In momentul in care o organizatie decide sa creeze un birou de presa, ea trebuie sa ia in calcul mai multe aspecte legate de alegerea locului unde va fi plasat acesta, de dotarea lui si de stabilirea numarului de membri ai biroului si a functiilor specifice fiecaruia.
3.1. Alegerea spatiului
Spatiul in care urmeaza sa-si desfasoare activitatea un birou de presa trebuie sa se afle in incinta organizatiei si sa fie situat in apropierea sediului conducerii (fiind direct subordonat acesteia, seful biroului de presa trebuie sa poata fi usor contactat de conducere si sa aiba acces rapid la birourile liderilor) si, in acelasi timp, intr-un loc accesibil jurnalistilor.
Nu se poate indica in mod abstract cat de mare trebuie sa fie acest spatiu sau de cate incaperi trebuie sa beneficieze un birou de presa; aceste aspecte sunt stabilite de fiecare organizatie, in functie de speci¬ficul ei, mai concret, in functie de amploarea activitatilor de comunicare cu presa si de numarul de oameni implicati in aceste activitati. Este evident insa ca acest spatiu trebuie sa fie suficient de mare pentru ca toti cei ce lucreaza acolo sa-si poata aseza birourile si dulapurile (sau rafturile) in care pastreaza documentatia in mod comod, fara a trai senzatia de inghesuiala, sa fie luminos, aerisit si calduros.
Daca aceste cerinte par exagerate, nu trebuie sa uitam faptul ca biroul de presa poate fi considerat "o carte de vizita" a organizatiei: el este primul si, poate, cel mai important loc din cadrul institutiei in care jurnalistii au acces permanent si in care isi desfasoara activitatea de cunoastere a organizatiei. Cu cat acest spatiu va arata mai bine, cu atat imaginea de echilibru, bunastare si soliditate a organizatiei va fi mai pregnanta.
3.2. Dotarea cu echipamente
Pentru a functiona la parametri normali de eficienta si profesionalism, un birou de presa trebuie sa fie dotat cu un echipament minimal, constand in:
- un telefon cu numar direct (dotat si cu fax), pentru a se asigura o comunicare nemediata si rapida cu institutiile externe in general si cu jurnalistii in particular;
- un telefon corelat la reteaua interioara, pentru a se putea comunica rapid cu membrii organizatiei;
- un calculator cu imprimanta, care va fi utilizat atat pentru editarea textelor, cat si pentru crearea bazelor de date; (Numarul de unitati din fiecare dintre aceste tipuri de echipamente va fi stabilit in functie de marimea biroului de presa, adica de numarul membrilor si de suma activitatilor desfasurate de ei.)
- un copiator, care va fi folosit pentru multiplicarea materialelor destinate atat presei, cat si conducerii organizatiei;
- un radiocasetofon, care va servi la ascultarea emisiunilor radiofonice de informare si la inregistrarea directa a acestora; de asemenea, el poate fi folosit la inregistrarea alocutiunilor si dezbaterilor din timpul conferintelor de presa.
Pe langa aceste echipamente, daca organizatia este puternica, are suficiente resurse materiale si de personal si desfasoara activitati de interes pentru categorii largi de public, se mai pot pune la dispozitia biroului de presa:
- un televizor si un aparat video, pentru urmarirea si inregistrarea emisiunilor de stiri sau altor programe cu impact asupra organizatiei;
- un aparat de fotografiat, eventual si un mic laborator foto, pentru crearea bazelor de date necesare;
- o camera video, pentru inregistrarea unor activitati (ale organizatiei si ale biroului de presa), cu elemente de studio, atunci cand biroul isi propune sa creeze materiale video pentru uzul presei.
3.3. Stabilirea numarului de membri si repartizarea activitatilor
Numarul membrilor unui birou de presa depinde de marimea organizatiei, de tipul de activitati stabilite pentru birou si de volumul de activitati privind comunicarea cu mass-media.
In cadrul biroului de presa, activitatile sunt extrem de variate si de aceea este necesara o repartizare judicioasa a sarcinilor, in functie de specializarea fiecarui membru, in acelasi timp, nu exista lucru indivi¬dual ; totul se face in echipa, iar in situatiile in care o anumita persoana devine indisponibila (boala, concediu de odihna, alte sarcini, probleme personale), oricare dintre colegii ei trebuie sa fie in masura sa-i preia sarcinile.
Tinand seama de tipurile de activitati prezentate la inceputul acestui capitol, este limpede ca biroul de presa poate fi format, in structura sa cea mai redusa, din numai doua persoane: un specialist in comunicarea cu presa si o secretara. J.L. Deschepper (1990, p. 18) arata ca prezenta secretarei este importanta, enumerand cateva activitati care tin exclusiv de atributiile acesteia:
- asigura permanenta in cadrul biroului;
- dactilografiaza materialele destinate atat presei, cat si membrilor organizatiei;
- efectueaza o seama de activitati elementare, precum realizarea de decupaje din ziare, fotocopierea documentelor, pregatirea dosarelor pentru presa, rezolvarea corespondentei etc.
Celelalte activitati, care solicita competente specifice, sunt preluate de catre specialistul in relatii publice; intr-o asemenea organizare minimala, acesta va indeplini atat activitatile uzuale ale unui reprezentant al biroului de presa, cat si pe acelea ale purtatorului de cuvant. Pe masura ce o organizatie este mai mare, mai dezvoltata, problemele legate de comunicarea cu mass-media sunt mai complexe ; de aceea, atat cerintele de specialisti si de programe adecvate, cat si posibilitatile materiale si logistice pe care institutia le pune la dispozitia lor sunt mai consistente.
