5.1. Documentarea activitatii de audit
Indiferent de tipul de audit pe care il desfasoara, auditorii trebuie sa reuneasca in dosarele lor de lucru documente suficiente si cu o valoare probatorie, mai ales in ceea ce priveste baza planificarii, domeniile auditate, activitatea desfasurata si constatarile auditorului.
Auditorii trebuie sa documenteze probele de audit prin documente de lucru intocmite pe masura desfasurarii activitatilor din etapele de planificare, executie si raportare, documente care reflecta nivelul sau de profesionalism, experienta si cunostintele sale.
La intocmirea documentelor de lucru auditorii vor respecta urmatoarele reguli:
a) Documentele de lucru trebuie sa fie complete si intocmite cu acuratete pentru a asigura o fundamentare corespunzatoare a constatarilor, concluziilor si recomandarilor.
b) Documentele de lucru trebuie sa fie clare si inteligibile, fara sa mai necesite explicatii suplimentare pentru ca cei care utilizeaza documentele de lucru sa poata determina scopul acestora, natura si domeniul in care s-a desfasurat auditul si sa identifice concluziile auditorului.
c) Documentele de lucru trebuie sa fie lizibile si aranjate in ordine deoarece documentele intocmite necorespunzator sau neingrijite isi pierd valoarea de probe.
d) Informatiile din documentele de lucru trebuie sa se refere strict la aspectele materiale (semnificative), relevante si utile din punctul de vedere al obiectivelor auditului.
Importanta documentarii tine cont de urmatoarele considerente :
a) Confirma si sustine opiniile auditorilor exprimate in raportul de audit;
b) Imbunatatirea eficienta si eficacitatea activitatii de audit;
c) Constituie o sursa de informatii pentru pregatirea rapoartelor de audit sau pentru a raspunde oricaror solicitari sau intrebari ale entitatii auditate sau ale oricarei terte parti;
d) Constituie dovada respectarii de catre auditor a standardelor de audit
Scopul utilizarii documentelor de lucru este :
. Sa sprijine planificarea auditului.
. Sa permita supervizorilor sa analizeze activitatea desfasurata (evaluarea asigurarii calitatii).
. Sa imbunatateasca calitatea activitatii echipei de audit
Documentele de lucru vor cuprintende urmatoarele informatii standard:
a) Elemente de identificare -documentul de lucru va contine pe prima pagina denumirea auditului, numele entitatii auditate, situatia financiara auditata, perioada auditata ,stabilirea materialitatii, evaluarea riscului etc.
b) Numele si data -numele celui care a intocmit documentul si data la care 1-a intocmit.
c) Scopul -scopul documentului de lucru trebuie precizat explicit.
d) Analiza - documentele de lucru vor cuprinde etapele parcurse si procedurile de audit aplicate.
e) Concluzii
f) Sursele informatiilor si detinatorul lor - mentionarea surselor va conferi un plus de credibilitate probelor de audit.
g) Codul/indicele documentului de lucru -documentul de lucru va trebui sa aiba un cod/ indice pentru a facilita referinta la acesta.
h) Referinte la alte documente de lucru
Dosarele de lucru trebuie sa aiba o serie de calitati cum ar fi :
-claritate, lizibilitate,relevanta,acuratete,concizie,corectitudine si integralitate
Organizarea documentelor de lucru in dosare cunoaste doua tipuri de dosare :
a. dosare permanente-cuprind documentele care vor fi utilizate in auditurile viitoare cu urmatorul continut:
1) Prevederile legale si reglementarile nationale si comunitare (daca sunt aplicabile) privind activitatea de audit.
2) Statutul legal al entitatii auditate, incluzand organizarea admi-nistrativa, competente, responsabilitati etc.
3) Descrierea sistemelor contabile si de control intern ale entitatii auditate.
4) Copii ale rapoartelor de audit aferente anilor precedent!, intocmite ca rezultat al auditurilor interne sau externe.
