De ce se regurge la comunicarea in afaceri?
1. Pentru ca nu putem trai fara comunicare
Nu exista realitate fara comunicare. Un eveniment, o idee, un serviciu care nu sunt cunoscute nu exista in societate.
2. Pentru a informa cu privire la activitatile organizatiei
A-ti face cunoscute activitatile, deciziile, orientarile - este astazi o necesitate pentru intreprinderi si organizatii. Daca nu, ele se inconjoara singure de un zid al tacerii, care poate duce chiar la disparitia de pe piata.
3. Pentru a atrage atentia (si a face sa se vorbeasca despre tine)
In fiecare zi, noi organizatii iau nastere, noi candidati politici apar, noi produse sunt scoase pe piata, noi idei circula. Pentru a-si impune existenta, ele trebuie sa se faca remarcate. Asa cum individul poate atrage atentia asupra sa prin modul de a se imbraca, a vorbi, a-si aranja parul etc., la fel si organizatiile vor incerca sa atraga atentia creand evenimente care sa fie popularizate prin mass-media.
4. Pentru a crea un climat de simpatie
Dincolo de dorinta de a atrage atentia pentru a face sa se vorbeasca despre tine si a informa pentru a-ti face cunoscute deciziile, orice organizatie trebuie sa creeze un climat de simpatie in jurul sau, sa castige increderea publicurilor cu care intra in interactiune.
5. Pentru a se apara de atacurile externe
Societatea este astfel construita incat organizatiile trebuie sa se lupte pentru supravietuire si pentru a face fata concurentilor si adversarilor. Organizatiile evolueaza pe un teren de lupta continua - motiv pentru care ele trebuie in permanenta sa se apere, sa contraatace, sa fie in garda.
6. Pentru a face fata complexitatii socioeconomice (actualmente, se acorda o atentie sporita protectiei angajatilor, implicarii in societate, apararii drepturilor clientilor, protejarii mediului etc.).
7. Pentru a crea o REPUTATIE solida.
Daca o intreprindere are o reputatie proasta, daca da impresia ca-si exploateaza angajatii, ca produce bunuri de proasta calitate si este prea putin interesata de plangerile clientilor, ea va trebui mai devreme sau mai tarziu sa dea socoteala celor nemultumiti.
Comunicarea are misiunea de a crea si mentine o reputatie solida a organizatiei in mediul in care isi desfasoara activitatea, sau, altfel spus, de a genera in jurul acesteia goodwill, o stare de acceptare, care va aduce valoare adaugata intregii activitati derulate la nivelul organizatiei.
Departamentul de comunicare si relatii publice
■ Aparitie si dezvoltare
Departamentul de comunicare si relatii publice este structura responsabila pentru relatiile interne si externe cu publicurile organizatiei. George Westinghouse este cel care, in anul 1889, a infiintat primul department de comunicare si relatii publice, angajand doi specialisti care sa faca public proiectul sau privind curentul alternativ. Activitatea acestui tip de department, relative simpla in comparatie cu cea a departamentelor de astazi, a inclinat balanta in favoarea lui Westinghouse, care a castigat teren in fata principalilor concurenti, sustinatorii curentului continuu. In anii '30, numeroase companii americane aveau propriile departamente de relatii publice (Kodak, Ford, General Motors, Standard Oil, US Steel etc.), infiintate pentru a le ajuta sa depaseasca problemele cauzate de marea depresiune economica. In anii '90 companiile fac apel pe scara larga la specialisti in comunicare, pe care-I integreaza in propriile structure organizationale sau ii contracteaza in baza unor acorduri de colaborare. In acelasi timp, managementul devine tot mai constient de importanta eforturilor de comunicare si relatii publice, asteptand de la relationisti sa actioneze ca "analisti si brokeri" ai informatiei pe care o transfera dinspre companie catre public si invers, sa monitorizeze mediul si sa anticipze eventualele problem care ar putea afecta activitatea companiilor.
