1. Caracteristici generale
Vizita si voiajul de presa reprezinta alte tehnici de comunicare fiind, de fapt, extensii ale conferintei de presa. Le vom prezenta impreuna deoarece ambele au ca obiectiv central deplasarea jurnalistilor intr-un anumit loc (sediul unei organizatii, un santier, un spatiu in care : lanseaza un nou produs, o investitie de interes public etc.), cu scopul de a-i face partasi la un eveniment sau de a li se prezenta cat mai multe informatii si de a le facilita intalniri si discutii cu lideri sau cu alti membri ai unei organizatii. Deosebirea dintre cele doua actiuni provine din faptul ca la vizita de presa deplasarea se face in aceeasi localitate ; dureaza cateva ore, iar la voiaj deplasarea se face pe o distanta mai mai (alte localitati, regiuni sau tari) si pe o durata de timp mai mare (intre 2-3 zile pana la o saptamana). De cele mai multe ori, programul acesto evenimente cuprinde:
- o reuniune de primire a invitatilor;
- vizitarea obiectivului propus ;
- conferinta de presa, care le permite jurnalistilor sa obtina informati suplimentare.
In consecinta, pasii parcursi in organizarea unei conferinte de presa se regasesc si in organizarea unor astfel de evenimente; pe langa acestia, vor mai aparea insa si unele elemente specifice.
In cele ce urmeaza, ma voi referi la voiajul de presa, pentru ca acesta este un eveniment mai complex, care, pe langa vizita propriu-zisa, mai include si deplasarea si cazarea jurnalistilor.
Voiajul de presa este o calatorie la care organizatia invita jurnalistii pentru a se informa (C. Schneider, 1990, p. 139). Aceasta nu inseamna ca voiajul de presa este o calatorie de agrement sau un eveniment cu finalitate publicitara ori un mijloc de a corupe gazetarii. Jurnalistii nu pot fi pacaliti usor, ei stiu sa deosebeasca informatia utila de elementele care tin de reclama sau propaganda. Astfel, a devenit celebru voiajul organizat de Disney World din Florida in anul 1986, cu ocazia aniver¬sarii a 15 ani de existenta (D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, p. 253). La eveniment, care a durat trei zile, au fost invitati 10.000 de jurnalisti din presa scrisa si audiovizuala. Cu toate ca un numar atat de mare de jurnalisti au luat parte la acest voiaj, putine mass-media au difuzat informatii despre eveniment. Se pare ca directorii acestor institutii au considerat ca jurnalistii nu au putut sa-si pastreze obiectivitatea in legatura cu operatiunile lui Disney World in urma implicarii intr-un voiaj atat de fastuos si costisitor. Autorii amintiti considera ca este impotriva codurilor etice ale Societatii de Relatii Publice din America (PRSA) si Societatii Jurnalistilor Profesionisti din SUA (Sigma Delta Xi) sa organizezi (ca specialist in relatii publice) si sa accepti (ca jurnalist) voiajuri scumpe, mese festive scumpe, cadouri scumpe sau alte actiuni care au ca scop doar sa impresioneze presa.
Lectia oferita de exemplul de mai sus este ca reprezentantii presei ar trebui sa aiba o reactie negativa daca simt ca s-a incercat cumpararea lor. In plus, liderii institutiilor si specialistii in relatii publice trebuie sa intelega faptul ca, pentru jurnalisti, voiajul de presa este o investitie de timp - de aceea, evenimentul trebuie sa fie la inaltimea asteptarilor profesionale ale reprezentantilor mass-media.
Voiajul de presa se organizeaza numai in cazul cand suntem convinsi ca el este singurul mod in care putem furniza informatii complete. J. Deschepper (1990, p. 91) si C. Schneider (1990, p. 139) subliniaza motivele care pot indreptati organizarea voiajului de presa:
- informatia pe care dorim sa o furnizam este absolut noua, de interes pentru presa generalista sau specializata (nu trebuie sa uitam faptul ca nu tot ceea ce considera liderii organizatiei ca este interesant e important si prezinta interes pentru presa);
- informatia este legata de un anumit loc si nu poate fi prezentata complet decat acolo (sediul unei fabrici noi, ateliere dotate cu echipamente ultramoderne, un centru istoric proaspat renovat etc.);
- informatia este legata de un produs sau eveniment a carui prezentare nu se poate face in alta parte (lansarea la apa a unui vas de croaziera, lansarea la Atena a unei colectii de moda inspirate din arta Greciei antice, lansarea noului model al autoturismului Dacia X90 la sediul Renault din Paris etc.).
De asemenea, nu trebuie neglijat faptul ca voiajul de presa ne ajuta sa explicam mai bine datele pe care dorim sa le difuzam si, in plus, are puterea de a sensibiliza reprezentantii presei, in acelasi timp, acest eveniment le ofera jurnalistilor, specialistilor in relatii publice si repre¬zentantilor organizatiei posibilitatea de a petrece mai mult timp impreuna, de a se cunoaste mai bine si de a inchega relatii profesionale bazate pe incredere reciproca.
2. Etape preliminare
Voiajul de presa este o actiune de comunicare extrem de complexa, care trebuie gandita, planificata, organizata cu cea mai mare atentie si cu mult timp inainte. Si aceasta pentru ca o eroare, oricat de mica, poate transforma evenimentul dintr-o sursa de prestigiu intr-un dezastru. Daca voiajul este bine organizat, jurnalistii raman cu amintirea unei primiri calduroase, a unei vizite bogate in informatii, a unor discutii interesante cu persoane autorizate; ei se intorc in redactii cu "tolba" plina de informatii utile, obtinute la fata locului, din observatii, din dialoguri sau din dosarul de presa, in acelasi timp, orice detaliu uitat poate sa schimbe total buna impresie creata pana atunci: spre exemplu, o vizita la o fabrica de bere nou-deschisa intr-un oras din provincie s-a transformat intr-o nereusita pentru organizatori, pentru ca acestia, dupa ce au condus jurnalistii in sectia in care fermenta si se producea berea, dotata cu utilaje de ultima generatie, i-au dus si in sectia de etichetare, unde nu fusesera inca instalate echipamentele moderne deja cumparate si unde totul se facea manual; chiar daca jurnalistilor le-au fost aratate echipamentele ce urmau sa intre in functiune peste cateva zile, dintre toate lucrurile vazute in timpul vizitei lor nu le-a ramas in memorie decat imaginea femeilor care lipeau mecanic etichete pe sticle
In organizarea unui astfel de eveniment se parcurg mai multe etape importante: stabilirea subiectului, obtinerea acordului de principiu, calcularea bugetului estimativ.
