Mulţi au impresia că trimiterea unui curriculum vitae firmei despre care au auzit că face angajări este de ajuns, ceea ce este greşit. Abordarea problemei solicitării unui loc de muncă include obligatoriu ataşarea unei scrisori de intenţie.
Scrisoarea de intenţie acompaniază curriculum vitae în momentul în care îl trimiteţi unui posibil angajator. Ea are rolul de a vă prezenta ca pe un candidat capabil.
Elementele pe care trebuie să le conţină scrisoarea de intenţie sunt:
- Solicitarea efectivă a postului pe care îl doriţi.
- Explicaţi în cuvinte puţine şi ferme de ce doriţi postul respectiv, care ar fi principalele calităţi pe care le aveţi şi pentru care meritaţi postul, ce doriţi să realizaţi în cadrul firmei.
- Menţionaţi ce anume din activitatea, prestigiul firmei, v-a determinat să solicitaţi acest post.
- Manifestaţi-vă încrederea că angajarea dumneavoastră va fi de bun augur pentru ambele părţi.
Scrisoarea de intenţie conţine motivaţia, calificările şi exprimă disponibilităţile dumneavoastră faţă de firma la care intenţionaţi să vă angajaţi, într-un format concis şi atractiv. Este prima dumneavoastră şansă de a face o impresie bună, iar o scrisoare concepută exclusiv pentru firma respectivă arată interesul deosebit pe care îl acordaţi acesteia.
CV-ul dumneavoastră poate da o mulţime de informaţii (locurile în care aţi lucrat, studii etc.), dar scrisoarea de intenţie trebuie să-l facă pe cititor să se gândească un minut în plus să vă aleagă pe dumneavoastră şi nu pe oricare alt candidat.
Scrisorile de intenţie sunt de două tipuri:
1. "Cover letters" sunt acele scrisori care se trimit pentru o poziţie precisă, în urma unui anunţ al organizaţiei angajatoare. Numai 20% dintre posturile valabile la un moment dat sunt anunţate (este ceea ce se numeşte "piaţa de munca vizibilă"). Vor exista, deci, foarte mulţi competitori în încercarea de obţinere a posturilor anunţate. In fapt, 90% dintre persoanele care caută un loc de muncă se orientează numai către acest sector de 20%, al posturilor anunţate. Nu limitaţi aria de trimitere a scrisorilor numai către posturile anunţate. Postul pe care îl doriţi este posibil să nu fie anunţat în presă sau în alte surse.
2. "Broadcast letters" sunt scrisorile care se trimit către locuri de muncă neanunţate. Ele informează managerii asupra potenţialului dumneavoastră, cu scopul unei eventuale abordări ulterioare.
Posturile care nu sunt anunţate le puteţi localiza prin consultarea cataloagelor, ziarelor, periodicelor, organizaţiilor profesionale şi a Internet-ului. Căutaţi oportunităţi în mediul de afaceri, în industrie, servicii sociale, educaţie, guvern etc. Mulţi oameni doresc să vă ajute dacă pot, aşa că trebuie doar să cereţi asistenţa lor. Întrebaţi care este numele şi adresa angajatorului. Mergeţi personal să vedeţi potenţialele locuri de muncă (direct sau prin telefon pentru stabilirea unui interviu). Dacă aceste metode nu vă sunt accesibile puteţi trimite o scurtă scrisoare prin care solicitaţi o scurtă întâlnire.
Cele două tipuri de scrisori au similarităţi şi trebuie să includă următoarele elemente: accentul va cădea pe punctele forte cerute de post astfel încât angajatorul să facă o conexiune uşoară cu cerinţele organizaţiei sale. Punctele forte vor fi elaborate pornind de la calificările prezente. Exemplele ce conţin numere, cifre conduc la creşterea încrederii în acurateţea scrisorii. Prin scrisoare vă veţi diferenţia net faţă de ceilalţi competitori. Motivaţi-l pe angajator, faceţi-l să-şi dorească să vă întâlnească. Linia generală trebuie să fie pozitivă, să păstreze caracteristici de confidenţialitate, dar nu trebuie să treceţi limita spre egoism.
