponibile. Daca, de pilda, depozitele disponibile sunt insuficiente pentru o livrare mare, obiectivul privind livrarile nu va depasi limita capacitatii depozitelor.
3) Un obiectiv nu poate fi complet definit fara a clarifica termenii calendaristici ai concretizarii sale. Termenile calendaristice pot fi precizate atât ca durate limita (“livrarea în maxim 24 zile de la data prezentei”, spre exemplu), cât si ca scandente la date fixe (“livrarea pâna la 15 mai”, de exemplu).
4) Definirea obiectivului nu este completa si pertinenta, daca nu sunt precizate si metodele sau instrumentele de control si evaluare ale gradului de realizare. De pilda, daca negocierea priveste un contract de armator pentru fabricarea unei nave mari, având un ciclu de fabricatie de peste 18 luni, este necesara si posibila o evaluare semestriala a stadiului fabricatiei si a sanselor de finalizare la termen.
5) Elementele definitorii ale obiectivului, deja mentionate (buget, calendar, control), nu sunt suficiente fara nominalizarea expresa a unor responsabili cu îndeplinirea lor.
6) Stabilirea realista a limitelor maxime si minime ale pretentiilor si concesiilor ce vor fi formulate fata de partener. În formularea acestora se va respecta principiul conform caruia “în negocieri nu se cedeaza nimic, ci se schimba doar concesii contra concesii”. Întrebarile care ramân sunt de genul: Ce? În schimbul a ce? Pentru ce? Cum?
7) Atunci când negocierile se deruleaza în mai multe runde succesive, este absolut necesara spargerea obiectivelor finale în mai multe obiective partiale si etapizarea acestora pe fiecare runda în parte. Astfel, fiecare runda va fi subordonata unei secvente de obiective partiale, clar definite.
8) Este important ca un inventar probabil al punctelor de acord dintre parti sa existe deja înca înainte de a se aseza la masa tratativelor, pentru a începe chiar cu ele si a evita suspiciunea, animozitatile si raceala din start.
În cadrul pregatirii negocierilor trebuie sa tinem cont si de variatele tipuri de parteneri comerciali si modul de abordare a lor

Scriitori romani