Printre acţiunile de protocol cele mai cunoscute organizate în unităţile de alimentaţie se întâlnesc :
Cupa de şampanie se organizează cu ocazia unor acorduri protocolare, economice, conferinţe de presă, aniversarea unor instituţii sau firme, premieri etc.
Se oferă şampanie şi eventual pişcoturi. În funcţie de natura şi importanţa evenimentului, ţinuta chelnerilor va fi: smoching sau frac, mănuşi albe, pantofi lăcuiţi; după servire, chelnerii se retrag şi revin pentru a debarasa.
Cocteilul se organizează cu ocazia prezenţei unor delegaţii străine, inaugurarea unor firme sau altor obiective economice, sociale, culturale, sportive, în cinstea participanţilor la diferite congrese ştiinţifice, manifestări culturale, economice etc. Acţiunea se organizează la cererea beneficiarilor, la dejun sau la cină; în funcţie de numărul participanţilor şi dorinţa organizatorilor, cocteilul poate dura o oră sau chiar mai multe; invitaţii stau în picioare şi se servesc singuri de la barurile aranjate şi cu preparate de la masa-bufet. Invitaţii vin la o asemenea acţiune să continue discuţiile începute în timpul consfătuirii sau congresului, leagă prietenii, schimbă idei şi încheie unele afaceri.
Recepţia se organizează în aceleaşi împrejurări ca şi cocteilul, dar şi la unele mult mai importante (în cinstea unor delegaţii străine la nivel înalt etc.). De asemenea, numărul invitaţilor este mai mare, gama sortimentală este mult mai bogată şi mai variată, poate dura mai mult, în funcţie de dorinţele organizatorilor, se organizează mai multe baruri şi mese-bufet.
Banchetul este o masă fastuoasă, solemnă, pentru un număr mai mare sau mic de invitaţi. Se organizează cu ocazia unei sărbători, ceremonii, solemnităţi şi reuneşte persoane cu idei şi preocupări comune: politice, artistice, literare sau gastronomice.
Dejunul oficial sau de afaceri, respectiv dineul de gală, se organizează cu prilejul unor vizite oficiale, prezenţa unor personalităţi marcante din viaţa socială, oameni de afaceri, de artă etc.
Participă un număr mai mic sau mai mare de invitaţi, în funcţie de interesele organizatorilor, de posibilităţile concrete ale unităţilor de restauraţie.
Organizarea şi aranjarea mesei-bufet
La cocteiluri şi recepţii se organizează masa-bufet în diferite forme, în funcţie de numărul invitaţilor, configuraţia salonului şi alte elemente.
Se pot aranja în formă de fileu, dreptunghiulare, careu, ovale, plasate în centru sau la una din laturile salonului. Platourile cu preparate sunt aranjate estetic pe mesele-bufet, prevăzute cu tacâmuri de serviciu pentru a uşura serviciul. Când acţiunea se apropie de sfârşit, pe masa-bufet se pot pune elemente de décor de rezervă (vase cu flori, obiecte de artă, sticle cu băuturi etc.). Ţinuta chelnerilor va fi aceeaşi ca la cupa de şampanie.
Pentru buna desfăşurare a acestor acţiuni se parcurg mai multe etape:
- se ia legătura cu beneficiarul (firmă, instituţie, persoană fizică), pentru a fixa o serie de elemente: tipul acţiunii, data, ora, numărul de invitaţi, baremul;
- se verifică în registrul de rezervări dacă data şi salonul solicitat sunt libere;
- dacă după discuţiile preliminare clientul se hotărăşte ferm, se întocmeşte o fişă a acţiunii sau se încheie o convenţie cu clauze precise pentru ambele părţi, clientul semnând alături de prestator; în fişă, în plus, se consemnează ora aperitivului, orele între care se desfăşoară acţiunea, forma meselor, tipărirea meniului, componenţa acestuia şi băuturile cu care se asociază, decoraţia florală, orchestra, ring de dans, alte clauze.
Se au în vedere saloanele de servire, salonul de primire, garderoba şi grupurile sanitare sub aspect funcţional şi al curăţeniei, corespunzător numărului de invitaţi.