Scrisoarea tip \"cover\" este adresată şi trimisă unei persoane sau unui departament specificate într-un anunţ. Dacă nu este specificat nici un nume, încercaţi să-l obţineţi din alte surse, pentru a personaliza trimiterea. In primul paragraf trebuie trecut titlul postului din anunţ. Trebuie menţionate beneficiile pe care le puteţi aduce şi care este interesul dumneavoastră faţă de organizaţie şi postul solicitat. După ce consideraţi că angajatorul a primit scrisoarea, telefonaţi pentru a restârni interesul asupra dumneavoastră şi pentru a stabili data unui interviu.
Scrisoarea tip \"broadcast\" este adresată şi trimisă şefului de departament unde doriţi să lucraţi. Dacă organizaţia este mică, trimiteţi scrisoarea direct preşedintelui sau directorului executiv. In primul paragraf, pe baza cercetărilor făcute, menţionaţi exact poziţia de care sunteţi interesat, ceea ce puteţi oferi, ceea ce ei au nevoie şi de ce ar apela la dumneavoastră. Menţionaţi şi numele persoanelor (cu permisiunea lor) de la care aţi obţinut informaţiile.
Scrisorile trebuie să aibă la bază activităţile pe care le puteţi presta pentru angajator. Pentru acest tip de scrisoare se admite maximum o pagină. Manifestaţi-vă entuziasmul, chiar dacă el este numai aparent. Trebuie să treziţi şi să păstraţi interesul cititorului, de la începutul şi până la sfârşitul scrisorii. Evitaţi fraze de genul "aşa cum puteţi vedea". Cititorul s-ar putea să nu fie în stare să vadă punctul pe care doriţi să-l accentuaţi.
. Scrisorile de mulţumire
Trimiteţi scrisori de mulţumire oricărei persoane care v-a ajutat. Mulţumiţi fiecărei persoane cu care aţi susţinut un interviu, menţionând câteva aspecte din care aţi avut de învăţat. Promptitudinea scrisorilor este un element esenţial. Menţionaţi în scris aprecierile dumneavoastră pentru informaţiile pe care le-aţi primit. Mulţumiţi persoanelor care v-au dat referinţe.
. Scrisoarea de mulţumire post-interviu
Folosiţi această scrisoare, cea mai neglijată dintre toate tipurile de scrisori, pentru a informa un posibil angajator cu privire la interesul dumneavoastră pentru postul oferit. Rezumaţi-vă punctele dumneavoastră puternice şi exprimaţi-vă dorinţa de a fi inclus în următorul set de interviuri. Promptitudinea (max. 24 ore) cu care trimiteţi scrisoarea după interviu este foarte importantă. Puteţi menţiona şi alte informaţii pe care aţi uitat să le transmiteţi la interviu. Reamintiţi-i intervievatorului calificările dumneavoastră pentru poziţia pe care o doriţi şi beneficiile pe care le va obţine compania dacă vă angajează.
. Scrisoarea ca urmare a respingerii candidaturii
După ce primiţi un \"ne pare rău, dar...\", scrieţi încă o scrisoare. Veţi demonstra astfel atitudinea pozitivă faţă de organizaţia care v-a respins.
Sugeraţi că sunteţi interesat de un post similar celui pentru care aţi fost intervievat sau de un posibil alt post care se eliberează în cadrul companiei.
Se mai pot scrie scrisori pentru scoaterea CV-ului dumneavoastră din baza de date a candidaţilor, pentru refuzarea unei oferte de muncă, de acceptare a unui loc de muncă etc. In principiu, orice aspect nou apărut poate fi un bun motiv pentru o scrisoare.
