Experienta comunicarii cu presa, diversitatea situatiilor concrete, specializarea si profesionalizarea in relatiile publice - toti acesti factori au condus la elaborarea mai multor tipuri de comunicate, in lucrarea amintita, B. Dagenais (1990, p. 14) distinge, dupa criteriul prezentei sau absentei unei luari de pozitie, doua mari categorii de comunicate:
a) comunicatul de informare, prin intermediul caruia se transmit invitatii, informatii simple sau statistici;
b) comunicatul de tip persuasiv, prin intermediul caruia se transmite o opinie sau o pozitie: o contestare, o dezmintire sau o acuza.
Dupa continutul difuzat, acelasi autor identifica mai multe tipuri de comunicate (idem, pp. 43-71).
2.1. Comunicatul-invitatie
Dupa cum sugereaza si numele, acest tip de comunicat este folosit pentru a invita jurnalistii sa participe la un eveniment organizat de institutia in numele careia este trimis; acesta poate fi o conferinta de presa, o inaugurare, o vizita, o alta manifestare publica. Comunicatul trebuie sa indice cu precizie tema evenimentului, numele organizatiei, participantii, momentul si locul actiunii, traseul si unele detalii legate de locul de intalnire. Comunicatul-invitatie se trimite presei cu aproximativ doua saptamani inaintea evenimentului anuntat (vezi exemplul 1).
Exemplul l
Comunicat-invitatie (B. Dagenais, 1990, p. 50) Emis de Ministerul Educatiei din Quebec
Colocviu de perfectionare in domeniul formarii individualizate
Quebec, 24 noiembrie 1988. Reprezentantii presei sunt invitati sa asiste la lucrarile primului colocviu consacrat perfectionarii metodelor de formare individualizata, care se va derula pe 29 si 30 noiembrie la hotelul Sheraton--Laval (iesirea 10, intersectia Laval, autostrada Laurentides).
Circa 400 de manageri si pedagogi din 82 de comisii scolare si numerosi reprezentanti ai intreprinderilor vor participa la acest colocviu.
Dl Jean-Claude Rondeau, ministru adjunct in Ministerul Educatiei din Que"bec, va pronunta alocutiunea de deschidere; aceasta se va referi la provocarile cu care este confruntata formarea individualizata la inceputul anilor '90. Timp de doua zile, numerosi alti specialisti se vor referi la perspectivele deschise de parteneriatul dintre comisiile scolare si diverse intreprinderi (General Motors, Northern Electronic, Bombardier, Bell Helicopter Textron, Hyundai si multe altele).
Un birou de presa va fi pus la dispozitia jurnalistilor in Salonul Dorothee, pe toata durata colocviului, ceea ce va permite realizarea unui bilant al acestei adevarate "revolutii linistite" care s-a produs in ultimii 15 ani in domeniul formarii continue (educarea adultilor).
2.2. Comunicatul de reamintire
Acest comunicat dubleaza comunicatul-invitatie, avand rolul de a readuce in memoria jurnalistilor evenimentul anuntat anterior. Birourile de presa trebuie sa faca un asemenea efort deoarece jurnalistii pot sa uite sau sa rataceasca invitatia initiala (fara a mai vorbi de cazurile in care scrisoarea a fost ratacita de posta). Pe acest comunicat se trec, la loc vizibil, cuvintele care precizeaza clar ca este vorba de o revenire si de o reamintire a unui anunt anterior; de asemenea, se includ cateva informatii ce atrag atentia ziaristilor asupra subiectului sau a temei actiunii. Acest tip de comunicat se trimite astfel incat sa ajunga in redactii cu doua-trei zile inaintea evenimentului respectiv.
2.3. Comunicatul-anunt
Comunicatele din aceasta categorie au rolul de a face cunoscuta o activitate publica ce urmeaza sa aiba loc: expozitie, manifestari sportive, vernisaje, inaugurari etc. Scopul acestui comunicat este ca, prin inter¬mediul mass-media, sa informeze publicul asupra evenimentului si sa-1 indemne sa participe; in plus, el urmareste sa starneasca interesul jurnalistilor si sa-i determine sa prezinte in presa respectivul eveniment. De aceea, textul comunicatului trebuie sa contina suficiente detalii pentru a permite realizarea (pe baza lor) a unui material de presa de sine statator (vezi exemplul 2).
