Negocierea se bazează pe principiul câştig-câştig, ambele părţi având de câştigat în urma discuţiilor. Se poate spune că este un fel de \"târguială\" care trebuie să ducă la un compromis. Flexibilitatea vă ajută să nu capitulaţi în faţa unor cerinţe, greu de acceptat la început şi să continuaţi pentru a câştiga sau să ţineţi cont şi de nevoile celeilalte părţi. Dacă nu se acordă atenţie partenerului de discuţie, ca să nu mai amintim de respect, discuţiile au mari şanse să eşueze.
Negocierea reprezintă un proces în timpul căruia două sau mai multe părţi îşi dispută anumite elemente - obiectele procesului - pentru că doresc să obţină controlul asupra lor. Deşi este vorba de o situaţie aparent conflictuală, pentru că fiecare vrea să-şi satisfacă propriile interese (uneori în detrimentul celuilalt), negocierea se bazează pe o strategie câştig-câştig. Aceasta presupune concesii pentru a obţine ceea ce doriţi. In acest proces, cel mai puternic nu este întotdeauna şi câştigătorul negocierii pentru că trebuie să ştiţi să ascultaţi, să analizaţi şi să oferiţi contraargumente serioase.
In negociere, de multe ori, se recurge la manipularea interlocutorilor pentru a vă îndeplini scopurile. Intr-o lume ideală, ar fi minunat dacă n-ar trebui să renunţaţi la nimic pentru satisfacerea nevoilor dumneavoastră. Dar pentru că acest lucru nu este posibil, renunţaţi la ceva pentru a obţine altceva în schimb.
Procesul presupune câteva etape - cunoaşterea partenerilor de discuţie, stabilirea obiectivelor, începerea negocierii propriu-zise, exprimarea contraargumentelor, reevaluarea poziţiei şi concesiile, acordul de principiu. La început, se impune strângerea cât mai multor informaţii despre ofertă. Fiecare parte îşi va expune apoi obiectivele, dar pe parcurs pot apărea elemente noi care nu au fost sesizate până atunci sau nu au fost luate în considerare. Începe jocul cererii şi al ofertei. Chiar dacă pretenţiile partenerului de discuţie par, iniţial, de neacceptat, prin înţelegerea poziţiei lui conflictul va fi aplanat. La urma urmei, dacă se retrage de la \"masa negocierii\" nici dumneavoastră nu veţi câştiga nimic. Este momentul primei concesii. Partenerul îşi modifică oferta, venind în întâmpinarea cererii dumneavoastră. De regulă, nu veţi accepta această primă modificare de poziţie şi veţi reformula cererea, ţinând cont de acest compromis. Jocul va mai dura o vreme până la stabilirea unui acord reciproc.
Concesiile sunt necesare pentru ca ambele părţi să aibă de câştigat. V-aţi ciocnit, probabil, de parteneri de afaceri care vor totul pentru ei şi nu respectă regulile jocului.
Procesul de negociere presupune abordarea următoarelor probleme:
. principiile de bază ale negocierii;
. atitudine:
- modelul interacţiunii umane; varianta \"câştigă ambele părţi\" în opoziţie cu celelalte;
- construirea de relaţii bazate pe încredere;
- negocierea bazată pe interes vs schimbul poziţional.
. comunicare:
- puterea comunicării verbale şi non-verbale;
- ascultarea activă;
- conştientizarea propriilor abilităţi de comunicator.
. etapele procesului de negociere:
- construirea strategiei;
- deschiderea;
- construirea consensului;
- ordonare;
- încheiere.
. stiluri de negociere;
. cum să fiţi un negociator inventiv:
- inventarea de opţiuni;
- combinări;
- stăpânirea conflictului.
. etape pentru a construi o negociere de succes.
Cei mai mulţi negociatori consideră importantă următoarea succesiune de etape ale procesului de negociere:
. Pregătirea negocierii
Există trei elemente de bază în orice pregătire:
a) stabilirea obiectivelor negocierii: un obiectiv de primă linie - cel mai bun rezultat realizabil; un obiectiv de ultimă linie - cel mai puţin bun, dar totuşi acceptabil ca rezultat; un obiectiv ţintă - ceea ce aşteptaţi să realizaţi efectiv;
b) evaluarea cazului celeilalte părţi urmărind realizarea următoarelor activităţi:
- încercaţi să stabiliţi care sunt pretenţiile celeilalte părţi şi ce încearcă aceasta să realizeze;
- testaţi dacă în spatele întrebărilor sau pretenţiilor se află de fapt probleme sau griji specifice;
- faceţi un schimb de date înaintea negocierii;
- gândiţi-vă ce fapte sau argumente va folosi cealaltă parte în sprijinirea pretenţiilor sale;
- căutaţi subiectele esenţiale care pot influenţa derularea şi rezultatul negocierii, sau pot cauza întârzieri şi confuzie pe parcursul negocierii.
c) evaluarea punctelor tari şi a punctelor slabe.