De regulă se stabilesc un chelner şi un ajutor la 6 invitaţi (invitaţii de onoare, personalităţile au fiecare chelnerul său, un şef de sală la 40-50 invitaţi, un şef de rang la 10-15 invitaţi, un somelier (persoana care alege şi recomandă vinurile la 20-25 de invitaţi). Se au în vedere şi alte meserii şi funcţii: turnanţi (rezervă), personalul de primire, barmani, garderobiere, personal pentru pregătirea inventarului şi a mobilierului necesar.
Forma de aranjare a meselor este dictată de importanţa acţiunii, de numărul invitaţilor, de posibilităţile concrete oferite de salonul respectiv: se practică curent aranjarea meselor în formă de I, T, L, U, E, pieptene, evantai simplu, evantai dublu, careu, rotundă, ovală etc.
Aranjarea în formă de "I" este sobră şi se recomandă pentru 30-40 de persoane (de regulă fără plasament la capete), iar cea în formă de "T "pentru 40-50 de persoane (nu se plasează locuri cu spatele la cele de pe latura interioară); aranjarea în formă de "U" pentru 50 de persoane şi peste, cu menţiunea ca la masa de onoare să nu fie prea mulţi invitaţi deoarece distanţa dintre cele două laturi perpendiculare pe aceasta să nu fie prea mare (la masa de onoare se marchează locurile doar pe latura care este situată cu faţa către celelalte); aranjarea în formă de pieptene sau de greblă se face în funcţie de numărul invitaţilor şi de mărimea mesei de onoare, care determină numărul şi lungimea dinţilor. Se pot aranja şi mese rotunde dar cu plasament doar la locurile care sunt cu faţa la masa oficială; la masa oficială se pun scaune în număr egal, de o parte şi de alta a locului prezidenţial, fiecare invitat trebuie să dispună de 60 cm (scaun) sau 70 cm (fotoliu); la mesele în formă de "E", pieptene, greblă, distanţa dintre dinţi trebuie să fie de minimum 2 m.
Pentru acţiunile importante numerele de masă sau bristolurile se fixează pe un suport, care permite fiecărui invitat să găsească cu uşurinţă locul; se aşează cărţile de vizită cu numele şi prenumele fiecărui invitat pe şervet sprijinit pe paharul de apă sau în faţa paharelor pentru fiecare invitat se aşează un meniu tipărit într-o grafică adecvată care pe lângă preparatele şi băuturile ce se oferă, conţine data şi eventual scopul manifestării; locul acestuia este în stânga farfuriei sau în picioare la stânga paharului de apă.
Decoraţia florală are un rol important în reuşita acestor acţiuni: aranjamentele se fac în funcţie de natura evenimentului (la mesele cu caracter festiv se pot utiliza şi sfeşnice cu lumânări), care creează ambianţă plăcută.
În vederea stabilirii locului la masă, se vor avea în vedere o serie de reguli:
- locurile pentru musafirii fără rang trebuie să alterneze pe cât posibil în forma bărbat-femeie-bărbat-femeie;
- soţii şi soţiile nu trebuie să stea niciodată unul lângă celălalt (cu excepţia meselor de patru persoane);
- la o recepţie fastuoasă se aşează o persoană tânără lângă una mai în vârstă, dar astfel încât persoana tânără să aibă vis-ŕ-vis pe cineva de vârsta sa;
- dacă există un oaspete dintr-o ţară străină care cunoaşte pe unul dintre invitaţi este bine să fie aşezaţi alături;
- dacă există invitaţi ce împărtăşesc aceleaşi pasiuni chiar dacă nu se cunosc, trebuie aşezaţi împreună;
- se aşează un invitat foarte timid lângă unul vorbăreţ. în aşa fel ca unul să vorbească iar celălalt să asculte;
- dacă soţia îşi depăşeşte soţul în grad, i se va da un loc mai bun decât acestuia din urmă.