2.1. Stabilirea subiectului
Primul pas consta in stabilirea cu precizie a subiectului voiajului de presa; specialistii in relatii publice trebuie sa se asigure ca organizatia are ce sa arate si ce sa comunice reprezentantilor mass-media. Din nefericire, exista situatii in care liderii organizatiei doresc neaparat (chiar daca nu au ce arata presei) sa lanseze un asemenea eveniment, gandindu-se ca acesta ar fi un bun prilej de a-i "imbuna" pe ziaristi, in astfel de situatii, sarcina specialistilor in relatii publice este extrem de dificila si delicata; de obicei, in primul moment ei vor incerca sa demonstreze ca nu exista un subiect real pentru a organiza un voiaj de presa si ca riscul de a-i nemultumi pe jurnalisti este foarte mare; daca nu vor reusi sa convinga prin asemenea argumente, ei vor cauta sa inventeze fel de fel de motive pentru a avea un subiect pe baza caruia sa poata organiza voiajul de presa.
2.2. Obtinerea acordului de principiu
Al doilea pas consta in obtinerea acordului de principiu al conducerii organizatiei, prin prezentarea unor argumente solide, care sa justifice initiativa organizarii unui voiaj de presa. Uneori, liderii organizatiei au atitudini diferite de cele ale specialistilor in relatii publice, iar acestia trebuie sa depuna eforturi deosebite pentru a convinge conducerea sa ia o hotarare corecta din punctul de vedere al strategiilor de comunicare. Astfel, in unele cazuri, ei nu vad cu ochi buni un asemenea eveniment: fie le este teama de presa, fie se gandesc la costurile mari ale voiajului, fie pentru ca nu vor sa arate ce au realizat, gandindu-se ca organizatiile concurente le vor copia ideile, in aceasta situatie, specialistii in relatii publice vor incerca sa le demonstreze cat este de important ca jurnalistii sa se convinga "pe viu" de transparenta organizatiei, pe de o parte, si, pe de alta parte, sa se poata documenta, direct, la fata locului, in felul acesta, jurnalistilor li se vor oferi suficiente date pentru a prezenta materiale ample, consistente, ceea ce va ajuta organizatia sa se faca mai bine cunoscuta si sa fie mai apreciata de publicul ei.
2.3. Calcularea bugetului estimativ
Dupa ce a fost stabilit subiectul voiajului de presa si dupa ce conducerea organizatiei si-a dat acordul de principiu (care, e bine sa nu uitam, nu presupune acordul fara rezerve, irevocabil), pasul urmator consta in stabilirea bugetului, in acest scop, este nevoie de un calcul realist, cat mai exact, deoarece bugetul trebuie, la randul sau, sa fie aprobat de conducerea organizatiei; de fapt, de-abia dupa ce aceasta aproba bugetul, putem fi siguri ca am primit unda verde pentru organizarea eveni¬mentului, in majoritatea cazurilor, organizatia care invita finanteaza calatoria si sejurul jurnalistilor. Aceste cheltuieli trebuie sa ramana intre anumite limite rezonabile, in sensul ca nu trebuie ales un hotel de cinci stele, nu trebuie organizate mese festive cu meniuri exagerate, la cele mai luxoase restaurante, nu trebuie platite convorbirile telefonice personale ale invitatilor, nu trebuie oferite tigari si bauturi fine intre mese etc. C. Darroy si colaboratorii sai (1990, p. 57) arata ca jurnalistii englezi si americani, in numele independentei mass-media, prefera ca redactia sa suporte costurile de deplasare si sejur; spre deosebire de ei, reprezentantii presei franceze accepta ca platile sa fie acoperite de organizatia care invita, in Romania se pare ca s-a incetatenit practica acoperirii costurilor de catre organizatia care invita jurnalistii.
Calculul bugetului trebuie sa fie facut cu multa responsabilitate. Astfel, trebuie sa se tina seama de numarul jurnalistilor invitati, de perioada in care urmeaza sa se deruleze evenimentul (preturile la hoteluri difera de la un sezon la altul), de durata evenimentului, de mijloacele de transport alese, de cheltuielile legate de cazare si masa, de costurile materialelor destinate jurnalistilor (dosare de presa, brosuri, panouri, bannere, alte forme de afisaj). La acestea se poate adauga o suma pentru cheltuieli neprevazute: jurnalisti care, desi au infirmat participarea, anunta in ultimul moment ca pot veni; anumite consumatii ale unor ziaristi sau telefoane date de ei, pe care "au uitat" sa le achite ; insigne sau alte suveniruri ce se epuizeaza si trebuie produse urgent pentru a satisface toate solicitarile etc.
2.3.1. Stabilirea listei invitatilor
O mare parte din buget se calculeaza inmultind cheltuielile pentru un jurnalist cu numarul total al invitatilor; astfel, este important sa stabilim de la inceput cati reprezentanti ai presei vor participa la voiaj. Pentru a defini lista jurnalistilor care urmeaza sa ia parte la eveniment, procedam ca si in cazul conferintei de presa: consultam fisierele de presa. Dar, de aceasta data, selectia va fi mult mai riguroasa.
Vor fi invitati acei jurnalisti despre care putem presupune (tinand seama de atitudinea si interesul manifestate fata de organizatie de-a lungul timpului) ca vor veni la eveniment. P. Bachmann (1994, p. 124) considera ca numarul invitatilor trebuie sa fie invers proportional cu distanta si cu numarul de zile de deplasare. Astfel, el propune sa fie invitati 10-15 jurnalisti pentru un voiaj la mari distante (de obicei international), 15-20 de jurnalisti pentru un voiaj intr-un punct inde¬partat al tarii sau o tara vecina si 25-30 pentru o deplasare la o distanta rezonabila in tara.