CONCEPTUL DE PUBLIC
Fiecare companie/institutie - indiferent de marime, structura, pozitionare geografica, domeniu de activitate etc. - are un anumit public, in sens larg definit ca orice grup ai carui membri au un interes comun, impartasesc valori comune. Astfel, angajatii unei companii, suporterii unei echipe de fotbal, membrii unei asociatii profesionale, reprezentantii guvernamentali etc. pot fi inclusi intr-o anumita categorie de public. Pentru ca aceasta perspectiva general nu ofera posibilitatea identificarii corecte a publicurilor specific unei organizatii, specialistii in relatii publice au considerat unanim publicul drept "orice grup de oameni care sunt legati, chiar daca destul de slab, prin interese si preocupari commune, care au consecinte asupra organizatiei"
Publicurile organizatiilor in viziunea lui Jerry Hendrix
PUBLICURI MEDIA
Mass-media
Locale
Presa scrisa (cotidiene, reviste)
Posturi TV
Posturi radio
Nationale
Publicatii tiparite
Retele Radio - TV
Agentii de presa
PUBLICURI FORMATE DIN ANGAJATI
Conducere
Conducerea superioara
Conducerea medie
Conducerea la nivel inferior
Non-managementul
Specialisti
Personal administrativ
Personal de secretariat
Personalul in uniforma
Operatori de masini/echipamente
Soferi
Personal de paza
Altii
Reprezentanti ai sindicatului
Alti membri ai staff-ului fara functii de conducere
SEGMENTE COMUNITARE DE PUBLIC
Media comunitare
Mass-media/ Media specializate
Lideri comunitari
Oficiali
Cadre didactice
Lideri religiosi
Directori
Bancheri
Lideri sindicali
Lideri etnici
Lideri din vecinatate
Organizatii comunitare
Civice
De servicii
Sociale
De afaceri
Culturale
Religioase
De tineret
Politice
Grupuri de interes special
Altii
SEGMENTE GUVERNAMENTALE DE PUBLIC
Nivel statal
Ramura legislativa
Deputati, delegati, staff, personalul comisiilor
Senatori, staff, personalul comisiilor
Ramura executiva
Guvernator
Staff-ul Guvernatorului, consilieri, comisii
Demnitarii Cabinetului, departamente, agentii, comisii
Nivel regional
Conducerea regionala
Oficiali, comisii, departamente
Nivel municipal
Primar (Managerul orasului)
Consiliul local
Alti oficiali, comisii, departamente
PUBLICURI FORMATE DIN INVESTITORI
Actionari si potentiali actionari
Analisti financiari si consilieri de investitii
Presa financiara
Mari agentii de presa financiara (Ex. Reuters Economic Service, Dow Jones&Co.)
Reviste de afaceri consacrate
Jurnale cunoscute
Servicii de statistica
Agentii private de stiri
Comisiile de valori mobiliare, pentru companiile publice
PUBLICURI FORMATE DIN CONSUMATORI
Angajati ai companiilor
Clienti
Profesionisti
Clasa de mijloc
Muncitori
Minoritari
Altii
Asociatii ale consumatorilor
Publicatii ale consumatorilor
Media comunitare, de masa si media specializate
Lideri si organizatii comunitare
Strategii de comunicare in afaceri
STRATEGII
de comunicare
Strategia de comunicare interna
-vizeaza motivarea, mobilizarea si castigarea adeziunii angajatilor fata de obiectivele companiei, stimularea sentimentului de apartenenta la organizatie si crearea unui climat de comunicare favorabil, care sa sustina performantele in munca
Strategia de comunicare financiara
- vizeaza construirea unui sentiment de incredere cu privire la stabilitatea si seriozitatea organizatiei si consolidarea reputatiei financiare a acesteia, pentru a determina cresterea actiunilor la bursa si a valorii de piata a companiilor.
Strategia de comunicare de marketing
-sustine realizarea obiectivelor de marketing: cresterea cotei de piata, lansarea pe piata, cresterea volumului vanzarilor, castigarea unui nou segment de consumatori etc. Comunicarea poate fi preponderent informativa (ex.: anuntarea aparitiei unui nou produs, prezentarea caracteristicilor unui produs, consoliodarea notorietatii unei marci etc.), afectiva (vizeaza diferentierea produsului sau a marcii, accentuarea valorii lor) sau conativa, care indeamna la actiune (la cumpararea unui produs/serviciu, indepartarea barierelor la cumparare, fidelizarea clientilor etc.)
