Crearea unui index se va realiza tot în fereastra de editare a atributelor (câmpurilor) tabelei. Pentru adăugarea unui index la un câmp, va fi necesară selecţia câmpului respectiv şi apoi în partea de proprietăţi a acestui atribut, în dreptul câmpului Indexed (Indexat), a opţiunii Yes (Da). La alegerea opţiunii Yes (No Duplicates) - Da (fără dubluri) în câmpul respectiv nu se vor putea introduce două înregistrări cu aceeaşi valoare (duplicat) sau altfel spus câmpul va avea asociată o cheie candidat. Să luăm, ca exemplu, situaţia descrisă mai jos: matricol - cheia primară din tabela Studenti, este un cod unic atribuit de instituţia de învăţământ fiecărui subiect, în timp ce cnp (cheie candidat) este codul numeric personal atribuit de poliţie, departamentul de evidenţă a populaţiei, şi va necesita aceeaşi condiţie de unicitate.
Pentru tabela Examene, situaţia se schimbă. Cu alte cuvinte, se procedează în aşa fel încât să nu se restricţioneze valorile duplicat - Indexed: No sau Yes (Duplicates Ok) pentru matricol (cheie străină) sau altfel spus: un student (matricol) poate avea note la mai multe discipline sau la aceeaşi disciplină în date calendaristice diferite.
Valori implicite, reguli de validare şi măşti de intrare
Atunci când se preiau date, pentru a evita introducerea lor eronată, se pot defini valori implicite şi reguli de validare ale câmpurilor, reguli ce nu permit sa fie introduse date ne corespunzătoare.
O valoare implicită se va autogenera, în momentul în care vom decide crearea unei noi înregistrări (linii) de completat cu date, în dreptul câmpului pentru care a fost definită. Să presupunem următoarele valori implicite necesare a fi declarate:
STUDENTI Specializare: Trunchi comun - Zi;
AnStudii: 1;
Grupa: 1;
DlSCIPLINE NrCredite: 6;
NrOreCurs: 28;
NrOreSeminar: 28;
EXAMENE CodDisc: AE1101;
DataEx: DATE() (o funcţie care întoarce data calendaristică curentă)
NotaEx: 0
O regulă de validare se creează în fereastra de editare a tabelei corespunzător câmpului selectat. Se va schimba valoarea proprietăţii Validation Rule.
Să presupunem următoarele reguli de validare la nivel de câmp:
în tabela STUDENŢI:
- AnStudii este o cifră cuprinsă între l şi 5, iar mesajul de eroare: >=1 SI AAAAAAAAA în: >aaaaaaaaa. Aceasta va determina preluarea de litere sau cifre sub formă de caractere majuscule, însă nu va obliga la completarea tuturor celor 9 poziţii, spre deosebire de exemplul anterior.
O altă cerinţă ar putea solicita ca toate caracterele atributului NumePrenume să reprezinte litere majuscule din intervalul A-Z cu posibilitatea tastării de spaţii. Pentru aceasta se va introduce masca de intrare corespunzătoare: care nu obligă la completarea tuturor celor 40 de poziţii.
Se poate, de asemenea solicita ca atributul AnStudii să fie doar o cifră (neapărat se va interzice introducerea literelor sau a altor simboluri). Rezolvarea poate însemna alegerea măştii de intrare 0 din lista de simboluri generale mai jos.
Problema are, astfel, o rezolvare destul de simplă:
