asupra contului de executie bugetara si a bilantului contabil incheiat la 31.12.200N la Consiliul Local al Orasului Gaesti
Gaesti, 29 MAI 200N
1. SINTEZA EXECUTIVA
Urmare auditului desfasurat, au rezultat o serie de constatari ce reprezinta in general puncte slabe in ceea ce priveste inregistrarea si raportarea unor operatiuni privind creantele si datoriile entitatii, de inregistrarea, efectuarea si raportarea fondurilor comunitare Phare si de neregularitati in ceea ce priveste proceduri de organizare si functionare a sistemului de control intern si si a celui financiar-contabil .
Am clasificat aceste constatari astfel:
- Constatari cu impact material asupra situatiilor financiare intocmite si raportate la finele anului auditat ;
- Constatari fara impact financiar, ce nu modifica situatiile financiare, dar pentru care se impune o atentie din partea entitatii in vederea inlaturarii neregularitatilor.
Constatarile rezultate in urma auditului, sunt prezentate succint in tabelul de mai jos.
Prezentarea detaliata a acestora se face in sectiunile urmatoare ale raportului de audit .
Constatare Mod de rezolvare sau recomandari
A. Constatari cu impact asupra situatiilor financiare: Mod de rezolvare
1. Din fondurile nerambursabile PHARE s-au efectuat cheltuieli neeligibile sub forma de avansuri acordate in cursul anului 200N in valoare totala de 100.000.000 lei si nejustificate la finele anului auditat cu documente justificative care sa ateste prestarea serviciilor, avand drept consecinte majorarea cheltuielilor raportate prin contul de executie.
Pe parcursul misiunii de audit :
- s-au justificat salarii achitate pe p erioada ianuarie-martie 200N+1 si viramente aferente in valoare de 40.000.000 lei iar diferenta in suma de 60.000.000 lei a fost achitata prin plata benevola de prestatorul de servicii pentru reconstituirea fondurilor.
-pentru nejustificarea la finele anului a sumei de 100.000.000 lei
s-au calculat despagubiri civile la nivelul dobanzii BNR de 10,75% -in suma totala de 2..000.000 lei , achitate de prestatorul de servicii ;
2.Nu s-au inregistrat si nu s-au raportat prin situatiile financiare la active fixe in curs de executie (cont 06)valoarea lucrarilor de investitii in suma totala de 1.500.000.000 lei, finantate din fonduri nerambursabile Phare si din contributia statului (TVA restituit); La recomandarea echipei de audit, entitatea a inlaturat neregulile constatate prin inregistrarea in contabilitatea activelor fixe in curs a valorii totale achitate pentru lucrarile de modernizare la sediu cladire "Centrul de asistenta sociala"de 1.500.000.000 lei , Nota de contabilitate nr.10/31.03.200N+1.
3. Nu au fost inregistrate si raportate fondurile primite sub forma de restituire a TVA aferenta lucrarilor de investitii finantate din fonduri nerambur sabile PHARE in suma de 200.000.000 lei. Prin includerea acestor cheltuieli in valoarea totala a activului fix corporal in curs , cont - 06.02(Nota de contabilitate nr.10/31.03.200N+1) neregularitatite constatate au fost inlaturate .
4. Nu s-au inregistrat in contabilitate si nu s-au raportat prin situatiile financiare incheiate la finele anului auditat(situatia creantelor si datoriilor) creante de incasat provenite din impozite si taxe de la populatie in valoare de 1.200.000.000 lei.
La recomandarea echipei de audit,entitatea a efectuat un punctaj intre datele inregistrate in contabilitate(pe categorii de impo zite si taxe) si cele ce decurg din evidenta nominala condusa prin aplicatia ATLAS, diferenta rezultata la sursa "Impozit pe teren persoane fizice " de 1.200.000.000 lei fiind inregistrata in contabilitatea creantelor de incasat cuvenite bugetului local(Nota de contabilitate nr.10/31.03.200N+1).
5. Nu s-au inregistrat si raportat prin situatiile financiare(situatia creantelor si datoriilor) clienti neincasati , in suma de 2.000.000 lei . Atat chiria restanta, de 10.000.000 lei, cat si penalitatile contractuale calculate, in suma de 2.000.000 lei au fost incasate operativ de la chirias, cu chitanta nr.88 din 31.03.200N+1 si depusa cu FV nr.4444444/31.03.200N+1.
6. Mentinerea nejustificata in contabilitatea furnizorilor neinca sati si raportarea prin situatiile financiare de inchieiere de an a sumei de 45.000.000 lei, fara ca aceasta suma sa reprezinte o obligatie a entitatii catre furnizor, fara ca aceasta sa derive din angajamente legale. Furnizorul S.C.Muntenia Constructii SA a recunoscut eroarea si ca atare a procedat la scaderea , facturarea in rosu a sumei de 45.000.000 lei (f. f. nr. 7775100 din 31.03 200N+1). De asemenea entitatea a procedat la scaderea din contabilitatea furnizorilor neachitati a sumei de 45.000.000 lei, inlaturand neregulile constatate (Nota de contabilitate nr.3/31.03.200N+1).
