Pentru întocmirea bilanţului contabil se utilizează datele existente în balanţa de verificare finală a conturilor sintetice, puse de acord cu cele din balanţa conturilor analitice.
Operaţiunea de completare a bilanţului constă în prelucrarea şi transcrierea datelor din balanţa de verificare finală şi din bilanţul exerciţiului anterior.
În formularul de bilanţ propriu-zis se înscriu soldurile debitoare ale conturilor care reflectă elementele patrimoniale de activ, precum şi soldurile creditoare ale conturilor destinate urmăririi elementelor patrimoniale de pasiv, făcându-se după caz anumite grupări, însumări, rectificări ale lor.
Elementele patrimoniale de activ se înscriu în bilanţ la valoarea de intrare în patrimoniu ( contabilă ) pusă de acord cu rezultatul inventarierii în sensul diminuării ei cu amortizările şi provizioanele pentru depreciere, care poate fi denumită valoare netă.
Elementele patrimoniale de pasiv se consemnează în bilanţ la valoarea de intrare, iar provizioanele reglementate, provizioanele pentru riscuri şi cheltuieli constituie posturi bilanţiere distincte.
Un număr relativ redus de conturi sintetice au posturi corespondente în bilanţ. Acestea se completează prin înscrierea soldurilor finale pe care le au conturile corespondente. De exemplu: "Furnizori-debitori" (409), " Decontări cu asociaţii privind capitalul" (456), "Rezultatul exerciţiului" (121), "Repartizarea profitului" (129) etc.
O altă grupă de conturi de activ conţine conturi ce au posturi corespondente în bilanţ, însă elementele patrimoniale care le reflectă sunt supuse uzurii şi/sau deprecierii, fapt pentru care posturile bilanţiere se completează prin scăderea din soldurile debitoare ale conturilor respective a soldurilor finale creditoare ale conturilor corespunzătoare de amortizări şi/ sau provizioane. De exemplu perechile de conturi: "Imobilizări necorporale în curs" (230) şi "Provizioane pentru deprecierea imobilizărilor în curs" (293) sau "Terenuri" (2111) şi "Amortizarea terenurilor" (2810) etc.
O altă grupă distinctă de conturi de pasiv o constituie cele care se înscriu în bilanţ prin gruparea şi însumarea soldurilor creditoare de la mai multe conturi. De exemplu: "Rezerve legale" (1061), "Rezerve statutare" (1063) şi "Alte rezerve" care formează postul "Rezerve"; "Prime de emisiune sau de aport" (1041), " Prime de fuziune" (1042) constituie postul "Prime legate de capital" etc.
O categorie distinctă de conturi o constituie cele de activ care în vederea înscrierii lor în posturi bilanţiere se grupează câte doua sau trei conturi ce reflectă elemente patrimoniale distincte, iar din totalul soldurilor debitoare se scade totalul soldurilor creditoare ale conturilor de amortizări şi/sau provizioane aferente. De exemplu: "Cheltuieli de constituire şi de cercetare-dezvoltare", post în componenţa căruia sunt incluse soldurile conturilor: "Cheltuieli de constituire" (201), "Cheltuieli de cercetare si dezvoltare" (203), "Amortizarea cheltuielilor de constiture" (2801), "Amortizarea cheltuielilor de cercetere si dezvoltare" (2803) si "Provizioane pentru deprecierea imobilizarilor necorporale" (290).
Se poate considera o categorie distinctă şi specifică de conturi cele încadrate în grupele 42-45 din planul de conturi, pentru care atât în activ cât şi în pasiv se găseşte câte un post bilanţier cu denumirea "Alte creante" şi respectiv "Alte datorii". La aceste posturi se înscriu în general aceleaşi conturi, după cum prezintă solduri finale debitoare şi respectiv creditoare, dintre care se amintesc conturile privind personalul, asigurările sociale, protecţia socială, bugetul statului, alte organisme publice, decontări în cadrul grupului şi conturi asimilate celor de mai sus, fără vreo compensare între ele.
Pentru contul de "Profit si pierdere" datele necesare sunt preluate din ultima balanţa de verificare, numai că în acest caz sunt preluate rulajele cumulate ale conturilor de venituri şi cheltuieli, adică se prezintă o mişcare, o realizare cumulată a veniturilor şi cheltuielilor şi a rezultatelor financiare pe anul respectiv.
Celelalte anexe la bilanţ se întocmesc în baza datelor din bilanţ şi a soldurilor analitice din ultima balanţă de verificare.
Datorită caracterului complex al lucrărilor impuse de întocmirea bilanţului perioada de elaborare a acestuia este lungă, termenul limită de publicare oficială în Monitorul Oficial fiind 15 aprilie pentru exerciţiul anterior.