. Elaborarea strategiei proprii
Fiecare persoană are abordarea sau stilul său caracteristic atunci când este vorba de rezolvarea unui conflict, fiind caracterizată ca fiind mai mult sau mai puţin agresivă dominantă, inflexibilă, necinstită, constructivă, binevoitoare, competitivă etc. Corespunzător clasificării făcute de Thomas şi Kilmann (1974), aceste abordări pot fi grupate în următoarele categorii distincte:
a) colaborare: presupune abordarea conflictului prin menţinerea relaţiilor interpersonale între părţi şi asigurarea faptului că ambele părţi îşi vor realiza scopurile personale, indivizii acţionând şi în interesul părţii opuse, ambele părţi adoptând poziţia "win-win";
b) compromis: negociatorul adoptă o poziţie care implică un câştig redus şi o pierdere limitată, ambele părţi adoptând o poziţie "mini-win-mini-lose" (câştig minim-pierdere minimă);
c) conciliere: presupune abordarea conflictului prin menţinerea relaţiilor interpersonale cu orice scop, aceasta reprezentând o poziţie "lose-win" (pierdere-câştig), în care poziţia negociatorului vizavi de rezolvarea conflictului este de tip pierdere (lose) permiţând celeilalte părţi să învingă (win);
d) autoritate: abordarea conflictului implică parcurgerea etapelor necesare pentru obţinerea asigurării că obiectivele personale sunt atinse indiferent de costul afectării relaţiei dintre părţi, conflictul fiind privit ca o afirmaţie câştigătoare sau necâştigătoare, câştigul fiind echivalent cu statutul şi competenţa;
e) evitare: abordarea priveşte conflictul ca pe o situaţie ce trebuie evitată cu orice preţ, obiectivele personale nu sunt realizate, de regulă şi nici relaţiile interpersonale nu sunt menţinute; este o poziţie de părăsire a negocierii sau "lose-win", lăsând celeilalte părţi posibilitatea de a învinge (win).
Thomas a identificat situaţiile particulare în care fiecare stil se potriveşte cel mai bine. El a sugerat că:
Stilul autoritar este cel mai bun când:
- se impune o acţiune rapidă şi decisivă (urgenţe);
- un subiect important solicită acţiuni nepopulare;
- cealaltă parte va profita de comportamentul înclinat spre colaborare;
- ştiţi că aveţi dreptate.
Stilul de colaborare este cel mai bun când:
- subiectele sunt prea importante pentru a se ajunge la compromisuri;
- obiectivul se referă la integrarea diferitelor puncte de vedere;
- aveţi nevoie de dăruire pentru a face soluţia viabilă;
- doriţi să clădiţi sau să menţineţi o relaţie importantă.
Stilul de evitare este cel mai bun când:
- subiectele în discuţie nu sunt importante;
- există subiecte mult mai presante de abordat;
- nu există şanse să vă realizaţi obiectivele;
- potenţiala agravare a negocierii depăşeşte avantajele potenţiale;
- persoanele implicate trebuie să se calmeze şi să-şi recâştige perspectiva;
- alţii pot rezolva conflictul mult mai eficient;
- aveţi nevoie de timp pentru a culege mai multe informaţii.
Stilul conciliant este cel mai bun când:
- aflaţi că greşiţi;
- doriţi să fiţi privit ca o persoană rezonabilă;
- subiectele aflate în discuţie sunt mult mai importante pentru cealaltă parte;
- doriţi să inspiraţi încredere pentru abordarea subiectelor următoare;
- doriţi să minimizaţi pierderile atunci când poziţia vă este ameninţată;
- armonia şi stabilitatea sunt mult mai importante.
Stilul de compromis este cel mai bun când:
- subiectele sunt importante dar nu vă puteţi permite să fiţi prea autoritar;
- relaţia dintre parteneri este importantă, dar nu vă puteţi permite să ajutaţi prea mult;
- trebuie să realizaţi încheierea temporară a unor subiecte complexe;
- trebuie să găsiţi o soluţie avantajoasă deoarece acţionaţi sub presiunea timpului;
- este singura alternativă la a nu obţine o soluţie.
. Începerea negocierilor (stabilirea ordinii de zi)
. Clarificarea poziţiilor celor două părţi
Această fază a negocierilor are trei componente:
a) obţinerea informaţiilor;
b) testarea argumentelor şi poziţiilor;
c) folosirea intervalelor de timp şi a amânărilor.
Pentru obţinerea unor informaţii trebuie adresate următoarele tipuri de întrebări:
- întrebări deschise pentru a obţine informaţii generale: "Puteţi să ne spuneţi mai multe despre.?";
- întrebări specifice pentru a obţine mai multe informaţii despre un anume subiect: "Ce aţi vrut să spuneţi prin.?";
- întrebări închise pentru stabilirea unor anumite aspecte şi primirea de răspunsuri simple de tipul da sau nu: "Aţi primit propunerea noastră?";
- întrebări ipotetice pentru a încuraja cealaltă parte să-şi dezvolte ideile sau sentimentele referitoare la un anumit subiect: " Cum se va schimba preţul dumneavoastră, dacă vom mări cu 10% comanda noastră ?".
Testarea argumentelor şi poziţiilor presupune următoarele acţiuni:
- nu întrerupeţi răspunsurile celeilalte părţi la întrebările dumneavoastră;
- încheiaţi fiecare declaraţie cu o întrebare directă;
- spuneţi numai ceea ce este necesar;
- întocmiţi în mod regulat un rezumat a ceea ce a fost declarat;
- evitaţi să fiţi conduşi pe un drum fals;
- nu oferiţi niciodată informaţii dacă nu primiţi ceva în schimb.
. Negocierea efectivă
Această etapă cuprinde:
a) obţinerea concesiilor;
b) depăşirea impasurilor;
c) încercarea de o obţine un acord.
Tacticile folosite pentru a se ajunge la un acord sunt: sfaturile şi sugestiile, promisiunile, ameninţările, explicaţiile, rugăminţile, criticile, întrebările conducătoare, scuzele, reflexiile, amânările, umorul, realizarea unor rezumate, propunerile etc.
. Încheierea negocierii
Etapa de încheiere a negocierii cuprinde următorii paşi:
a) formularea unui acord;
b) asigurarea aplicării lui;
c) trecerea în revistă a experienţei dumneavoastră de negociator.