B. Constatari fara impact asupra situatiilor financiare Recomandari
1. Mediu de control intern existent in entitate, statuat prin Regulament intern, dispozitie de control financiar preventiv propriu si fisele posturilor pentru personalul de conducere, nu cuprinde suficiente referiri si responsabilitati , nu acopera toate domeniile (practicile acceptate, conflictele de interese, standarde de comportament, relatiile dintre conducere si angajatii, furnizori si clienti) Se recomanda : Revizuirea Regulamentului intern , a fiselor posturilor personalului din conducerea serviciilor si birourilor proprii, a atributiunilor controlului financiar preventiv propriu si implementarea de metode si proceduri, prin cuprinderea tuturor atributiunilor de control intern exercitate, pe fiecare nivel ierarhic de organizare si functie de specificul fiecarei activitati , astfel incat sa se asigure un control intern operativ pe fiecare structura organizatorica, care sa asigure administrarea fondurilor in mod economic, eficient si eficace.
2.Auditul intern al entitatii nu s-a desfasurat in conditiile normale, neatingandu-si scopul pentru care s-a organizat. Se recomanda : Imbunatatirea activitatii de audit public intern pentru a fi in situatia sa evalueze daca sistemele de management financiar si control al primariei sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate , regularitate, economicitate,eficienta si eficacitate
3.Entitatea nu detine proceduri scrise privind modalitatile de inregistrare in contabilitate a creantelor provenite din impozite si taxe datorate bugetului local si care sufera modificari pe parcursul anului in ceea ce priveste marimea masei impo zabile ( iesiri sau intrari in masa impozabila) Se recomanda: Stabilirea si implementarea de politici scrise privind constatarea, controlul si inregistrarea in contabilitate a creantelor cuvenite bugetului local din impozite si taxe locale, prin cuprinderea, pe de o parte , a modalitatilor de inregistrare, preluare si revizuire a datelor cuprinse in situatiile emanate de aplicatia informatica ATLAS , cu datele din evidenta contabila , iar pe de alta parte , prin utilizarea Borderourilor de debitare sau scadere in cazul operarilor efectuate pe parcursul anului .
4. Nu s-a efectuat inventarierea creantelor cuvenite bugetului local, provenite din impozite si taxe locale restante la plata la 31.12.200N (cont220.32),a clienti lor neincasati (cont225) si a furnizorilor neachitati (cont 234); Se recomanda :Ca inventarierea acestor operatiuni sa se efectueze prin verificarea si confirmarea pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii, in vederea punerii de acord a datelor inregistrate in contabilitate si care urmeaza a fi raportate prin situatiile financiare;
5.Entitatea nu detine proceduri de control privind creantele cuvenite bugetului local privind impozitele si taxele locale si nu a aplicat toate etapele de executare silita in cazul contribuabililor persoane fizice rau platnice , situatie ce ar putea genera in viitor expirarea perioadelor legale de prescriptie, cu implicatii deosebite asupra nivelului creantelor cuvenite bugetului local . Se recomanda: Stabilirea si implementarea de proceduri si politici scrise statuate prin Codul fiscal si codul de procedura fiscala privind urmarirea si controlul executarii creantelor cuvenite bugetului local din impozite si taxe , a aplicarii graduale si eficiente a masurilor de executare silita, in vederea eliminarii riscului de prescriptie al acestora .
6. Prin Programul anual al achizitiilor publice pe anul 200N, entitatea nu a facut o evaluare a contractelor de achizitii, nu s-au stabilit procedurile legale de achizitii publice pe categorii de produse, lucrari si servicii si nu
s-au efectuat raportarile trimestriale obligatorii; Se recomanda: Stabilirea de responsabilitati clare si usor de urmat privind intocmirea programului anual al achizitiilor publice, prin cuprinderea tuturor elementelor obligatorii legale si asigurarea intocmirii rapoartelor trimestriale catre D.G.F.P. Dambovita.
2. Introducere generala
Am auditat contul de executie bugetara si bilantul contabil incheiat la 31.12.200N la Consiliul Local al Orasului Gaesti, cu sediul in orasul Gaesti, jud. Dambovita , str.13 Decembrie nr.102 A.
Am planificat si realizat auditul pentru a obtine o asigurare rezonabila ca situatiile financiare ofera o imagine reala, fidela si nu includ erori materiale si neregularitati.
Auditul financiar a constat in examinarea pe baza de teste a probelor care sustin sumele si modul de prezentare a acestora in situatiile financiare, in evaluarea principiilor contabile utilizate si evaluarea situatiei financiare generale.