Exemplul 2
Comunicat-anunt (B. Dagenais, 1990, p. 53) Emis de Ministerul Educatiei din Quebec
Pentru promovarea limbii franceze
Lansarea concursului "Operatiunea 2007 - a scrie viitorul"
Quebec, 19 octombrie 1987. Elevii din ultimele clase ale ciclului gimnazial vor fi confruntati cu o provocare : sa scrie ziarul anului 2007, sa-si imagineze care va fi "bomba" de pe prima pagina, sa descrie un meci dintr-un sport astazi inexistent, sa realizeze un editorial avand ca tema limba franceza a anului 2007, intr-un cuvant, sa scrie viitorul. Aceasta este provocarea pe care o lanseaza Ministerul Educatiei si Francojeunes, o organizatie nonguverna-mentala non-profit.
Inaugurand acest concurs de jurnalism, Francojeunes si Ministerul Educatiei spera sa contribuie la promovarea limbii franceze in scoli si la ameliorarea capacitatii de exprimare scrisa in limba franceza.
Concursul
Concursul "Operatiunea 2007 - a scrie viitorul" se adreseaza tuturor elevilor din clasele mari ale ciclului gimnazial. Elevii pot participa individual (spre exemplu, scriind un articol) sau in echipe (prin intermediul claselor de franceza, al unui grup organizat in cadrul cercurilor sau al altor forme de activitate ori al oricarei echipe de minim 3 elevi). In acest caz, ei trebuie sa demonstreze ca sunt capabili sa scrie pentru si sa editeze un ziar.
Cadrele didactice din scoli vor primi, in urmatoarele zile, un afis promo-tional si un ghid care va preciza formele concursului si modalitatile de participare. Ghidul va cuprinde, de asemenea, mai multe anexe, foarte documentate, asupra situatiei francofoniei in lume si a tehnicilor de creare a unui ziar.
Concursul se va derula pe o perioada de 5 luni, din 19 octombrie 1987 pana in 19 martie 1988. Elevii, clasele sau echipele care doresc sa participe la concurs se pot inscrie pe toata durata acestui interval, cu conditia sa predea textele sau ziarele pana pe 19 martie 1988.
Desfasurarea concursului
Comisiile alcatuite in acest scop in fiecare scoala vor selectiona un singur ziar si trei dintre cele mai bune articole primite; ele vor trimite lucrarile castigatoare la directiile regionale ale Ministerului Educatiei, unde vor fi stabiliti castigatorii regionali.
Apoi, un juriu national va avea misiunea de a alege si de a face publice cele mai bune trei articole si cel mai bun ziar. Textele si ziarul astfel desemnate vor fi publicate, iar castigatorii regionali si nationali vor primii cele 400 de premii prevazute pentru acest concurs.
Numele castigatorilor vor fi anuntate in luna mai 1988, in cadrul unei ceremonii oficiale.
2.4. Comunicatul statistic
Acest tip de comunicat contine "date statistice recente privitoare la organizatie sau la sferele ei de interes" (idem, p. 54). Pentru ca ofera intotdeauna un element de noutate, statisticile apar ca genul de informatie cel mai usor de difuzat: orice cifre sau date comparative bine "imbracate" pot face foarte usor obiectul unei stiri.
2.5. Comunicatul de informare
Este cel mai utilizat mijloc de transmitere a informatiilor prin intermediul comunicatelor. Cel mai adesea, el se refera la evenimentele importante care au loc in cadrul unei organizatii: lansarea unui nou produs sau serviciu, inaugurarea unui obiectiv, anuntarea numirii noului prese¬dinte etc. Acelasi eveniment poate sa duca la emiterea unuia sau mai multor comunicate: in cazul in care se trimit mai multe comunicate, primul este un "comunicat de sinteza", ce trebuie sa contina toate elementele importante ale evenimentului. El va fi urmat de unul sau doua "comunicate aditionale", ce reiau in detaliu punctele majore din primul comunicat; acestea nu trebuie sa repete mecanic informatia (sa fie redundante), ci sa aduca date suplimentare (sa fie complementare). Acest ansamblu de comunicate se poate folosi numai atunci cand este vorba despre evenimente deosebite, care implica numeroase persoane, fapte, declaratii; deoarece acumularea lor intr-un singur text ar putea crea confuzie si ar ingreuna munca jurnalistilor, se recurge la aceasta succesiune de comunicate, ce pot furniza, fiecare in chip independent, suficient de multe informatii pentru a fi interesante pentru presa (vezi exemplul 3).