Lista invitaţilor
Orice firmă serioasă şi care se respectă trebuie să aibă în "banca de date" propria listă permanent actualizată, care va conţine următoarele categorii de virtuali oaspeţi:
- oficialităţi, respectiv oameni politici, reprezentând legislativul sau executivul ori alte instituţii importante centrale sau locale (judeţ, oraş etc.);
- personalităţi care au tangenţă cu afacerea, respectiv furnizori şi beneficiari, agenţi de publicitate, alte persoane sau reprezentanţi ai unor organizaţii cu care se intră în relaţii în cadrul afacerilor;
- alte personalităţi, respectiv persoane publice, precum oameni de litere, artişti, oameni de ştiinţă şi cultură, conducători ai instituţiilor de învăţământ şi ai altor instituţii locale etc.;
- reprezentanţii presei - întreţinerea unor relaţii bune cu mass-media prezintă o importanţă deosebită pentru succesul unei firme;
- reprezentanţi ai personalului firmei, companiei, aleşi însă cu atenţie, fie din rândul superiorilor, fie din cei în sarcina cărora cade derularea şi reuşita afacerii.
Primirea şi prezentarea invitaţilor
Oamenilor, în general şi celor care sunt sau numai se cred importanţi, în particular, le pasă foarte mult de felul cum li se vorbeşte, de cum sunt prezentaţi. De aceea, la primirea invitaţilor şi prezentarea acestora, trebuie acordată o atenţie deosebită unui asemenea aspect; a te adresa celorlalţi, a-i prezenta cu atenţie, nu este doar o problemă de curtoazie, de politeţe şi de bun simţ, ci şi de a-i face celuilalt o bună impresie, cultivând, în acelaşi timp, bunele relaţii în afaceri.
A face corect prezentările presupune:
- prezentaţi unei persoane vârstnice pe cea tânără;
- prezentaţi un membru al organizaţiei dumneavoastră unui membru al altei organizaţii;
- prezentaţi unei persoane oficiale pe una neoficială;
- prezentaţi unui superior pe un colaborator sau un prieten;
- prezentaţi unui partener (furnizor sau cumpărător) un angajat sau un prieten ori o rudă;
- atunci când cineva cunoscut vine în grupul dumneavoastră şi sunteţi singura persoană care îl cunoaşte, veţi întrerupe conversaţia pentru a-i ura bun venit şi a-l prezenta grupului;
- când faceţi prezentările între persoane de aceeaşi categorie, nu veţi folosi un titlu dacă prezentaţi o persoană mai în vârstă un profesionist sau pe cineva cu un rang oficial; se foloseşte însă titlul oficial al unei persoane atunci când vă adresaţi acesteia sau când o prezentaţi altcuiva, chiar dacă nu mai ocupă aceeaşi poziţie socială pe care o avea cu puţin timp în urmă;
- când vi se prezintă o persoană trebuie să vă concentraţi asupra numelui acesteia în vederea memorării, căutând să faceţi o asociere cu o caracteristică personală a respectivului; dacă nu înţelegeţi numele când vă este prezentată persoana în cauză, nu trebuie să vă jenaţi şi să întrebaţi încă o dată numele ei, persoana respectivă va fi flatată că vă interesează;
- trebuie evitate, pe cât posibil, situaţiile în care vă adresaţi interlocutorului pe numele mic; dacă în grupul respectiv s-a acceptat (tacit) acest lucru, o persoană mai tânără va aştepta ca cea mai în vârstă să facă ea mai înainte acest lucru;
- referitor la salut, modul în care faceţi cunoştinţă cu ceilalţi oameni, arată ce fel de persoană sunteţi; de aceea, atunci când sunteţi prezentat, este important să vă ridicaţi în picioare, să faceţi un pas înainte şi să zâmbiţi, să vă spuneţi numele şi să daţi mâna cu persoana respectivă, să spuneţi câteva cuvinte care să aibă un rol de compliment: încântat să vă cunosc, mă bucur să vă cunosc, îmi pare bine să fiu alături de dumneavoastră etc.
- a strânge mâna cuiva, punând-o pe cea liberă deasupra mâinilor împreunate este un semn de afecţiune, care nu presupune însă o îmbrăţişare.