Auditul financiar realizat confera o baza rezonabila pentru emiterea unei opinii.
Intocmirea si prezentarea situatiilor financiare constituie responsabilitatea conducerii entitatii.
Responsabilitatea noastra este aceea de a exprima o opinie independenta asupra situatiilor financiare analizate cu ocazia auditului.
3. Prezentarea generala
3.1. Obiectivele auditului
3.1.1. Obiectivul general
Obiectivul general al auditului il constituie furnizarea asigurarii ca situatiile examinate sunt complete si intocmite cu acuratete iar operatiile s-au efectuat in conformitate cu actele normative in vigoare.
3.1.2. Obiective principale
Obiectivul principal al auditului il constituie obtinerea unei asigurari privind acuratetea si integralitatea situatilor financiare, ca operatiunile care sustin situatiile financiare sunt legale si respecta prevederile legilor si reglementarilor, ca situatiile financiare au fost intocmite si prezentate corect si ca nu includ erori materiale si neregularitati.
3.1.3. Obiective specifice
Nu au fost identificate situatii speciale care sa necesite investigatii referitoare la conduita factorilor de decizie din cadrul entitatii, iar in actul de control anterior nu au fost consemnate abateri, a caror rezolvare sa fie urmarita.
3.2. Standardele si normele de audit aplicabile
Auditul s-a desfasurat in concordanta cu reglementarile legale in vigoare privind auditul financiar si regularitate
3.3. Destinatarul si utilizatorul raportului de audit
Destinatarul si utilizatorul raportului de audit este Consiliul Local al Orasului Gaesti.
3.4. Programul de audit si anul auditat
Auditul financiar s-a desfasurat asupra situatiilor financiare apartinand Consiliului Local al Orasului Gaesti pentru anul 200N, respectiv :
- Bilant contabil ;
- Situatia privind executia cheltuielilor angajate la finele trimestrului IV ;
- Contul de executie a bugetului Casei de Cultura, institutie finantata din venituri proprii si alocatii de la bugetul local ;
- Contul de executie al bugetului local (cont consolidat);
- Venituri , cheltuieli si excedente ale bugetelui local ;
- Detalierea cheltuielilor ;
- Situatia activelor fixe ;
- Situatia creantelor si datoriilor ;
- Plati restante ;
- Contul de executie a donatiilor/sponsorizari primite si utilizate ;
- Contul de executie a bugetului fondurilor PHARE ;
- Cont de executie a veniturilor si cheltuielilor evidentiate in afara bugetului local ;
Conducerea contabilitatii se face in partida dubla, potrivit planului de conturi pentru institutii si publice si normele de aplicare aprobate prin O.M.F. nr. 324/ 1984, cu modificarile ulterioare si Ordinului Ministrului Finantelor Publice nr. 520 din 15 aprilie 2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii veniturilor bugetare si asigura inregistrarea operatiunilor privind: drepturile constatate, veniturile incasate, cheltuielile efectuate in executarea bugetelor locale, precum si obligatiile cu termene legale de plata pana la data de 31 decembrie 200N; evidenta subventiilor primite de la bugetul de stat si de la celelalte bugete, precum si a sumelor defalcate din bugetul de stat, potrivit legii; gestiunea datoriei publice locale interne si externe; stabilirea rezultatului executiei bugetelor locale prin inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli.
Pentru anul 200N entitatea a avut prevederi bugetare in suma de 300.000.000 mii lei si a realizat incasari de 250.000.000 mii lei. In anul auditat, institutia a efectuat plati nete in suma de 250.000.000 mii lei, rezultand la finele anului un excedent de 50.000 mii lei.
La activitatile finantate din venituri extrabugetare entitatea a realizat astfel de venituri in suma de 600.000 mii lei si cheltuieli in suma de 650.000 mii lei , diferenta de 50.000 mii lei reprezinta cheltuieli efectuate din soldul de inceput al anului auditat.
De asemenea, entitatea a mai beneficiat de fonduri externe nerambursabile PHARE in suma de 1.500.000 mii lei si a efectuat plati nete de casa in suma de 1.400.000 mii lei.
Activul si pasivul bilantului anului auditat a fost in suma de 750.000. mii lei.
4. Metodologia de audit
Auditul financiar s-a desfasurat dupa incheierea exercitiului financiar al anului 200N, realizandu-se un audit final.
