Datele continute intr-un fisier de presa pot fi stocate pe hartie sau pot fi introduse in memoria calculatorului. Daca suportul de arhivare este hartia, atunci se vor utiliza foi format A4; pe fiecare foaie va fi trecut numai un singur jurnalist sau numai o singura institutie de presa. Daca aplicam modelul de clasificare propus de J. Deschepper, vom obtine, la capatul efortului de fisare, mai multe dosare, unele cu informatii referitoare la institutiile de presa, altele cu informatii despre jurnalisti.
Fisierele pot fi organizate in ordinea alfabetica a institutiilor, a domeniilor (pentru publicatiile de specialitate) sau a zonelor (pentru publicatiile si posturile locale sau zonale) - totul pentru a ne usura cautarea datelor de care avem nevoie. Alcatuirea fisierelor "pe hartie" cere multa munca si implica un sistem complicat de clasificare si un efort constant de cautare a informatiilor prin diversele dosare. De aceea, este recomandata utilizarea calculatorului, cu ajutorul caruia se pot crea baze de date mult mai usor de accesat. Informaticienii pun la dispozitie programe specializate, ce permit copierea, stergerea, editarea, vizualizarea, trierea si improspatarea datelor, dupa variabile sau criterii pe care, folosind principiile generale de clasificare, le poate stabili fiecare birou de presa, in felul acesta, atribuindu-se un cuvant-cheie (de exemplu, "economic"), vor fi afisati toti jurnalistii care sunt specia¬lizati in respectivul domeniu, plus lista tuturor datelor despre ei; combinarea cuvantului-cheie cu un alt cuvant (de exemplu, "local") va permite restrangerea listei la jurnalistii din sfera de interes respectiva.