Lista invitatilor nu va include decat jurnalisti. Nu se invita repre¬zentanti ai altor organizatii sau oficialitati in acelasi timp cu presa; pentru acestia se va organiza o vizita separata. Nu uitati sa intocmiti o lista de rezerva, pentru a putea inlocui in timp util jurnalistii care anunta ca nu vor putea lua parte la eveniment.
2.3.2. Alegerea perioadei si a duratei voiajului de presa
In alegerea perioadei trebuie sa tinem seama de :
a) anotimp - in timpul iernii si al verii, din pricina vacantelor si conce¬diilor, preturile sunt mai mari la hoteluri si la biletele de avion;
b) perioadele defavorabile - momentele in care au loc evenimente incluse in calendarul national (zile nationale, comemorari, alte sarbatori), in cel religios sau in cel international (jocuri olimpice, campionate mondiale, vizite ale unor inalte oficialitati, targuri si expozitii internationale etc.) nu sunt recomandate pentru organizarea unor voiajuri, deoarece presa poate fi mobilizata in mediatizarea acelor evenimente si, in unele cazuri, pot exista dificultati in procurarea biletelor de avion sau obtinerea locurilor de cazare. De aceea, este indicat sa luam legatura cu cativa jurnalisti, pentru a verifica daca am ales bine perioada, daca ea nu se suprapune unor alte evenimente de interes pentru presa;
c) perioadele inadecvate unui voiaj - specialistii in relatii publice trebuie sa studieze prognoza meteo si sa evite plasarea evenimentului atunci cand sunt anuntate geruri si viscole, calduri caniculare sau ploi torentiale care pot conduce la inundatii.
In ceea ce priveste durata, J. Deschepper (1990, p. 93) recomanda ca pentru vizitarea unei intreprinderi sa nu se depaseasca doua ore, pentru un voiaj in interiorul tarii sa se prevada maxim doua zile, pentru un voiaj in tarile vecine, maxim 2-3 zile, iar pentru o deplasare in tari mai indepartate, aproximativ o saptamana.
Pentru ca voiajul de presa nu reprezinta o calatorie de agrement, iar timpul ziaristilor este pretios, trebuie sa se reduca la minim numarul de zile - in acelasi timp, nu trebuie ca programul sa fie supraincarcat si evenimentul sa se transforme intr-un fel de maraton pentru jurnalisti. O vizita la sediul unei intreprinderi nu inseamna ca aceasta trebuie prezen¬tata de la poarta pana la cel mai ascuns colt de depozitare; trebuie alese acele elemente care pot starni interesul jurnalistilor si pot oferi informatii utile, de interes public. Pe de alta parte, fiecare ungher trebuie pregatit cu grija, caci nu li se poate interzice ziaristilor sa deschida o usa sau sa se opreasca mai atent asupra unui loc anume sub pretextul ca ies din traseu sau ca nu mai e timp pentru vizitarea acelor zone. Daca nu esti pregatit sa raspunzi tuturor solicitarilor jurnalistilor, atunci mai bine amani sau renunti la voiajul de presa.
Daca voiajul dureaza mai multe zile, trebuie prevazut si un interval de timp liber, pentru ca ziaristii sa se poata odihni, sa parcurga documen¬tatia primita, sa redacteze anumite materiale, sa viziteze unele puncte de atractie din regiunea respectiva.
In ceea ce priveste alegerea zilelor din saptamana, ca si la conferinta de presa, este indicat sa se opteze pentru marti, miercuri, joi (in cazul voiajurilor scurte). Atunci cand este vorba de o vizita despre presa, aceasta trebuie organizata in prima parte a zilei (cel tarziu pana la ora 16). Daca se viziteaza sediul unei organizatii, trebuie ales momentul cand aceasta este in plina activitate, astfel incat sa li se ofere invitatilor posibi¬litatea de a vedea ce si cum se produce, de a discuta cu oamenii si de a se convinge de realizarile organizatiei.
2.3.3. Alegerea mijloacelor de transport
In alegerea mijloacelor de transport trebuie sa se tina seama de urmatoarele elemente:
- distanta care urmeaza sa fie parcursa;
- costurile mijloacelor de transport;
- viteza de deplasare (jurnalistilor nu le place sa piarda timpul);
- gradul de confort oferit.
Avand in vedere aceste criterii, se pot face mai multe optiuni, dintre care se alege in final varianta cea mai convenabila. Astfel, pentru deplasari pe distante mici, putem opta fie pentru tren, fie pentru autocar. Desigur, cea de-a doua varianta este mai convenabila, pentru ca nu esti legat de un orar fix, iar pe durata calatoriei, jurnalistii sunt insotiti de un reprezentant al organizatiei, care ii poate pune la curent cu evenimentul. Autocarul poate fi o optiune si pentru o distanta mai mare, in interiorul tarii.
Aceasta alegere este convenabila datorita costului redus, dar nu trebuie uitat ca ea poate sa implice o noapte sau doua in plus de cazare la hotel, pe durata calatoriei. O alta optiune pentru acelasi tip de deplasare ar putea fi avionul: pretul calatoriei este mult mai mare, dar se reduce numarul de nopti la hotel. Punand in balanta cele doua variante, s-ar putea sa constatati ca ajungeti aproximativ la aceleasi cheltuieli, dar, in cazul avionului, calatoria este mai putin obositoare. Pentru voiajul in afara granitelor tarii, singura optiune este avionul, deoarece trebuie sa fie luat in considerare, in mod prioritar, factorul timp. Exceptie de la aceste considerente fac evenimentele organizate ca o caravana, in care este parcurs un traseu cu mai multe obiective de vizitat.