Situatiile financiare supuse auditarii au fost evaluate dupa principiile contabile prevazute de legislatia in vigoare , respectiv :
-principiul universalitatii (veniturile si cheltuielile se includ in buget in totalitate, in sume brute) ;
- principiul publicitatii (sistemul bugetar este deschis si transparent);
- principiul unitatii (veniturile si cheltuielile bugetare se inscriu intr-un singur document, pentru a se asigura utilizarea eficienta si monitorizarea fondurilor publice);
- principiul anualitatii (veniturile si cheltuielile bugetare sunt aprobate prin lege pe o perioada de un an, care corespunde exercitiului bugetar);
- principiul specializarii bugetare (veniturile si cheltuielile bugetare se inscriu si se aproba in buget pe surse de provenienta si, respectiv, pe categorii de cheltuieli, grupate dupa natura lor economica si destinatia acestora, potrivit clasificatiei bugetare);
- principiul unitatii monetare (toate operatiunile bugetare se exprima in moneda nationala);
Conform Manualului de Audit Financiar si Regularitate nivelul de materialitate utilizat pentru auditarea contului de executie si a bilantului contabil este de 0,5%-2%, echipa de audit optand pentru un nivel de 1% aplicat asupra cheltuielilor totale de 150.000.000 mii lei ceea ce echivaleaza cu 1.500.000 mii lei, prag al materialitatii utilizat pentru toate categoriile de operatiuni economice.
S-a optat pentru acest nivel avandu-se la baza in principal intensitatea impactului pe care situatiile financiare le-a avut asupra a 4 categorii de utilizatori (politicieni, publicul, mass-media si structurile descentralizate ale statului) in contextul in care anul auditat a fost an electoral, precum si faptul ca acest nivel constituie un nivel optim , atat pentru operatiunile din categoria de venituri, cat si pentru operatiunile de cheltuieli, ambele categorii de operatiuni avand marimi aproximativ egale .
Nivelul de incredere avut in vedere de echipa de audit este de 95%.
In vederea evaluarii privind probabilitatea ca o declaratie eronata sau o neregularitate sa poata apare inainte de analizarea eficacitatii controalelor interne si pentru a facilita un audit eficient, auditorii au procedat la divizarea situatiilor financiare in categoriile de operatiuni economice ( in cazul contului de executie fiind definite un numar de 10 categorii economice -4 la "Venituri "si 6 la "Cheltuieli", iar in cazul bilantului contabil un numar de 2 categorii economice -"Active fixe" si "Creante si datorii") , in evaluarea riscului inerent tinandu-se cont de o serie de factori specifici fiecarei categorii de operatiune economica, cat si de discutiile cu managementul entitatii .
Mediul general de control al entitatii auditate , chiar daca a avut unele repere relativ clar conturate, nu a asigurat in anul 200N o aplicare eficienta a politicilor si procedurilor de control intern , transparenta si coerenta sistemului fiind afectate de un un flux de comunicare deficitar , dar fara a genera blocaje in activitatea entitatii .
In conditiile prezentate , auditorii si-au mentinut o rezerva semnificativa asupra calitatii mediului de control al Primariei Gaesti , apreciindu-l ca slab si neadecvat pentru misiunea de audit, pentru a fi luat in considerare .
Pentru a obtine probele necesare atestarii asertiunilor (exhaustivitatea, acuratetea, realitatea, regularitatea si prezentarea) pentru cifrele reprezentand veniturile si cheltuielile inscrise in contul de executie si asertiunilor (exhaustivitate, proprietatea, evaluarea, existenta si prezentarea) pentru cifrele din bilant reprezentand active fixe si creante si atorii, echipa de audit a avut in vedere efectuarea diferitelor tipuri de teste de audit - teste directe de fond, proceduri analitice, teste de control.
Echipa de audit a avut in vedere o abordare pentru auditarea fiecarei categorii de operatiuni si pentru fiecare obiectiv referitor la categoria de operatiuni respectiva.
Au fost efectuate proceduri analitice in cazul categoriei de "Cheltuieli cu salariile" pentru a evalua daca cifrele (populatia) sunt rezonabile.
In acest sens au fost solicitate entitatii situatii in format electronic cat si in format scris,utilizandu-se informatiile din situatiile financiare ale anului 200N-1 (contul de executie , situatii de raportare a salariilor).
In baza cifrelor privind realizarile din anul 200N-1, corectate cu intrarile, iesirile, precum si nivelul indicilor de indexare si prin compararea nivelului realizarilor inscrise in situatiile financiare ale anului 200N cu cifrele estimate,s-a concluzionat ca diferenta stabilita se incadreaze in diferenta acceptabila.
In cazul categoriei de operatiuni economice "Creante si datorii" datorita faptului ca valoarea creantelor raportate prin situatiile financiare nu a corespuns cu valoarea creantelor din evidenta nominala asigurata prin sistem informatic ATLAS, a determinat echipa de audit sa comunice entitatii acest lucru si sa procedeze la reconcilierea cu aceasta, in vederea depistarii factorilor suplimentari de influenta asupra populatiei din aceasta categorie.
In urma includerii factorilor suplimentari, a rezultat ca eroarea este certa fapt ce a determinat la cresterea factorului de risc de la 2 la 3 si la cresterea marimii esantionului supus auditarii.
Testarea directa de fond s-a efectuat asupra unui esantion din fiecare categorie de operatiuni economice.
