Potrivit legii contabilitatii, aprobate in anul 1991, precum si Regulamentului privind aplicarea acesteia, registrele utilizate in contabilitate sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar si cartea mare.Asociatiile familiale, care au autorizatie sa desfasoare activitati independente, inregistreaza activitatile lor economice in "Registrul jurnal de incasari si plati".
Registrul jurnal este un document obligatoriu, in care se inregistreaza in mod cronologic, operatiunile economice desfasurate, pe baza de documente si tinand seama de data intocmirii sau intrarii acestora. Cand exista mai multe documente asemanatoare, in sensul ca ele cuprind acelasi tip de operatii economice, acestea se pot inscrie intr-un registru centralizator si pe baza lui se efectueaza o singura inregistrare. In acest caz,documentului centralizator i seanexeaza totusi toate documentele ce au fost trecute in acest document centralizator.
Registrul jurnal se prezinta astfel:
REGISTRU-JURNAL
Unitatea . Nr. pag.
Nr.
crt.
Data inregistrarii
Documentul
(felul,nr.,
data)
Explicatia
Conturi Sume
D
C Partiale Totale
D C D C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Reportat * * *
De reportat
Intocmit, Verificat,
Registrul jurnal este tipizat pe format A4 si este astfel conceput incat sa permita inregistrarea urmatoarelor date si informatii:
numarul curent al operatiei economice inregistrate;
data la care a fost efectuata inregistrarea operatiei economice in document;
felul, numarul documentului folosit pentru inregistrare;
explicatia la operatia economica desfasurata si inregistrata;
conturile debitoare si cele creditoare folosite pentru inregistrarea operatiei economice;
sumele partiale, debitoare si creditoare.
Registrul-jurnal trebuie intocmit de catre toate unitatile patrimoniale, societatile comerciale, regii autonome, institutii publice, unitati cooperatiste, asociatii cu personalitate juridica precum si de catre persoanele fizice care au calitatea de agent economic.
Registrul jurnal se pastreaza temporar la arhiva compartimentului de contabilitate, de regula pentru un an, apoi se depune la arhiva unitatii, impreuna cu toate documentele care au stat la baza inregistrarilor efectuate in el. Fiind un document contabil, el nu circula.
Registrul jurnal de incasari si plati este un alt jurnal care se intocmeste de catre persoane fizice si asociatii familiale autorizate sa desfasoare activitati independente. Se prezinta sub forma de "registru legat" de 100 de file, format A4 sau foi volante. Nu circula, se arhiveaza de catre agentul economic, impreuna cu documentele care au stat la baza intocmirii lui.
REGISTRU-JURNAL DE INCASARI SI PLATI
Nr.
crt.
Data Documentul
(felul,nr.) Felul operatiei
(explicatii)
Incasari
Plati
1 2 3 4 5 6
De reportat
Unitatea Nr. pag.
Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu pentru inventarierea anuala, in care se prezinta grupat rezultatele inventarierii patrimoniului, precum si fiecare post din bilant. Se intocmeste de catre regiile autonome, societatile comerciale, institutiile publice, unitatile cooperatiste, asociatiile si persoanele fizice care au calitatea de comerciant intr-un singur exemplar, de regula la sfarsit de an, fara stersaturi si fara a lasa spatii libere. Registrul-inventar cuprinde 2 parti: prima priveste rezultatele inventarierii patrimoniului, iar cea de-a doua prezinta, copiat la xerox, bilantul contabil anual si contul de profit si pierdere, forma scurta, care se publica in Monitorul Oficial.
REGISTRU-INVENTAR
Nr. crt. Recapitulatia elementelor inventariate Valoarea contabila Valoarea
de inventar Diferente din evaluare
(de inregistrat)
Valoarea .
1 2 3 4 5 6
Intocmit, Verificat,
Unitatea. Nr. pag.
Registrul "Cartea-mare" este un document contabil obligatoriu in care se inscriu lunar direct sau prin regrupare pe conturi corespondente inregistrarile efectuate in registrul jurnal, stabilindu-se situatia fiecarui cont, respectiv soldul initial, rulajele debitoare, rulajele creditoare si soldurile finale. Reprezinta un document contabil de sinteza si care contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Registrul "Cartea-mare" se prezinta astfel:
..
Unitatea
CARTEA MARE
Contul
Lunile Conturi corespondente creditoare
Total rulaj debitor
Total
rulaj creditor
SOLD
Cont Cont Cont Cont Cont
Jurna Jurna Jurna Jurna Jurna
l l l l l
La 1 ianuarie 199
Debitor
Creditor
Ian.
Febr.
Mart.
Total trim. I
.
.
Total general
Intocmit, Verificat,
Registrul "Cartea-mare" serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice, la unitatile care aplica forma de inregistrare contabila "pe jurnale", la verificarea inregistrarilor contabile efectuate si la furnizarea de date pentru efectuarea de analize economico-financiare.
Se intocmeste in cadrul compartimentului financiar-contabil al unitatii, la sfarsitul lunii si sta la baza elaborarii balantei de verificare. Modul de completare al acestui registru de contabilitate este urmatorul:
rulajul creditor se reporteaza din jurnalul contului respectiv, intr-o singura suma, fara desfasurarea pe conturi corespondente;
sumele cu care a fost descarcat contul respectiv in diverse jurnale se reporteaza din acele jurnale, obtinandu-se defalcarea rulajului debitor pe conturi corespondente;
soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste in functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinandu-se seama de soldul de la inceputul anului(care se inscrie pe randul destinat in acest scop).