Exista insa situatii in care cheltuielile de transport sunt suportate de institutiile de presa - in acest caz, ele au dreptul sa aleaga acea varianta de calatorie pe care o considera convenabila. Ca atare, organizatorii voiajului trebuie sa respecte dorinta reprezentantilor mass-media, sa nu se opuna acestei decizii si sa asigure facilitatile de care vor avea nevoie jurnalistii respectivi cand ajung la destinatie.
In stabilirea mijloacelor de transport nu trebuie sa avem in vedere doar deplasarea dintr-o localitate intr-alta. Altfel spus, nu trebuie sa uitam cheltuielile implicate de transportul de la hotel la locul evenimentului, precum si cele asociate deplasarii de la hotel la gara sau aeroport.
In concluzie, putem spune ca alegerea mijloacelor de transport este un element important in procesul organizarii unui voiaj de presa. Si un ultim detaliu: este bine sa luam in calcul nu numai cheltuielile implicate de acest moment, ci si gradul de confort pe care il ofera mijloacele alese; starea de spirit a invitatilor (calatoria poate fi placuta si relaxanta sau epuizanta si plictisitoare) va contribui la atmosfera generala in care se va desfasura evenimentul.
2.3.4. Alegerea hotelului
In alegerea locului in care urmeaza sa fie cazati jurnalistii trebuie sa tinem seama de doua elemente: confortul si distanta fata de locul de desfasurare a evenimentului. Nu trebuie sa uitam insa ca va exista in permanenta o presiune a bugetului, care limiteaza la anumite valori cheltuielile respective (daca le depasim, exista riscul ca bugetul propus sa nu fie aprobat de conducerea organizatiei). Pe de alta parte, la fel de adevarat este faptul ca locul de cazare ales poate si el sa contribuie, intr-o oarecare masura, la imaginea pe care si-o formeaza jurnalistii despre organizatie.
Alegerea unui hotel vechi, cu camere neventilate (vara) si prost incalzite (iarna) va crea, cu siguranta, o stare de disconfort, chiar de nemultumire in randul jurnalistilor. Ceea ce nu inseamna ca trebuie sa cadem in cealalta extrema si sa alegem hoteluri luxoase in mod ostentativ, pentru ca putem crea impresia ca vrem sa "cumparam" bunavointa jurnalistilor.
In momentele in care analizam ofertele diferitelor hoteluri trebuie sa ne informam daca nu cumva, in aceeasi perioada, sunt cazate grupuri de tineri sau de sportivi sau daca nu cumva la restaurantul hotelului sunt organizate mese festive sau alte evenimente sarbatoresti; acestea, prin agitatia si zgomotul pe care le creeaza, pot, pe de o parte, sa bulverseze activitatea normala a hotelului si sa scada calitatea serviciilor si, pe de alta parte, sa creeze o stare de iritare pentru celelalte persoane aflate acolo.
Locul de cazare ales trebuie sa ofere conditii decente de confort si sa permita odihna dupa oboseala drumului sau a vizitarii obiectivelor propuse. De asemenea, o data cu alegerea hotelului, se va stabili si locul unde vor lua masa jurnalistii. Important este sa avem simtul masurii si sa nu transformam un eveniment de presa intr-un "chiolhan" ; daca vom cauta cu grija, vom gasi intotdeauna locuri unde se poate manca bine, in conditii placute si la preturi convenabile.
Ca si in cazul transportului, pot exista institutii mass-media care doresc sa suporte cheltuielile de cazare si hrana; dorinta acestor reprezentanti ai presei trebuie respectata.
2.3.5. Alte cheltuieli
In acest capitol intra cheltuielile facute pentru materialele destinate presei: dosare de presa, pliante, brosuri, CD-uri etc., precum si pentru alte investitii adiacente : inchirieri de spatii de expunere si/sau de spatii de parcare, inchirieri de echipamente informatice, bannere, diferite afise, panouri, ecusoane, instalatii suplimentare de iluminat sau de sonorizare, flori, baloane, costume personalizate pentru ghizi etc. La acestea se pot adauga costurile serviciilor prestate de diferite firme specializate (catering). Tot in acest capitol intra si costurile cadourilor. Acesta este un subiect extrem de sensibil, care a generat numeroase dezbateri intre specialistii in relatii publice. Este sau nu este nevoie sa se faca daruri jurnalistilor ? Marea majoritate a autorilor considera ca aceste cadouri nu sunt obligatorii si ca nu trebuie sa fie vorba de ceva costisitor, care da impresia ca se vrea cumpararea jurnalistilor. C. Schneider (1990, p. 141) sintetizeaza conditiile pe care trebuie sa le indeplineasca un asemenea cadou:
- sa nu aiba o valoare exagerat de mare;
- sa existe o legatura intre el, voiajul efectuat si informatia transmisa.
Exista insa tentatia (uneori datorata competitiei dintre organizatii) de a oferi cadouri cat mai costisitoare, care nu au nici o legatura cu tema voiajului respectiv. Cum ar fi, de exemplu, ca la lansarea unui nou model de autoturism sa le fie oferit jurnalistilor cel mai nou model de telefon mobil. Aceste practici sunt condamnabile si ele ofera o imagine negativa atat a celor care ofera, cat si a celor care primesc: nu pot exista relatii echilibrate, corecte, profesionale intre cei ce incearca sa cumpere bunavointa si cei ce se lasa cumparati.
P. Bachmann (1994, p. 126) arata ca o organizatie nu trebuie sa asalteze sistematic jurnalistii cu obiecte si gadget-uri ce nu au nici o legatura cu informatiile pe care le transmite. Ea trebuie sa respecte frontiera dintre esantion si cadou: un jurnalist nu va refuza un esantion din produsul care face obiectul voiajului de presa, in timp ce un cadou costisitor trebuie refuzat. Acelasi autor (1994, p. 127) scoate in evidenta diferenta dintre jurnalistii americani si cei francezi; el recomanda exemplul americanilor, ce refuza sau returneaza orice cadou (iar redactiile suporta frecvent costurile de deplasare si cazare), deoarece aceasta reprezinta un pret mic pe care il platesti in raport cu marele castig - independenta profesionala.