Pentru stabilirea esantioanelor s-au utilizat metodele statistice MUS si esantionare aleatorie simpla si metoda nestatistica utilizandu-se rationamentul profesional .
De asemenea s-a procedat la Calculul preciziei, auditorii stabilind precizia la un procent de 85% (situat intre nivelurile standardizate de 80 % - 90%), nivel mai mare decat cel de 90%, in scopul de a nu stabili esantioane cu dimensiuni prea mici, rezultand urmatoarele esantioane:
Pentru toate categoriile de operatiuni economice, tehnicile de obtinere a probelor de audit utilizate au fost inspectia, intervievarea, confirmarea si calculul, functie de specificul fiecarei categorii.
5. Constatarile, concluziile si recomandarile auditului
Urmare auditului desfasurat, au rezultat constatari dupa cum urmeaza:
5.1. Constatari cu impact asupra situatiilor financiare ;
5.1.1. Din fondurile nerambursabile PHARE s-au efectuat cheltuieli neeligibile sub forma de avansuri acordate in cursul anului 200N in valoare totala de 100.000.000 lei si nejustificate la finele anului auditat cu documente justificative care sa ateste prestarea serviciilor, avand drept consecinte majorarea cheltuielilor raportate prin contul de executie.
Pentru cheltuielile cu salariile acordate echipei de implementare a programului , respectiv cheltuielile de consultanta platite Asociatiei pentru Someri Dambovita,in suma de 300.000.000 lei, prin transferul de bani in baza unui contract de prestari servicii,la finele anului auditat numai suma de 200.000.000 ei este dovedita cu state de plata, pentru suma de 100.000.000 lei entitatea nu detine state de plata doveditoare , aceste cheltuieli regasindu-se sub forma de avansuri nejustificate de furnizorul de servicii la 31.12.200N.
In aceste conditii, potrivit regulilor de eligibilitate prevazute in Ghidul Practic pentru Phare, suma totala de 100.00.000 lei reprezinta cheltuieli neeligibile la finele anului 200N.
In sustinerea celor mentionate , echipa de audit prezinta reglementarile legale in domeniu privind eligibilitatea sumelor platite din aceste fonduri :
- Addendum No.1 to contract no.RO 0007.02.01.02.0329, Cap.II, pct.2.1 Criterii de eligibilitate "Pentru a putea fi considerate eligibile, in contextul proiectului, costurile trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii generale :.. sa fie realizate, inregistrate in contabilitatea Beneficiarului sau a partenerilor Beneficiarului, sa fie identificabile si verificabile, sa fie dovedite prin documente legale ";
- Proceduri de achizitii pentru proiecte finantate in cadrul Programului Phare 2001-CoeziuneEconomica si Sociala : "Achizitiile care urmeaza sa fie efectuate in cadrul proiectelor se vor face potrivit legislatiei romanesti in materie" ; Cap.3 Bugetul proiectului , pct.1.1 "Salarii" : "Avand in vedere prevederile legislatiei romane in vigoare.. Transferul de bani se va face in baza unui contract de prestari servicii si va fi dovedit cu state de plata si cu ordine de plata a viramentelor " ;
- ORDIN nr. 1.862 din 15 decembrie 2004 pentru aprobarea Normelor metodologice privind incheierea executiei bugetare a anului 2004 pct.2.5. (1) "Avansurile acordate ...vor fi recuperate pana la data de 30 decembrie 2004 de catre institutiile publice respective, in conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilitati, dupa caz, din care acestea au fost acordate, in scopul reconstituirii platilor de casa";
- H.G.nr.264/ 2003 privind stabilirea actiunilor si categoriilor de cheltuieli, criteriilor, procedurilor si limitelor pentru efectuarea de plati in avans din fonduri publice, modificata si completata prin H.G.nr.1451/2004 si republicata;ART. 7 (1) "Sumele reprezentand plati in avans, efectuate potrivit prevederilor prezentei hotarari si nejustificate prin bunuri livrate, lucrari executate si servicii prestate pana la sfarsitul anului, in conditiile prevederilor contractuale, vor fi recuperate de catre institutia publica care a acordat avansurile si se vor restitui bugetului din care au fost avansate.";
- Contractul de prestari servicii nr.160/500/200N incheiat cu Asociatia pentru Someri Dambovita, Cap.15. Modalitati de plata :'Achizitorul are obligatia de a efectua plata catre prestatorin termenul convenit : 10 zile de la emiterea facturii de catre prestator.Platile in valuta se vor efectua prin respectarea prevederilor legale.'
S-a adus la cunostiinta conducerii executive constatarile echipei de audit care prin raspunsul formulat a confirmat erorile prezentate, intocmindu-se in acest sens o nota de reconciliere.
