Ministerul Finanţelor emite norme de întocmire şi centralizare a bilanţului contabil în fiecare an , dar legea de bază care reglementează întocmirea, verificarea şi certificarea bilanţului este Legea Contabilităţii 82/1991. Aceasta lege este completată cu prevederile Legii 31/1990 privind societătile comerciale, republicată.
Legea Contabilităţii 82/1991 reglementează regimul legal al bilanţului contabil în cadrul capitolului IV, care prevede la art.27 ca "Bilanţul contabil se întocmeşte obligatoriu anual, precum şi în situaţia fuziunii sau încetării activităţii." Bilanţul mai poate fi întocmit la cererea Adunării Generale a Acţionarilor sau a Consiliului de Administraţie. Întreprinderile cu capital de stat îl întocmesc şi trimestrial.
Agenţii economici prevăzuţi la art.1 din Legea Contabilităţii nr.82/1991, au obligaţia să întocmească şi să depună bilanţul contabil la direcţiile generale ale finanţelor publice şi controlului financiar de stat judeţene, respectiv, a municipiului Bucureşti sau la administraţiile financiare ale sectoarelor, potrivit prevederilor hotărârilor guvernului.
La întocmirea bilanţului contabil se au în vedere regulile cu caracter general prevăzute în capitolul IV din Legea Contabilităţii nr.82/1991, precum şi Precizările privind măsurile referitoare la închiderea exerciţiului financiar aprobate expres prin Ordinul Ministerului Finanţelor.
Regiile autonome şi societăţile comerciale care au în subordine subunităţi sau filiale în ţară, vor verifica şi centraliza balanţele de verificare a conturilor sintetice, întocmind bilanţul contabil centralizat al regiei sau societăţii.
Societăţile comerciale, care au în subordine sucursale şi filiale care desfăşoară activitate şi au sediul în străinătate vor evalua, în lei, rulajele şi soldurile exprimate în valută, din balanţele de verificare a conturilor sintetice transmise de acestea, la cursul valutar din ultima zi a lunii decembrie a anului pentru care se închide bilanţul şi se vor centraliza cu balanţa de verificare întocmită pentru operaţiunile economico-financiare desfăşurate în ţară.
În vederea alinierii la nomenclatorul activităţilor Uniunii Europene, în formularul de bilanţ, agenţii economici vor înscrie, pe lângă codul de ramură din nomenclatorul prevăzut de Ministerul Finanţelor şi codul privind clasificarea activităţilor din economia naţională.
Bilanţul contabil anual precum şi raportul de gestiune, se semnează de administratorul unităţii şi de conducătorul compartimentului financiar-contabil, iar în lipsa acestora de către înlocuitorii lor de drept.
Administratorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar contabil poartă răspunderea ( potrivit legii ), asupra realităţii şi exactităţii datelor cu privire la situaţia patrimoniului şi realizării indicatorilor economico-financiari raportaţi prin bilanţul contabil.
Conducătorul compartimentului financiar contabil are obligaţia să verifice respectarea prevederilor din Normele Metodologice privind întocmirea, verificarea şi centralizarea bilanţurilor contabile, asigurarea respectării corelaţiilor dintre indicatorii din formulare, urmărind realitatea datelor ce se raportează prin bilanţul contabil.
Potrivit art. 29 din Legea Contabilităţii, bilanţurile contabile sunt supuse verificării şi certificării de către cenzori, contabili autorizaţi sau experţi contabili, după caz.
Sunt supuse verificării şi certificării, bilanţurile contabile ale societăţilor comerciale şi ale altor unităţi patrimoniale care, potrivit legii, statutelor sau contractelor de asociere au obligaţia să aibă cenzori. În cazul intreprinderilor mici sau mijlocii, bilanţurile contabile nu sunt supuse verificării si certificării de către experţi contabili sau contabili autorizaţi, conducerea unităţii având întreaga răspundere pentru corecta alcătuire a bilanţului.
Prin verificarea şi certificarea bilanţurilor se confirmă dacă acestea dau o imagine fidelă, clară şi completă a patrimoniului, situaţiei financiare şi a rezultatului exerciţiului. În acest scop, pe baza verificărilor din cursul anului, precum şi a altor elemente apreciate ca fiind necesare se întocmeşte un raport din care să rezulte, în principal, următoarele:
- dacă bilanţul contabil concordă sau nu cu registrele contabile;
- dacă registrele de contabilitate sunt ţinute în conformitate cu reglementările în vigoare;
- respectarea cu buna credinţă a regulilor privind evaluarea patrimoniului şi a celorlalte norme şi principii contabile.
Schema generală de verificare şi certificare a bilanţului contabil se poate prezenta astfel:
ilanţul contabil poate fi certificat fără rezerve, cu rezerve sau se refuză certificarea acestuia. Motivele certificării cu rezerve sau refuzul de certificare se menţionează în raport.
După aprobarea bilanţului de Adunarea Generală ( în cazul bilanţului anual ), acesta împreună cu raportul cenzorilor este transmis până la data de 15 aprilie a anului următor la Direcţiile Generale ale Finanţelor Publice judeţene şi a municipiului Bucureşti, în vederea verificării şi centralizării.
După verificare un exemplar se depune la Registrul Comerţului şi o sinteză a bilanţului propriu-zis şi a contului de "Profit şi pierdere" este transmisă spre publicare în Monitorul Oficial în cazul întreprinderilor mari sau într-o publicaţie de largă circulaţie pentru întreprinderile mijlocii. Publicarea bilanţului se poate face într-o formă simplificată. Unităţile patrimoniale mici sau mijlocii pot întocmi bilanţul contabil, în formă simplificată, în timp ce unităţile patrimoniale mari au obligaţia să întocmească bilanţul contabil sub formă dezvoltată, considerată " baza ".
Termenele pentru depunerea bilanţului contabil sunt urmatoarele:
- până la 10 martie, declaraţiile agenţilor economici care nu au desfăşurat activitate de la data înfiinţării pănă la 31 decembrie a anului pentru care se încheie bilanţul;
- până la 31 martie, agenţii economici care, potrivit prevederilor Ordinului Guvernului sunt grupaţi în categoria contribuabililor mici;
- până la 15 aprilie, agenţii economici care, potrivit prevederilor O.G. sunt grupaţi în categoria contribuabililor mari.
Termenele enumerate mai sus vor fi respectate şi de unităţile cu personalitate juridică din sectorul cooperatist şi obştesc, care desfăşoară activităţi economice.
Eventualele erori constatate în contabilitate, după aprobarea şi depunerea bilanţului contabil vor fi corectate în anul în care acestea se constată, bilanţurile contabile ale exerciţiilor anterioare nemaiputând fi modificate. Nedepunerea bilanţurilor contabile sau după caz a declaraţiilor, la termenele prevăzute în normele metodologice, precum şi prezentarea unor bilanţuri necorelate, cu conţinut eronat, costituie contravenţie şi se sancţionează conform prevederilor O.G. emis în acest scop.
Bilanţul contabil anual se păstrează în arhiva intreprinderii timp de 50 de ani, date fiind implicaţiile patrimoniale şi reglementările care se soluţionează pe baza informaţiilor cuprinse în bilanţ.