Exemplul 3
Comunicat de informare (O. Baskin, C. Aronoff, 1992, p. 214) Emis de compania Delta Airlines
Delta a devenit linia aeriana oficiala pentru Walt Disney World din Florida
Atlanta, GA, 30 ianuarie, 1987. Compania Delta va deveni linia aeriana oficiala pentru Walt Disney World pe l iunie 1987 si va prezenta o versiune noua si amplificata a popularei atractii "Calatorie catre imparatia Magica" din Lumea Viitorului.
Numita pana acum "Daca ai avea aripi", aceasta calatorie cu surprize va purta vizitatorii intr-un turneu prin cele mai indragite destinatii Delta. Atractiile Delta au fost concepute de Walt Disney Imagineering.
Frank Wels, presedinte al The Walt Disney Company, declara: "Suntem deosebit de incantati sa avem in Delta Airlines un partener care ne aduce milioane de vizitatori la Walt Disney World. Delta a oferit servicii de o calitate remarcabila parcului Walt Disney World din Orlando, pe durata dezvoltarii rapide a acestuia din ultimii 15 ani. Datorita extinderii recente a serviciilor sale in SUA, in Europa, in zona caraibeana si in Pacific, Delta este capabila sa le ofere oaspetilor nostri cele mai convenabile programe de zbor catre aceasta regiune. Planuim sa colaboram indeaproape cu Delta pentru a promova calatoriile in Florida si, in special, catre Walt Disney World, drept cea mai importanta destinatie din lume".
Ron Allen, presedintele Delta si seful acestei operatiuni, afirma: "Noi, cei de la Delta, suntem stimulati de dezvoltarea relatiilor cu Walt Disney World, «imparatia Magica» este o actiune la care tinem foarte mult si Delta accepta cu mandrie responsabilitatea de a aduce oamenii la usa parcului Walt Disney World. Toate resursele noastre, incluzand sistemul dezvoltat de trasee pe care 1-am creat prin achizitia companiei Western Air Lines, aduce portile «imparatiei Magice» la o distanta minima de fiecare dintre noi. () Vom lansa programe speciale «Vacante de vis cu Delta», care vor conduce publicul in Walt Disney World, si operatiile noastre mondiale de marketing vor intra in actiune pentru a promova Walt Disney World si Florida ca obiectivul numarul unu in materie de atractii de vacanta".
Eastern Air Lines, partenerul oficial al Walt Disney World din 1971, va continua activitatile curente pana la sfarsitul lunii mai. Toate programele dintre cele doua companii vor fi onorate pana la aceasta data.
2.6. Comunicatul politic
Scopul acestui tip de comunicat este castigarea unor avantaje politice si a unei imagini favorabile pentru o anumita persoana din conducerea organizatiei. Informatia astfel distribuita poate fi asimilata propagandei; de aceea, specialistii in relatii publice trebuie sa evite politizarea comu¬nicatelor, atat pentru a nu arunca o lumina nefavorabila asupra organi¬zatiei si a deontologiei lor profesionale, cat si pentru a nu complica munca jurnalistilor, care vor fi obligati sa reformuleze textul initial, inlocuind termenii prea marcati de partizana! cu termeni mai neutri. Informatia distribuita de comunicatul politic este puternic personalizata; prin ea se incearca obtinerea unei reactii afective din partea publicului si a unei atitudini favorabile fata de personalitatea in chestiune.
2.7. Comunicatul oficial
De obicei, acest comunicat provine de la autoritatile politice sau administrative ; el poate fi insa utilizat si de institutiile ale caror decizii pot avea repercusiuni directe asupra populatiei (de exemplu, un anunt al SNCFR prin care publicul este informat in legatura cu o crestere a pretului la biletele de calatorie). Datorita importantei datelor pe care le contine, acest comunicat (cunoscut si sub denumirea de "aviz oficial") este, de obicei, preluat de toate mijloacele de comunicare de masa.
2.8. Comunicatul d'arriere plan
Este vorba de un comunicat ce nu contine o stire in sine, ci ofera o baza de date despre o organizatie sau despre un eveniment. El nu este destinat publicarii, ci serveste drept element de referinta pentru jurnalistii care nu cunosc prea bine organizatia, persoanele, situatia sau evenimentul ce fac obiectul informatiilor transmise prin celelalte tipuri de comunicate. Din aceasta cauza, el nu va fi distribuit niciodata singur, ci impreuna cu alt comunicat, care va face referire directa la eveniment.