Strategia de relatii publice
- vizeaza informarea cu privire la ansamblul activitatilor organizatiei, in mod direct sau prin intermediul mass-media, afirmarea legitimitatii organizatiei - ca bun cetatean al comunitatii in care face parte si crearea unui current de simpatie in raport cu organizatia.
Specialistul in comunicare si relatii publice
FISA POSTULUI
■ Descrierea ocupatiei (continutul muncii)
Continutul muncii specialistului in relatii publice consta in: activitati de scriere si editare de materiale pentru diferite categorii de public, cultivarea si mentinerea unor relatii bune de colaborare cu mass-media, crearea identitatii de companie/ corporatie cu mijloacele publicitatii corporate, comunicarea orala si eficienta cu indivizi si grupuri in cadrul intalnirilor, prezentarilor sau alte tipuri de evenimente colective, productia de brosuri, rapoarte, filme si programe multimedia ca mijloace importante de comunicare, organizarea de evenimente speciale- conferinte de presa, expozitii, "zile deschise", competitii si programe de premiere pentru activitati deosebite, toate avand ca scop castigarea atentiei audientelor specifice. Cercetarea si evaluarea sunt doua din activitatile de baza ale specialisului de relatii publice.
Relatii organizatorice:
Ierarhice: - este subordonat direct managerului organizatiei;
Functionale: - cu departamente publicitate, marketing-vanzari, resurse umane din cadrul companiei.
De cooperare: - cu angajatii companiei.
Relatii cu mediul extern:
Reprezinta compania in relatia cu presa si cu mediul extern.
Scopul postului: elaborarea si implementarea strategiilor de relatii publice ale companiei.
■ Atributii specifice si sarcini aferente:
- creeaza, dezvolta si implementeaza strategiile de PR in concordanta cu politica companiei;
- mentine si dezvolta relatii stranse cu media pentru a crea o imagine pozitiva companiei in care activeaza;
- creeaza si dezvolta strategia relatiilor cu mass-media, conferinte de presa, mesaje de transmis, interviuri, materiale de publicat etc.;
- redacteaza comunicatele de presa, materiale de presa, rapoarte anuale;
- organizeaza si implementeaza evenimentele de presa;
- monitorizeaza si analizeaza publicatiile zilnice si publicatiile de specialitate in ceea ce priveste aparitiile companiei si oportunitatile de dezvoltare;
- redacteaza documentele de prezentare a organizatiei;
- coordonarea bazei de date cu jurnalisti;
- concepe si realizeaza campanii sau actiuni de relatii publice, destinate promovarii imaginii companiei;
- implementarea actiunilor de comunicare interna/externa stabilite in planul anual de relatii publice;
- pregatirea si trimiterea de comunicate de presa din reteaua interna/ externa;
- coordonarea/organizarea evenimentelor locale;
- consilierea activitatilor de inter-relationare cu presa.
■ Responsabilitati:
- Servirea intereselor organizatiei privind o mai buna comunicare, intelegere si cooperare intre diversi indivizi, grupuri si institutii ale societatii, intre organizatie si publicurile sale;
- Cultivarea unei conduite profesionale in care sa domine adevarul, acuratetea si responsabilitatea fata de public;
- Utilizarea unui limbaj profesional in discutii, adaptat intotdeauna la context;
- Calitatea serviciilor prestate si a activitatilor desfasurate la cel mai inalt standard profesional pentru toti partenerii / colaboratorii organizatiei;
- Verificarea tuturor informatiilor care intra si ies din organizatie
- Prezentarea in fata colaboratorilor intr-o tinuta decenta, profesionala;
- Perfectionarea profesionala continua;
- Comunicarea in timp util catre Presedinte a oricaror probleme survenite care ar putea afecta desfasurarea optima a activitatii.