De asemenea s-au luat masuri de inlaturare a acestora, dupa cum urmeaza:
- s-au prezentat si justificat salarii achitate pe perioada ianuarie, februarie si martie 200N+1 in valoare de 40.000.000 lei. Pentru nejustificarea la finele anului a sumei de 40.000.000 lei s-au calculat despagubiri civile in suma totala de 2.000.000 lei , achitate de prestatorul de servicii cu OP nr.chitanta nr.660911/12.04.200N+1;:
- Pentru suma de 60.000.000 lei, s-au prezentat documente prin care prestatorul serviciilor, respectiv Asociatia judeteana a Somerilor Dambovita a consimtit si platit suma mentionata.. De asemenea , despagubirile civile calculate in valoare totala de 2.000.000 lei , la nivelul dobanzii BNR de 10,75%.
Eroarea constatata si prezentata are un caracter conjuctural si a aparut in situatia specifica identificata, nefiind necesara extrapolarea acesteia intrucat s-a auditat intreaga populatie.
5.1.2. Entitatea nu a procedat la inchiderea anului auditat la inregistrarea in contabilitatea activelor fixe in curs de executie (cont 06) si nu a raportat prin situatiile financiare(situatia activelor fixe) valoarea lucrarilor de investitii in suma totala de 1.500.000.000 lei, finantate din fonduri nerambursabile Phare si din contributia statului (TVA restituit).
Urmare a Notei de reconciliere , neregularitatile constatate au fost inlaturate, prin inregistrarea in contabilitatea activelor fixe in curs a valorii totale achitate pentru lucrarile de modernizare la sediu cladire "Centrul de asistenta sociala"de 1.500.000.000, Nota de contabilitate nr.10/31.03.200N+1.
Denaturarea din situatiile financiare generata de eroarea constatata se refera la o denaturare neintentionata aparuta in situatiile financiare, reprezentand in fapt o omisiune determinata de caracterul neobisnuit al naturii categoriei de operatiune , entitatea deruland pentru prima data fonduri Phare.
Nu a fost necesara extrapolarea erorii intrucat s-a auditat intreaga valoare a populatiei.
5.1.3. Nu au fost inregistrate si raportate prin contul de executie fondurile primite de la bugetul statului sub forma de restituire a TVA in suma de 200.000.000 lei aferenta lucrarilor de investitii finantate din fonduri nerambursabile PHARE, situatie datorata inregistrarii eronate a acestei sume prin diminuarea contului de cheltuieli 482.
Aceasta situatie a determinat, pe de o parte, ca nivelul cheltuielilor efectuate , inregistrate si raportate de entitate sa fie diminuate nejustificat su suma de 200.000.000 lei, iar pe de alta parte, veniturile primite de la bugetul de stat dub forma de restituire de TVA sa nu fie raportate.
Echipa de audit a adus la cunostiinta conducerii executive situatia constatata , potrivit raspunsurilor formulate prin adresa nr.1111/5.04.200N+1 , insusindu-si constatarile echipei de audit.
Avand in vedere faptul ca situatiile financiare de inchidere de an 200N nu mai pot fi modificate, ajustarile acestora nu sunt posibile, inlaturarea neregularitatilor constatate si mentionate fiint operate prin majorarea valorii activelor fixe corporale in curs, care include si valoarea TVA incasata de la bugetul de stat( Nota de contabilitate nr.10/31.03.200N+1 ) .
Denaturarea din situatiile financiare generata de eroarea constatata se refera la o denaturare neintentionata aparuta in situatiile financiare, reprezentand in fapt o omisiune determinata de caracterul neobisnuit al tranzactiei, respectiv , returnarea taxei pe valoarea adaugata, avand un caracter conjuctural aparand numai in situatia specifica identificata, nefiind necesara extrapolarea acesteia intrucat s-a auditat intreaga populatie.
5.1.4.Nu s-au inregistrat in contabilitate si nu s-au raportat prin situatiile financiare incheiate la finele anului auditat (situatia creantelor si datoriilor), creante in valoare de 1.200.000.000 lei.
Creantele cuvenite bugetului local , neincasate la finele anului auditat , inregistrate si raportate prin situatiile financiare in contul 220.32 "Impozite si taxe" in suma totala de 10.200.000.000 lei sunt mai mici decat nivelul creantelor restante rezultate din operatiunile derulate pe parcursul anului 200N , in suma totala de 11.400.000.000, cu suma de 1.200.000.000 lei .
Aceasta diferenta provine din creante din impozitul pe terenuri detinute de persoane fizice, creante care potrivit sistemului de plata ATLAS inregistrau la finele anului o valoare de 2.400.000.000, iar valoarea de inregistrare in contabilitate era de 1.200.000.000 lei.
Aceasta situatie a fost generata , pe de o parte, de nepunerea de acord , la finele anului , a creantelor cuprinse in lista de ramasita intocmita prin aplicatia ATLAS cu datele inregistrate in contabilitate, iar pe de alta parte, datorita lipsei procedurilor scrise privind constatarea, controlul si inregistrarea in contabilitate a creantelor cuvenite bugetului local.
