Baza de date este o modalitate de organizare a informatiilor , utilizata pentru a usura gestionarea (memorarea si regasirea acestora).
In baza de date informatiile sunt asezate in structura tabelara. Din punct de vedere al programului Excel printr-o baza de date se intelege o regiune dreptunghiulara a unei foi de calcul, care este formata din cel putin doua linii si un numar arbitrar de coloane.
Prima linie este numita linia antet.
Liniile 2,3,4.. sunt articole sau ( inregistrari).
Fiecare articol este format din mai multe campuri ;
Fiecarei celule a liniei ii corespunde cate un camp.
Fiecare celula a liniei antet contine un nume camp
In Excel se folosesc doua tipuri de baze de date :
. Interne numite si Liste. Lista este o portiune a unei foi de lucru si o putem folosi pentru memorarea si manevrarea unor cantitati mari sau complexe de date.
. Externe.
Dupa ce am organizat o lista , putem sa o utilizam in vederea:
Cautarii anumitor date, folosind conditii definite;
Aranjarii partiale sau totale a datelor in ordine alfabetica, numerica sau cronologica;
Selectarii anumitor date, folosind conditii inpuse;
Extragerii unor submultimi de date , in baza conditiilor pe care le specificam;
Simplificariii operatiilor de adaugare, modificare si eliminare a datelor din foile de lucru;
Obtinerii de subtotaluri;
Tiparirii datelor astfel organizate , sub forma unor rapoarte;
La organizarea datelor intr-o lista intr-o foaie de lucru Excel , se folosesc comenzi speciale , specifice bazelor de date grupate in meniul Data.
Exemplu:
Urmatoarea baza de date contine marca, nume salariat, functia compartiment, filiala si salariu.
Marca Nume salariat Functia Compartiment Filiala Salariu
1023 Popescu Valeriu economist contabilitate Bucuresti 5.000.000
1325 Constantin Marius economist contabilitate Bacau 2.800.000
1200 Mihai Claudia merceolog desfacere Ploiesti 2.500.000
1312 Badea Monica merceolog desfacere Bucuresti 8.100.000
1370 Stroe Mihaela economist financiar Bacau 3.200.000
1330 Mondea Lavinia economist financiar Iasi 2.200.000
Metoda cea mai simpla pentru crearea, editarea si cautarea articolelor unei baze de date consta in utilizarea formularelor de date.
Fiecarui articol ii corespunde un formular. Formularele corespunzatoare articolelor unei baze de date pot fi afisate cu ajutorul comenzii Form ( meniul Date).
Pentru a afisa un formular de date este suficienta selectarea unei singure celule din baza de date si lansarea in executie a comenzii Form. In cazul bazei de date prezentate in exemplul de mai sus aceasta comanda afiseaza o caseta dialog care va avea forma urmatoare:
Butoanele de comanda au urmatoarele functii:
. New
Introducerea unui articol nou. Aceasta comanda va afisa un formular vid. In coltul din dreapta sus se afiseaza textul New Record (articol nou).
Dupa introducerea valorilor corespunzatoare diferitelor campuri se apasa tasta Enter. Articolul nou este adaugat la sfarsitul bazei de date , insa fereastra dialog ramane deschisa; deci fie se adauga un articol nou fie sa da comanda Close dupa care se inchide fereastra dialog.
Campurile care contin diferite formule (in exemplu dat pret cu profit si pret cu tva) nu sunt prevazute cu linii de introducere.
. Delete
Operatie prin care se asigura stergerea permanenta a unui articol din baza de date. Operatia de stergere este confirmata prin actionarea butonului OK.
Ea poate fi anulata prin intermediul butonului Cancel.
. Restore
Anularea modificarilor facute in campurile articolului actual.
. Find Prev
Afisarea articolului precedent al bazei de date. Daca anterior a fost specificat un anumit criteriu (cu ajutorul butonului Criteria), atunci se va afisa precedentul articol care indeplineste criterul respectiv.
. Find next
Afisarea articolului urmator al bazei de date. Daca anterior a fost specificat un anumit criteriu (cu ajutorul butonului Criteria), atunci se va afisa urmatorul articol care indeplineste criterul respectiv.
. Criteria
Afisarea unei ferestre de dialog specializate in cautarea articolului sau articolelor bazei de date care implinesc anumite criterii