In ceea ce priveste alegerea momentului in care se pot oferi cadourile, parerile sunt impartite: unii sustin ca la finalul voiajului, altii ca in timpul evenimentului. J.-L. Girardot (1992, p. 179) are insa o alta recomandare: in camerele in care urmeaza sa fie cazati jurnalistii se pot pune mici cadouri simbolice (blocnotes, pix, agenda - cu sigla organizatiei - si un esantion din produsul ce urmeaza sa fie prezentat, cu conditia ca acesta sa nu fie foarte scump - cum ar fi televizoare, masini de spalat etc.), impreuna cu un scurt text ce contine urari de bun venit. Daca programul nu prevede un interval de timp liber in care jurnalistii pot sa-si cumpere suveniruri, atunci organizatia poate oferi mici obiecte, la pret modic, de tipul celor luate de turisti, in felul acesta, nu jignim pe nimeni, nu cream impresia ca vrem sa cumparam presa si le oferim ocazia jurnalistilor de a ramane cu anumite amintiri placute.
Dupa ce au fost luate in calcul toate aceste costuri, se poate stabili un buget global, care va fi supus aprobarii conducerii organizatiei. Uneori, se poate intampla ca suma rezultata sa fie prea mare si sa nu fie aprobata; de aceea, este bine sa pregatim mai multe variante de buget, astfel incat sa nu se piarda timpul cu recalculari si noi sedinte cu liderii organizatiei.
Dupa ce s-a aprobat bugetul, putem sa trecem la etapa urmatoare, de organizare propriu-zisa ; aceasta implica :
- stabilirea programului (in cele mai mici amanunte);
- redactarea si transmiterea invitatiilor catre jurnalisti;
- pregatirea si, eventual, simularea evenimentului;
- efectuarea corectarilor de ultima ora.
3. Stabilirea programului
Dupa ce a fost aprobat bugetul si am primit unda verde pentru organizarea evenimentului, se trece la pasul urmator: stabilirea pro¬gramului in cele mai mici detalii, astfel incat jurnalistii sa fie in priza de la primul pana la ultimul minut.
Programul reprezinta o descriere completa a evenimentului si o prezentare, dupa un orar bine stabilit, a fiecarei actiuni incluse in voiajul de presa. Programul se definitiveaza in toate detaliile sale, pentru a le putea fi trimis jurnalistilor o data cu invitatiile; astfel, repre¬zentantii presei isi pot face o imagine precisa asupra evenimentului, pot anticipa unele momente si isi pot organiza ritmul de lucru in mod adecvat.
Programul voiajului de presa are trei momente importante:
a) plecarea si drumul catre locul de desfasurare a evenimentului; in cadrul acestui punct, nu trebuie sa uitati sa precizati:
- data, ziua si ora plecarii;
- locul de intalnire (acesta se alege in functie de mijlocul de transport);
- ora la care se ajunge la destinatie;
- in cazul unui drum mai lung cu autocarul, unde sunt prevazute opriri si daca exista o pauza de masa;
b) evenimentul propriu-zis; acest punct va include informatii refe¬ritoare la ceea ce se va intampla din momentul in care jurnalistii sosesc la destinatie si pana in momentul plecarii spre casa; aici vor fi precizate:
- locul de cazare: numele hotelului, adresa, telefon, fax si numarul de nopti rezervate;
- locurile unde se ia masa (data, ziua, ora);
- deplasari in timpul evenimentului (cu autocarul, taxiul, transportul in comun etc.);
- programul evenimentului: primiri, vizite, intalniri cu reprezentantii organizatiei, conferinta de presa; pentru fiecare actiune se va preciza locul, ora, durata;
- timpul liber (daca este cazul);
c) plecarea, drumul de intoarcere spre casa:
- data, ziua, ora plecarii;
- mijlocul de transport;
- ora si locul sosirii in localitatea de resedinta.
4. Redactarea si trimiterea invitatiilor
Invitatiile le vor fi trimise tuturor jurnalistilor trecuti pe lista alcatuita atunci cand s-a efectuat calculul estimativ al bugetului; daca este cazul, la aceasta lista se adauga reprezentanti ai presei locale (care nu au fost luati in evidenta in momentul calcularii costurilor voiajului de presa).
Invitatia este asemanatoare cu cea trimisa pentru conferinta de presa; in plus, apar urmatoarele elemente:
- obiectivul voiajului: se adauga acele detalii care au rolul de a trezi interesul jurnalistilor (fapte inedite, realizari de exceptie, prezenta unei personalitati etc.);
- programul voiajului (pe scurt);
- durata voiajului (specificandu-se data plecarii si, respectiv, a intoarcerii).
De asemenea, este necesar sa li se ceara jurnalistilor sa confirme participarea la voiaj si sa li se indice data-limita pana la care pot face acest lucru. Uneori, se trimit cupoane de raspuns. Organizatorii doresc sa obtina un raspuns (confirmare sau infirmare) cat mai repede, pentru ca, in functie de acesta, stiu daca este nevoie sa le trimita invitatii altor jurnalisti aflati pe o lista de rezerva, pot sa faca rezervari la hotel, pot sa inchirieze autocarul sau sa cumpere bilete de tren ori avion. Experienta arata ca jurnalistii au atitudini diferite atunci cand primesc invitatiile :
a) unii raspund imediat;
b) altii raspund dupa un anumit interval de timp;
c) altii arunca invitatia la cos sau, chiar daca o pastreaza, nu dau nici un raspuns;
d) altii au o atitudine nehotarata - dupa ce confirma sau infirma, in ultimul moment se razgandesc si anunta ca nu pot veni, respectiv, ca pot veni.
O astfel de atitudine ii pune in dificultate pe organizatori, pentru ca se trezesc fie ca trebuie sa recupereze (daca mai pot) plati facute pentru cineva care nu mai vine, fie ca trebuie sa se agite pentru a-i asigura transportul si cazarea celui ce s-a hotarat sa participe in ultimul moment. De aceea, este recomandat ca organizatorii sa tina personal si permanent legatura cu jurnalistii, pentru a fi la curent cu deciziile lor.