Fata de acest din urma aspect, echipa de audit a constatat ca datele (privind impozitele si taxele locale) prelucrate in sistemul informatic ATLAS nu sunt preluate in mod automat de serviciul de contabilitate, entitatea nedetinand proceduri scrise privind nivelurile si modul de revizuire a datelor inregistrate in sistemul electronic ATLAS si cele inregistrate in contabilitate.
Nu s-au respectat prevederile :
- O.M.F.P. nr. 1.753 din 22 noiembrie 2004 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de activ si de pasiv, pct.29. "Creantele si obligatiile fata de terti sunt supuse verificarii si confirmarii pe baza extraselor soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor de creante si datorii care detin ponderea valorica in totalul soldurilor acestor conturi, potrivit "Extrasului de cont" (cod 14-6-3), prezentat ca model in anexa la prezentele norme, sau punctajelor reciproce, in functie de necesitati. Nerespectarea acestei proceduri, precum si refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme";
- O.M.F.nr.520/2003pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea si conducerea contabilitatii veniturilor bugetare pct.4 "Contabilitatea operatiunilor privind constatarea si incasarea veniturilor bugetului de stat se conduce potrivit prezentelor norme pe structura clasificatiei bugetului de stat, pe baza situatiilor centralizatoare transmise zilnic de catre compartimentele de specialitate care au atributii in prelucrarea documentelor justificative (compartimentul de gestiune a declaratiilor, compartimentul de colectare si executare silita, unitatile de trezorerie si contabilitate publica etc.)";
- Legea contabilitatii nr.82/1991 republicata art.13 alin.2 " Creantele si datoriile se inregistreaza in contabilitate la valoarea nominala.";
Echipa de audit a adus la cunostiinta conducerii executive cele contstate, intocmindu-se in acest sens Nota de intalnire .
Potrivit raspunsurilor formulate de entitate si a Notei de reconciliere intocmite, conducerea executiva a entitatii a confirmat realitatea constatarilor facute.
In vederea inlaturarii neregularitatilor constatate si prezentate, entitatea a procedat la efectuarea unui punctaj intre datele inregistrate in contabilitate ( pe categorii de impozite si taxe) si cele ce decurg din evidenta nominala condusa prin aplicatia ATLAS, diferenta rezultata la sursa "Impozit pe teren persoane fizice " de 1.200.000.000 lei, fiind inregistrata in contabilitatea creantelor de incasat cuvenite bugetului local, potrivit Notei de contabilitate nr.10/31.03.200N+1.
Denaturarea din situatiile financiare generata de eroarea constatata se refera la o denaturare determinata , pe de o parte , de nepunerea de acord , la finele anului , a creantelor cuprinse in lista de ramasita intocmita prin aplicatia ATLAS cu datele inregistrate in contabilitate, iar pe de alta parte, datorita lipsei procedurilor scrise privind constatarea, controlul si inregistrarea in contabilitate a creantelor cuvenite bugetului local.
Nu a fost necesara extrapolarea erorii la nivelul categoriei de populatie intrucat , prin punctajul efectuat de entitate pe parcursul misiunii de audit s-au cuprins toate operatiunile privind creantele din evidenta nominala a rolurile pe persoane fizice .
5.1.5.Nu s-au inregistrat in contabilitatea clientilor neincasati si nu s-au raportat prin situatiile financiare (situatia creantelor si datoriilor) suma de 2.000.000 lei.
Datorita neurmaririi contractelor de inchiriere , a lipsei controlului intern , si a neefectuarii la finele anului a verificarii si confirmarii soldurilor, in cazul SC Gospodarie Comunala SA care inregistra o chirie restanta de 10.000.000 lei, entitatea nu a procedat ca calcularea, inregistrarea si raportarea prin situatiile financiare a penalitatilor contractuale in suma totala de 2.000.000 lei .
Pe parcursul misiunii de audit, conducerea executiva a entitatii a fost incunostiintata de neregulile privind necalcularea, neinregistrarea si neraportarea unor creante cuvenite bugetului locala la finele anului 200N, reprezentand penalitati pentru neplata la termenle contractuale datorate de SC Gospodarie Comunala SA, in suma de 2.000.000. lei (calculate la data efectuarii auditului).
Atat chiria restanta, de 10.000.000 lei, cat si penalitatile contractuale calculate, in suma de 2.00.000 lei au fost incasate operativ de la chirias, cu chitanta nr.88/31.03.200N+1 si depusa cu FV nr.4444444/31.03.200N+1.
Se recomanda : Calcularea si inregistrarea in contabilitate a creantelor provenite din clienti neincasati (inclusiv a penalitatilor datorate de clientii rai platnici) pe baza unei situatii lunare transmise serviciului buget-contabilitate, respectandu-se intocmai atributiunile din fisa postului, in scopul raportarii prin situatiile financiare de inchidere a anului 200N+1 a creantelor la valoarea lor reala .