5)Alte documente considerate utile.
b. dosare curente- cuprind documentatia aferenta fiecarui audit, documentatie care sustine direct concluziile din raportul de audit.Acestea contin :
1) Planul de audit si programele detaliate de audit.
2) Copia situatiilor financiare supuse auditarii.
3) Esantionul selectat pentru audit, precum si descrierea populatiei si a metodei utilizate pentru extragerea esantionului.
4) Documentul/documentele continand probe de audit care sustin constatarile si observatiile cuprinse m raportul de audit.
5) Explicatii scrise solicitate pe parcursul auditului persoanelor cu atributii in domeniul auditat.
6) Proiectul raportului de audit.
7) Scrisoarea prin care s-a comunicat entitatii auditate constatarile si observatiile auditului.
8) Raspunsul entitatii auditate.
9) Raportul final de audit.
10) Alte documente considerate utile.
Dosarele de lucru trebuie arhivate in asa fel incat sa asigure accesul la acestea persoanelor autorizate,si vor contine pe coperta indicatii clare asupra tipului de audit desfasurat, la entitatea auditata, auditorii care au efectuat auditul si perioada de desfasurare a auditului
5.2. Utilizarea muncii altor auditori si experti
Utilizarea muncii altor auditori este folosita de auditorul principal pentru auditarea si formularea unei opinii privind situatiile financiare ale unei entitati .Auditorii principali pot apela la munca altor auditori pentru auditarea uneia sau mai multor componente incluse in declaratiile financiare ale entitatii, dar trebuie sa determine cum va influenta acesta auditul.
Auditor principal este auditorul care are responsabilitatea raportarilor privind situatia financiara a entitatii, atunci cand aceasta situatie include informatii financiare despre una sau mai multe componente auditate de un alt auditor
Alt auditor este un auditor, altul decat auditorul principal, care are responsabilitatea raportarilor privind informatii financiare referitoare la o componenta care este inclusa in situatia financiara auditata de auditorul principal.
Auditorul principal va mentiona in documentele de lucru ale auditului componentele ale caror informatii financiare au fost auditate de celalalt auditor, semnificatia lor in situatia financiara a intregii entitati.
Intre auditorul principal si alt auditor va exista o relatie de colaborare.
Utilizarea muncii altor expertii
Auditorul care apeleaza la ajutorul unui expert trebuie sa se asigure ca acesta va furniza probe de audit suficiente care sa demonstreze ca munca expertului este adecvata scopului auditului.
Expertul este o persoana sau ofirma care poseda pregatirea profesionala, cunostinte si experienta speciale intr-un domeniu particular, altul decat contabilitatea si auditul.
Un expert poate fi:
a) angajat de entitate in regim de colaborare;
b) angajat de auditor in regim de colaborare;
c) angajatul entitatii;
d) angajatul auditorului.
Daca expertul este angajat al celui care efectueaza auditul acesta are calitatea de angajat.
Daca expertul nu este angajat al celui care efectueaza auditul acesta are calitatea de asistent de audit.
Activitatea desfasurata de expert se poate referi la :
. evaluarea unor tipuri anunie de mijloace fixe, cladiri si terenuri, instalatii tehnice si utilaje, opere de arta si pietre pretioase;
. determinarea cantitatii sau starii fizice a mijloacelor fixe, cum ar fi minereuri din depozite, minereuri din subsoluri, petrol din rezerve si perioada de amortizare a instalatiilor tehnice si utilajelor;
. determinarea valorii folosind tehnici si metode specializate cum ar fi evaluarea notariala;
. evaluarea contractelor in curs de executie;
. consultatii juridice cu privire la intelegeri, statute si regulamente.
Utilizeze muncii unui expert, presupune ca auditorul sa evalueze competenta profesionala a expertului, obiectivitatea acestuia,si sa ia in considerare urmatoarele :
a) certificatul profesional, licenta expertului sau calitatea de membru al unei organizatii profesionale;
b) experienta si reputatia in domeniu in care auditorul cauta probe de audit.