In ceea ce priveste momentul trimiterii invitatiilor, specialistii atrag atentia ca nu exista solutii standard, deoarece acest factor depinde de distanta si durata deplasarii (C. Darroy et alii, 1990, p. 58; J. Deschepper, 1990, p. 96; C. Schneider, 1990, p. 114; J.-L. Girardot, 1992, p. 185; P. Bachmann, 1994, p. 123). Invitatiile se trimit, de regula, cu cel putin doua saptamani inainte de eveniment, dar acest interval poate creste pana la patru-cinci saptamani atunci cand durata deplasarii este mai mare.
Dupa ce au fost primite confirmarile si a fost intocmita lista definitiva cu participantii, organizatorii au datoria sa-i trimita fiecarui jurnalist programul voiajului, detaliat pentru fiecare zi, locul de intalnire, ora si ziua plecarii, adresa de posta sau e-mail, telefonul si faxul persoanei de contact, detalii legate de vize, taxe vamale si asigurari (daca este cazul), informatii referitoare la clima, relief, starea vremii estimata, precum si sfaturi legate de imbracaminte, bagaje etc. Nu trebuie sa uitam ca, oricat de prevazatori am fi, intotdeauna scapa un mic detaliu sau apar modificari de ultima ora; de aceea, este important sa se mentina contactul permanent cu jurnalistii, pentru a le oferi informatii complete si de ultima ora legate de deplasarea pe care urmeaza sa o faca si, invers, pentru a fi informati la timp de eventualele schimbari ce pot sa apara in agenda jurnalistilor.
5. Pregatirea voiajului de presa
Dupa ce a fost redactat programul si a fost stabilita lista exacta a jurnalistilor, se trece la pregatirea voiajului. Pentru aceasta, este nevoie sa intocmim un plan de lucru si apoi sa urmam cu strictete etapele pe care le-am fixat. O asemenea conduita ne ofera garantia faptului ca nu vom uita anumite actiuni si vom avea in vedere toate detaliile legate de organizarea riguroasa a voiajului si vizitei de presa.
5.1. Transportul si cazarea
Asa cum am aratat mai sus, deplasarea se poate face fie cu autocarul, fie cu trenul, fie cu avionul. Daca am optat pentru autocar, acesta trebuie inchiriat cu cel putin trei saptamani inainte de eveniment. Trebuie sa ne asiguram ca este o masina moderna, prevazuta cu toate facilitatile (aer conditionat, toaleta, instalatie de sonorizare etc.). impreuna cu reprezentantii firmei de transport, trebuie sa fixam traseul, punctele de oprire, durata si, eventual, programul din timpul opririi. De asemenea, se va obtine acordul pentru lipirea pe autocar a unor afise cu sigla si numele organizatiei, afise pe care trebuie sa apara vizibil "Vizita de presa".
In cazul in care se opteaza pentru tren, se vor cumpara din vreme bilete la clasa I, iar daca se calatoreste noaptea, la vagonul de dormit. Se vor face rezervari atat pentru drumul catre locul evenimentului, cat si pentru intoarcere. Nu uitati sa verificati daca nu s-au produs schimbari in orarul anuntat al trenurilor!
Atunci cand se alege avionul, se vor face rezervari din timp, pentru a fi siguri ca vom avea biletele dorite chiar si in perioadele aglomerate. Pentru deplasarea la aeroport (care, de obicei, este in afara localitatilor si relativ departe) pot fi inchiriate microbuze, cu care se pleaca dintr-un loc central, usor accesibil si bine cunoscut de toata lumea. La fel vom proceda si la intoarcere, pentru a asigura deplasarea de la aeroport catre centrul orasului de resedinta.
In ceea ce priveste cazarea, se vor face din timp rezervari la hotel, la restaurant; este important ca un reprezentant al organizatorilor sa verifice, cu o zi inainte de eveniment, daca sunt intrunite exigentele formulate de organizatie si daca totul decurge conform planului.
5.2. Pregatirea materialelor destinate presei
Pe lista materialelor pregatite pentru presa, un loc de frunte il ocupa dosarul de presa, in capitolul consacrat acestui subiect, am aratat in detaliu care este continutul dosarului de presa si cum se redacteaza materialele respective.
In cazul voiajului de presa, este important sa retinem faptul ca dosarul de presa trebuie sa prezinte organizatia atat la modul general, cat si in contextul vizitei si sa furnizeze suficiente informatii pentru jurnalisti, astfel incat acestia sa poata aborda subiectul, la fata locului, in cunostinta de cauza. Aceasta nu inseamna insa ca in dosar sunt incluse materiale care prezinta in detaliu ceea ce trebuie sa vada si sa afle jurnalistul pe parcursul vizitei.
Este bine ca aceste materiale sa le fie date reprezentantilor mass-media inainte de inceperea vizitei propriu-zise. Astfel, dosarul de presa poate fi inmanat:
- cu cateva zile inainte de plecare (trimis prin curier sau posta in redactie);
- la plecare, in locul de intalnire cu jurnalistii (in felul acesta, se da posibilitatea documentarii in timpul calatoriei);
- la locul de cazare (la receptie sau in camera de hotel).
Informatiile continute in dosar pot fi completate pe parcursul voiajului cu anumite materiale solicitate de jurnalisti, cu discursurile tinute de liderii organizatiei in timpul conferintei de presa, cu fotografii'facute in timpul vizitei etc. Pe langa aceste materiale, este bine sa fie pregatite panouri care pot fi prezentate pe traseul vizitei; ele pot contine date sintetice, grafice, cuvinte-cheie usor de memorat etc. in plus, bannerele pot fi expuse in locuri vizibile, acolo unde pot intra in cadrele cameramanilor de televiziune. Pe langa aceste elemente, pot fi realizate CD-uri de prezentare, casete video, fotografii, toate constituind o baza de date pentru informarea jurnalistilor.
