Sistemul informaţional economic reprezintă un ansamblu organizat de informaţii economice complexe, care se obţin prin prelucrarea datelor furnizate de anumite surse şi care sunt necesare pentru organizarea, conducerea şi desfăşurarea activităţii economice.Un sistem este definit ca un ansamblu de oameni, maşini, programe şi procedee, al cărui ţel este de a furniza infomaţiile necesare funcţionării unei întreprinderi sau al unui organism. Principala funcţie a sistemului informaţional economic este aceea de a furniza informaţiile necesare cunoaşterii activităţii economice în vederea luârii deciziilor pe toate treptele organizatorice .
Sistemul informaţional economic are următoarea structură:
Ansamblul informaţiilor economice complexe (se referă la sumele de bani care se plătesc sau se încasează, la scopul pentru care se plătesc/încasează aceste sume, la agenţii economici care sunt implicaţi în tranzacţii, etc. );
Prelucrarea datelor sau a informaţiilor economice (se referă la modalitatea de înregistrare şi organizare a acestor date precum şi la forma de prezentare a lor către diferitele organe de control);
Sursele de date şi informaţii economice (se referă la forma sub care se prezintă informaţiile respective - chitanţe , facturi, note de intrare recepţie, cec-uri, etc.).
Evidenţa economică constitue un sistem unitar de înregistrare, urmărire şi control, documentat, cronologic şi sistematic, în etaloane cantitative şi în etalon valoric, pe baza unor principii bine stabilite , a fenomenelor şi proceselor economice, în scopul cunoaşterii activităţiilor desfăşurate .
Contabilitatea reprezintă principala formă a evidenţei economice. În această calitate, ea înregistrează, urmăreşte şi controalează numai acele laturi ale activităţii care pot fi exprimate în valoric cu ajutorul etalonului bănesc.
Contabilitatea firmei poate fi organizată în două circuite: contabilitatea finaciară sau generală şi contabilitatea de internă sau de gestiune.
Contabilitatea financiară sau generală ("comptabilité générale " la francezi, "financial accounting " la anglo-saxoni) are la bază un set comun de reguli de organizare pentru toate unităţiile patrimoniale. Ea are ca şi obiectiv înregistrarea operaţiilor ce afectează patrimoniul unităţii, în vederea stabilirii rezultatelor financiare.
Contabilitatea internă de gestiune (la francezi "comptabilité de géstion", la anglo-saxoni "managerial accounting") are ca şi scop gestiunea internă a unităţii, calcularea costurilor de producţie, stabilirea rezultatelor şi a rentabilităţii, calcularea costurilor de producţie, stabilirea rezultatelor şi a rentabilităţii produselor obţinute, a lucrărilor executate, serviciilor prestate, întocmirea bugetelor pe feluri de activităţi, urmărirea şi controlul acestora în vederea cunoaşterii rezultatelor.
Sistemul de contabilitate în dublu circuit (dualist) este practicat cu precădere in tările Comunităţii Europene, în timp ce în ţările anglo-saxone domină contabilitatea intr-un singur circuit (monoistă, integrată).
Prezentul program infomatic este destinat evidenţei contabilităţii finaciare.
Într-o abordare simplificată, contabilitatea măsoară veniturile şi cheltuielile ocazionate de activitatea economică şi determină rezultatele obţinute. Ea evidenţiază mişcările elementelor patrimoniale ale unităţii.
Principiul de bază al contabilităţii este ilustrat mai jos:
=
Din punct de vedere contabil, o intrare se traduce prin achiziţionarea unui bun , serviciu, sau prin încasarea unei plăţi de la un client. O ieşire contabilă se traduce prin vânzarea unui bun, consumul unor bunuri sau servicii, o plată făcută unui furnizor.
O exprimare mai complexă a formulei de mai jos o reprezintă următoarea:
+ = +
Cu alte cuvinte, totalul a ceea ce există deja în firmă plus ceea ce intră pe o anumită perioadă de timp trebuie să fie acelaşi cu totalul a ceea ce iese plus ceea ce rezultă de pe urma prelucrării.
A treia formulă, deosebit de importantă, constitue esenţa contabilităţii şi a întregii activităţi economice:
= -
Rezultatul exercitiului poate să fie profit sau pierdere. Dacă veniturile sunt mai mari decât cheltuielile avem profit. În cazul în care cheltuielile sunt mai mari decât veniturile avem pierdere. Scopul oricărei activităţi economice îl constitue realizarea profitului deci , implicit, evitarea pierderilor.
Ce înseamnă acest lucru ? În ce măsură prezenta formulă nu se contrazice cu cele de mai sus, în contextul în care formulele anterioare impun o egalitate între tot ceea ce înseamnă intrările şi iesirile dintr-o firmă?
Răspunsul la această întrebare îl reprezintă conturile. Existenţa lor, modul de funcţionare, logica internă oferă explicaţiile necesare. Cu ajutorul lor profitul sau pierderea se regăsesc în intrări sau în ieşiri.