5.1.6. Mentinerea nejustificata in contabilitatea furnizorilor neachitati si raportarea prin situatiile financiare de inchieiere de an (situatia creantelor si datoriilor)a sumei 45.000.000 lei, in conditiile in care aceasta obligatie nu este reala si certa si nu deriva din angajamente legale.
In cazul furnizorilor neachitati la finele anului 200N, cuprinsi in esantion, in suma totala de 3.000.000.000, echipa de audit a constatat ca pentru suma de 45.000.000 lei entitatea nu a prezentat documente legale din care sa rezulte obligatiile de plata catre furnizorul SC Constructii Muntenia SA, respectiv : contract sau comanda de livrare, Nota de intrare receptie in gestiune , Procese verbale de receptie lucrari sau situatii privind efectuarea unor lucrari.
De asemenea , echipa de audit a retinut faptul ca , desi facturile fiscale mentionate provin din anul 200N-2 si nu cuprind date privind delegatul entitatii, acestea au fost inregistrate pe cheltuiala in anul 200N-2, pana la data misiunii de audit, entitatea neluand masuri de clarificare a sumelor pastrate in evidenta furnizorilor neachitati.
Astfel, in conditiile prezentate, mentinerea in contabilitatea furnizorilor , a sumei de 45.000.000 lei este nejustificata.
Echipa de audit a adus la cunostiinta conducerii executive rezultatele auditului, intocmindu-se in acest sens Nota de intalnire, prin raspunsurile formulate recunoscandu-se erorile si insusindu-si recomandarile.
Pentru inlaturarea neregulilor constatate, entitatea a prezentat echipei de audit factura fiscala, prin care furnizorul SC Muntenia Constructii SA a recunoscut eroarea , si ca atare a procedat la scaderea - facturarea in rosu a sumei de 45.000.000 lei. De asemenea entitatea a procedat la scaderea din contabilitatea furnizorilor neachitati a sumei de 45.000.000 ei, inlaturand neregulile constatate (Nota de contabilitate nr.10/31.03.200N).
5.2.Constatari fara impact asupra situatiilor financiare;
5.2.1. Mediu de control intern existent in entitate, statuat prin Regulament intern si fisele posturilor pentru personalul de conducere, nu cuprinde suficiente referiri si responsabilitati , nu acopera toate domeniile (practicile acceptate, conflictele de interese, standarde de comportament, relatiile dintre conducere si angajatii, furnizori si clienti) si nu este comunicat periodic angajatilor (la 6 luni) , prin confirmare scrisa , situatia prezentandu-se dupa cum urmeaza :
- in general salariatii din posturile cheie nu cunosc amanuntit etaloanele pentru atitudinea si comportamentul salariatilor din subordine , astfel :
- fisele posturilor pentru personalul de conducere nu fac suficiente referiri la responsabilitatile de control (serviciul buget, contabilitate, impozite si taxe; biroul juridic, autoritate tutelara, protectie sociala, relatii cu publicul, stare civila; biroul administrativ gospodaresc; biroul administratie publica locala);
-nu exista proceduri scrise pentru politicile de recrutare personal, pentru perfectionare si pregatire profesionala ;
-nu exista o structura organizatorica bine definita, avand filiere ierarhice clare de raportare, valabile pentru toate functiile de personal;
-nu exista reglementari metodologice sau politici scrise proprii privind controlul impozitelor si taxelor locale ;
-nu exista politici scrise privind controlul intern a operatiunilor derulate in cadrul biroului juridic, autoritate tutelara, stare civila si relatii cu publicul si nici politici scrise care sa reglementeze relatiile acestui birou cu cetatenii care solicita diverse forme de sprijin social, pentru anul auditat neefectuandu-se evaluari independente asupra activitatii desfasurate de acesta ;
-activitatea de control financiar preventiv propriu desi a fost organizata si a functionat pe tot parcursul anului 200N nu a fost revizuita , in sensul completarii cu noile reglementari legale in domeniu (implementarea listelor de verificare Check-list pentru fiecare categorie de operatiune economica conform H.G.nr.912/2004);
Se recomanda : ordonatorului de credite, ca pana la data de 30.05.200N+1 sa revizuiasca sistemul de control intern existent , prin aducerea acetuia la standarde care sa-i ofere credibilitate in probele administrate in legatura cu acurateatea datelor cuprinse in situatiile financiare la finele anului 200N+1, respectiv :
- sa actualizeze si sa revizuiasca fisele posturilor pentru fiecare angajat implicat in sistemul de control intern , astfel incat acestea sa acopere toate domeniile (practici acceptate, conflicte de interese, standarde de comportament, relatii intre conducere si angajati, furnizori si clienti) si sa fie cunoscute prin comunicare periodica personalului ;