■ Specificatiile postului
Nivel de studii: superioare, de preferinta in domeniul relatiilor publice/ comunicare/ marketing/ advertising; sunt necesare cunostinte de management, marketing, publicitate, jurnalism, psihologie sociala, cercetarea opiniei publice.
Experienta: (in functie de pozitia vizata)
Cunostinte necesare:
- cunostinte relevante in domeniu;
- limbi straine: nivel avansat (vorbit, scris, citit);
- foarte bune cunostinte PC (Word, Excel, Internet, Outlook Express, Power Point);
- permis de conducere cat. B.
Caracteristici de personalitate, aptitudini si deprinderi necesare :
- abilitati foarte bune in comunicarea scrisa si verbala;
- persoana dinamica, flexibila, placuta, ambitioasa si pro-activa;
- abilitati foarte bune de inter-relationare;
- capacitate de organizare, creativitate, initiativa; spirit de echipa.
Program de lucru - neregulat. Se lucreaza uneori la sfarsit de saptamana.
Mediul de lucru. Se lucreaza atat in interior, la birou, in conditii normale de luminozitate si temperatura, intr-un micro-climat de confort organic, cat si in exterior: organizare si participare la evenimente, intal-niri cu clienti, jurnalisti, sesiuni foto, video etc.
Situatii de risc. Riscul major il reprezinta neregularitatea programului, stres-ul determinat de termenele de predare a materialelor, organizarea evenimentelor, relatiile cu diversele segmente de public cu care lucreaza.
Salarizare, promovare si alte avantaje. In cadrul societatilor comerciale, prin contractul colectiv si cel individual de munca se stabilesc prin negociere clauze privind conditiile de munca, salarizarea, promovarea si alte drepturi si obli¬gatii ce decurg din raporturile de munca, in conditiile legii. Salariul poate varia intre 400 si 2000 de euro.
Avand in vedere multitudinea de roluri si functii care pot fi indeplinite de un specialist in relatii publice, se poate vorbi, in acelasi timp, de o multitudine de calitati personale si de abilitati necesare pentru acesta profesie.
Calitatile unui specialist in relatii publice (native ori dobandite) ar trebui sa fie:
■ cultura generala solida; specialistul in relatii publice se confrunta mereu cu un univers schimbator, cu probleme complexe, cu persoane diferite etc. Pentru a le face fata, el trebuie sa posede o solida cultura general si rigoare intelectuala.
"In domeniul comunicarii, este mai important sa posezi o solida formatie de baza si o cunoastere profunda a actualitatii, decat sa stii sa scrii communicate - si asta pentru ca individul cu o buna cultura va putea intotdeauna sa invete sa redacteze un comunicat bun. In schimb, pentru un bun creator de communicate, este mai greu sa invete realitatile economice si politice" (Dagenais B.)
■ imaginatie si creativitate; "pentru domeniul comunicarii, avem nevoie de creatori cu idei noi, cu indrazneala, cu abordari inedite. In masa de informatii pe care le primeste fiecare partener social, comunicatorul, pentru a-si impune mesajul, trebuie sa fie capabil sa atraga atentia si sa seduca. Or ratiunea nu este intotdeauna cel mai bun prieten al creatorului. Mai degraba il poate ajuta un graunte de nebunie. (.) Pentru a gasi idei bune, strategii bune, sloganuri bune, trebuie sa putem iesi de pe drumurile batatorite, sa ne jucam cu cuvintele, sa inovam si, uneori, sa socam" (Dagenais B.).
■ abilitati de comunicare scrisa si verbala: specialistul in relatii publice trebuie sa aiba capacitatea de a prezenta simplu si clar, intr-un limbaj accesibil publicului larg, idei si mesaje specific diverselor domenii si limbaje de specialitate.
■ sociabilitate (sa poata stabili cu usurinta contacte umane, sa nu fie personae timide, emotive sau arogante), carisma, simtul umorului, tact, rabdare, prezenta de spirit, capacitatea de a retine usor fapte, date, persoane, onestitate, simt de organizare, spirit de analiza, putere de munca si usurinta in adaptarea la programe de lucru neregulate.