5.3. Pregatirea reprezentantilor organizatiei
In acest caz, trebuie sa avem in vedere, in primul rand, reprezentantii conducerii si specialistii din diferite domenii de activitate in legatura cu subiectul vizitei. Vor fi pregatite cu grija discursurile si se vor face simulari - pentru aceasta situatie, se urmeaza etapele si procedurile pe care le-am prezentat in detaliu in capitolul consacrat conferintei de presa,
Pe langa aceste persoane cu functii de conducere, un rol important il au persoanele care vor insoti jurnalistii sau grupurile de jurnalisti pe parcursul vizitei. Deoarece ele au misiunea de a facilita orientarea jurnalistilor pe teren si de a le oferi explicatiile cerute, le vom numi in continuare "ghizi", intr-o anumita masura, ghizii sunt actorii principali si, de aceea, trebuie selectati si pregatiti cu multa atentie (vezi, pe larg, J. Deschepper, 1990, pp. 95-96). Astfel, ei trebuie:
- sa fie capabili sa se exprime clar si cursiv;
- sa stie sa prezinte in mod accesibil aspectele tehnice;
- sa fie competenti, pentru a putea da toate informatiile solicitate de jurnalisti;
- sa fie amabili, conviviali, sa constituie o prezenta placuta.
5.4. Alte masuri
In functie de natura evenimentului, trebuie sa avem in vedere si alte masuri de pregatire. Astfel, daca sunt prevazute manifestari in locuri publice, este nevoie sa solicitam aprobarea autoritatilor locale. Daca la eveniment participa mai multa lume, intr-un spatiu deschis, va fi necesara prezenta organelor de ordine: acestea trebuie anuntate din timp si informate asupra elementelor de program, a participarii estimate, a prioritatilor jurnalistice etc. De asemenea, daca se considera necesara prezenta unor cadre medicale, trebuie contactata institutia de profil si oferite informatiile necesare.
Daca avem nevoie sa inchiriem o anumita aparatura (de sonorizare, de iluminare, de proiectie etc.), va trebui sa contactam cu ceva timj inainte firma de profil si sa discutam cu reprezentantii acesteia toatt detaliile evenimentului. De asemenea, cu o zi inainte de eveniment vom verifica buna functionare a echipamentelor.
Daca informatiile prezentate in timpul vizitei au un caracter de maxima actualitate, trebuie sa prevedem o sala pentru presa, dotata ci calculatoare conectate la Internet, cu telefon si fax, cu copiatoare, astfe incat jurnalistii sa poata prelucra informatia si sa-si transmita rapic materialele.
In perioada de pregatire, trebuie sa ne gandim la toate detaliile de organizare, sa ne imaginam tot ceea ce s-ar putea intampla, sa prevedem orice incident sau accident - totul pentru a fi capabili sa luam masuri ii cel mai scurt timp posibil, in felul acesta, vom putea fi siguri ci evenimentul va decurge bine si ca voiajul de presa va fi o actiuni reusita.
6. Desfasurarea evenimentului
Asa cum am aratat mai sus, voiajurile de presa pot sa aiba diferit obiective (vizita sediilor unei organizatii, inaugurarea unei sectii oi intreprinderi, lansarea unor produse etc.); cel mai des intalnit est acela legat de vizitarea unei anumite locatii de interes special. D aceea, in cele ce urmeaza ma voi referi la acest tip de eveniment, pentr ca un astfel de plan e valabil pentru orice fel de vizita (fie ca este sa nu insotita de un voiaj, adica de o calatorie intr-un alt oras sau intr-alta regiune sau tara).
Prima etapa in cadrul vizitei este primirea jurnalistilor la sedii organizatiei. Echipa de primire este formata din specialistii in relatii publice, un reprezentant al conducerii, alti specialisti din cadrul organizatiei. Liderul organizatiei va adresa un cuvant de bun venit si le va multumi jurnalistilor pentru participare; apoi, unul dintre relationisti le va prezenta pe scurt obiectivele ce urmeaza sa fie vizitate, pentru a-i familiariza cu ele si a le starni interesul pentru anumite aspecte.
Etapa urmatoare consta in vizitarea obiectivului respectiv. Pentru aceasta, trebuie sa se tina seama de spatiul pe care il avem la dispozitie, de ambianta sonora si de componenta grupurilor. Nu este recomandat ca vizita sa se faca in grupuri mai mari de 10-15 persoane, pentru ca e stiut faptul ca informatia este difuzata mai eficient in grupurile mici. Mai ales atunci cand spatiul este restrans si nu permite deplasarea unor grupuri mari, cand e zgomot si nu se poate auzi decat la cativa pasi, se vor organiza mai multe grupuri mici, insotite de cate un ghid. Aceste grupuri trebuie sa fie omogene din punctul de vedere al interesului pentru informatie; astfel, unul poate fi format din jurnalistii din presa centrala si altul din cei din presa locala sau unul poate fi format din reprezentantii presei generaliste (informatii pentru publicul larg) si altul din cei din presa specializata (informatii cu caracter mai accentuat tehnic); de asemenea, se poate alcatui un grup separat din reprezentantii televiziunii si fotografi, pentru care se va stabili un traseu care sa includa locurile cele mai favorabile filmarii si fotografierii. "Fiecare grup este insotit de un ghid, o persoana bine documentata, capabila sa furnizeze toate informatiile solicitate.
Vizita se va desfasura conform traseului prestabilit; cu toate acestea, nimeni nu-i poate impiedica pe jurnalisti sa se abata intr-o directie sau alta, sa se opreasca sa discute cu anumite persoane din organizatie sau sa filmeze ori sa fotografieze ceva anume. Trebuie sa fim constienti ca jurnalistii vor sa obtina in timpul unei vizite sau al unui voiaj de presa mai multe informatii decat cele pe care le-ar obtine dintr-un comunicat.