2.9. Comunicatul de luare de pozitie
Acest tip de comunicat reprezinta un mod de manifestare a atitudinii unei organizatii fata de o anumita problema. El poate lua mai multe forme:
a) de contestare - o organizatie anunta o decizie sau o luare de pozitie fata de o realitate cu care nu este de acord;
b) de provocare - organizatia acuza sau denunta o realitate anume;
c) de clarificare - organizatia aduce precizari si nuanteaza anumite afirmatii referitoare la activitatea ei;
d) de rectificare - organizatia corecteaza anumite informatii sau asertiuni care aduceau prejudicii imaginii ei.
2.10. Erata
Acest tip de comunicat se poate distribui presei in cazul in care se constata ca un comunicat anterior, emis de respectiva organizatie, contine anumite date eronate. Evident ca unele greseli pot fi trecute cu vederea (cum ar fi cele tipografice, micile scapari gramaticale sau o serie de date care dau nastere unor contradictii in interiorul textului); in aceste cazuri, ce pot fi corectate tacit de catre redactie, nu are rost sa se trimita o erata, deoarece, in loc sa indrepte lucrurile, aceasta poate sa-i plictiseasca sau sa-i irite pe jurnalisti. Exista insa situatii in care, datorita interventiei unui aspect nou, conducerea organizatiei hotaraste ca anumite elemente ale comunicatului nu mai trebuie difuzate ; aceste cazuri solicita trimi¬terea unei erate. Totusi, aceasta procedura trebuie sa constituie o exceptie in activitatea unui birou de presa, deoarece eratele frecvente ii determina pe jurnalisti sa-si puna intrebari asupra seriozitatii respectivei organi¬zatii, in care informatiile si pozitiile se schimba de la o zi la alta.
2.77. Comunicatul pentru radio si televiziune
Acesta cuprinde informatii pregatite pentru difuzarea prin canalele electronice; comunicatele respective sunt mult mai scurte (maxim doua-trei paragrafe), astfel incat sa poata fi utilizate direct in emisiunile informative ale radioului si televiziunii si sa se integreze in intervalele de timp limitate pe care le implica asemenea emisiuni.
2.72. Comunicatul video
in acest caz, este vorba despre un material complex, construit din imagini plus un text deja inregistrat, care comenteaza acele imagini. Materialul este astfel conceput si montat incat sa poata fi introdus direct in emisiunile de televiziune, fara interventii din partea redactiei.
Clasificarea lui B. Dagenais are avantajul de a inventaria toate modalitatile de a alcatui un comunicat; desi este completa in planul descrierii generale, ea ridica mai multe semne de intrebare in ceea ce priveste coerenta logica (sunt amestecate criteriile referitoare la continut cu cele privind forma si cu cele referitoare la canalul de transmitere) si eficacitatea pragmatica. O alta tipologie, propusa de D.L. Wilcox si L.W. Nolte (1990, pp. 103-107), invoca numai cinci categorii:
a) comunicatul-anunt - transmite informatii in masura sa intereseze un public cat mai larg; ele se pot referi la deschideri de intre¬prinderi, lansari de produse noi, aniversari, premii, evenimente culturale si sportive, inaugurari, fuziuni, semnari de contracte etc.;
b) stiri scurte - se folosesc in cazul in care intr-o organizatie are loc un eveniment (de obicei neplanificat) determinat de factori externi (o furtuna ce provoaca o pana de curent si o intrerupere a serviciilor oferite de organizatie, o greva care duce la oprirea productiei, inundatii ce blocheaza trenurile in gari etc.). Aceste comunicate relateaza ceea ce s-a intamplat si efectele pe care evenimentul le are asupra publicului organizatiei;
c) comunicatele-replica - sunt utilizate atunci cand s-a spus sau s-a intamplat ceva care poate afecta organizatia; ele contin informatii specifice, ca raspuns la presiunea opiniei publice, la acuzatii sau la intrebari formulate de presa;
d) "stirile rele" - sunt difuzate atunci cand exista o situatie de criza si cand trebuie sa se prezinte faptele in mod clar si concret, fara a se ascunde adevarul;
e) comunicatele specializate - sunt produse numai pentru publicatii si emisiuni specializate si se refera la evenimente, idei, realizari, dezbateri care privesc un public limitat de specialisti.