In fine, cea de-a treia etapa este legata de intalnirea jurnalistilor cu liderul organizatiei si cativa specialisti, in cadrul unei conferinte de presa. Este nevoie sa se organizeze si o conferinta de presa, pentru ca in felul acesta li se da prilejul jurnalistilor sa afle mai multe informatii si sa-si clarifice anumite aspecte. Organizarea conferintei se va face conform planului prezentat in capitolul consacrat acestui tip de activitate -aceasta inseamna si ca specialistul in comunicare (purtatorul de cuvant) va modera respectiva intalnire. De data aceasta insa, discursul liderului organizatiei trebuie sa fie scurt, deoarece jurnalistii sunt deja familia¬rizati cu terna in discutie. Specialistii invitati au datoria sa raspunda tuturor intrebarilor puse de gazetari, pentru a fi siguri ca acestia vor fi pe deplin lamuriti asupra tuturor problemelor.
Daca in timpul vizitei este prevazut un bufet, un pranz, un cocteil, fie la sediul organizatiei, fie in alta parte, este important ca la el sa participe si liderii organizatiei, pentru ca in felul acesta vor putea sa aiba discutii libere cu jurnalistii, sa ii cunoasca mai bine si sa puna accentul pe anumite informatii pe care le considera importante.
7. Evaluarea voiajului de presa
Voiajul de presa nu se termina o data cu intoarcerea acasa a jurnalistilor. Dimpotriva, acum urmeaza momente de mare tensiune pentru organizatie. Reprezentantii biroului de presa vor urmari cu febrilitate ceea ce este difuzat de presa audiovizuala si tiparit de presa scrisa in zilele imediat urmatoare voiajului, pentru a vedea daca acesta a avut sau nu un ecou in mass-media. in general, trebuie sa avem rabdare, caci nu intotdeauna evenimentul pe care 1-am organizat intra in categoria evenimentelor de stricta actualitate (despre care jurnalistii informeaza imediat publicul); uneori, mai trece ceva timp pana cand sunt redactate materialele ample, bazate pe documentarea complexa pe care jurnalistii au facut-o, la fata locului, in timpul voiajului.
In nici un caz nu trebuie sa li se ceara jurnalistilor sa explice de ce nu au mediatizat evenimentul respectiv, de ce 1-au prezentat intr-un anumit fel sau de ce i-au consacrat putine pagini sau putine minute. Asa cum am precizat de atatea ori in cartea de fata, ei sunt singurii care pot sa decida cum, cat, cand este prezentat evenimentul organizat de specialistii in relatii publice.
Dupa cateva zile insa, putem sa le trimitem fotografii si alte materiale suplimentare realizate in timpul voiajului, in felul acesta, le oferim mai multe informatii si le amintim de evenimentul la care au luat parte.
Daca descoperim ca, dupa mai multe zile de la desfasurarea voiajului de presa, el nu a avut nici un ecou sau a fost prezentat in mod critic ori a fost distorsionat de relatarile jurnalistice - si ca acest lucru nu apare in situatii izolate, ci este o constanta pentru intregul spectru mass-media -, atunci trebuie sa ne punem intrebari serioase legate de organizare: "Am ales bine subiectul voiajului ? ", "Am ales bine momentul ? ", "Am organizat totul asa cum trebuie ? ", "Am oferit toate informatiile solicitate ? ", "Am pastrat echilibrul relatiilor cu jurnalistii sau am exagerat ceva?" Dupa monitorizarea presei si analiza tuturor factorilor, pozitivi sau negativi, reprezentantii departamentului de relatii publice vor intocmi un raport de evaluare pe care il vor discuta cu liderii organizatiei si care va constitui baza pentru initiative ulterioare.
De retinut:
. Aceste evenimente permit prezentarea unor aspecte ale vietii organizatiei si cunoasterea lor la fata locului intr-un mod in egala masura aprofundat si colegial.
. Cel mai important lucru este alegerea subiectului: nu uitati ca acesta trebuie sa se refere la informatii de interes pentru jurnalisti, care nu pot fi prezentate si care devin relevante numai in locul unde se organizeaza vizita sau voiajul.
. In etapele preliminare, este important sa obtineti un acord de principiu pe baza caruia sa incepeti calcularea bugetului estimativ. Acesta trebuie sa fie echilibrat si sa tina seama de toate cheltuielile implicate de voiajul de presa. Nu uitati ca de-abia dupa terminarea calculelor legate de bugetul global si definitivarea programului veti putea solicita acordul definitiv al conducerii.
. Alcatuiti lista cu jurnalisti in functie de subiectul vizitei; consultati-va cu cativa jurnalisti pentru a adapta programul si perioada la prioritatile de pe agenda presei.
. Atunci cand fixati data si durata voiajului, evitati suprapunerile cu alte evenimente majore, evitati calatoriile-maraton si nu uitati sa prevedeti intervale de timp liber pentru mici vizite turistice, cumparaturi, destindere.
. Alegeti mijloacele de transport, hotelul, meniurile si cadourile-suvenir ci moderatie: nu este vorba numai despre restrictiile bugetare, ci si despn riscul ca jurnalistii sa perceapa excesele de generozitate ca pe o incercari de a li se cumpara bunavointa.
. Definiti cu rigurozitate programul si trimiteti din timp invitatiile cu toat informatiile necesare : data, ziua si ora plecarii, locul de intalnire, adres si numerele de telefon ale persoanei de contact, locurile ce vor fi vizitate locurile de cazare, locul si momentul conferintei de presa, informatii despi intoarcere, informatii practice (clima, imbracamintea recomandata, actel necesare).
. Urmariti cu mare atentie toate detaliile legate de conditiile de transpor calitatea cazarii si a meniului, traseul vizitei, relatiile cu autoritatile implica si cu firmele care presteaza diferite servicii.
. Alcatuiti cu grija dosarul de presa pentru jurnalisti; pregatiti materiale ajutatoare (de la badge-uri la bannere).
. Pregatiti cu mare seriozitate interventiile liderilor organizatiei si ale speci Hstilor. Nu uitati sa asigurati selectarea cu grija a persoanelor care v insoti jurnalistii si pregatirea lor adecvata.
. Pe timpul vizitei si al conferintei de presa, asigurati-le jurnalistilor conditi optime de documentare, chiar daca acest lucru poate insemna modificari programul stabilit.
. Dupa incheierea voiajului de presa, asigurati monitorizarea presei si evalua evenimentului.
