Registrele contabile
Reprezinta instrumente ale contabilitatii prezentate sub forma unor fise, caiete sau situatii ale caror continut si liniatura difera in raport de natura informatiilor pe care le prezinta.
Registrele contabile reprezinta fisierul de date sau stocatori de informatii referitoare la starea si la modificarea situatiei elementelor patrimoniale si a rezultatelor obtinute de unitatea patrimoniala.
Registrele se clasifica in raport de urmatoarele crieteii:
a)dupa forma pe care o au:
*registre legate - al caror dezavantaj este reprezentat de faptul ca nu permit diviziunea muncii, au avantajul ca nu se pierd;
*situatii, fise, foi volante – care permit diviziunea muncii;
b)dupa modul de inregistrare al operatiilor economice si financiare:
*registre cronologice;
*registre sistematice.
Registrele cronologice servesc la inregistrarea operatiilor economice si financiare in ordinea desfasurarii lor, din aceasta categorie fac parte urmatoarele registre:
*registrul jurnal – utilizat in cadrul societatilor de dimensiuni mari si mijlocii si care serveste ca documente de inregistrare atat cronologica cat si sistematica a miscarii patrimoniului fiind admis si ca proba in justitie, se intocmeste zilnic sau lunar pentru inregistrarea cronologica fara stersaturi sau spatii libere. In situatia in care societatea foloseste registre jurnal suplimentare totalul lunar al fiecaruia dintre acestea se va trece in registrul jurnal general in vederea centraliarii datelor. Registrul jurnal contine date referitoare la felul operatiei economice, numarul si data documentului, sumele inregistrate partiale si totale si corespondenta conturilor. Registrul jurnal se leaga, se parafeaza si se certifica de catre organul financiar.
La unitatiile mici reprezentate de persoane fizice, asociatii familiale registrul jurnal este inlocuit de catre registrul de incasari si plati. Acest registru se leaga si se vizeaza de catre organele financiare teritoriale.
*registrele sistematice – inregistreaza operatii economice sau financiare; se face in raport de natura lor; din aceasta categorie fac parte:
-Cartea Mare – este un document contabil prevazut de lege in cadrul caruia se inscriu lunar direct sau prin regruparea pe conturi corespondente inregistrarile efectuate in registrul jurnal. In acest document se stabileste situatia conturilor continand date referitoare la soldul initial, rulajul debitor si creditor si soldul final. Este un document prevazut de Ministerul Finntelor. Forma sub care se prezinta Cartea Mare poate fi reprezentata de foi volante format A4 tiparite pe ambele fete cu denumirea de Maestreu –sah registru utilizat in cadrul societatii si care sta la baza intocmirii balantei conturilor sau a balantei de verificare. Forma de contabilitate utilizata se societati se numeste Maestru-sah. In cadrul societatilor in care forma de contabilitate aplicata este inregistrarea pe jurnale forma registrului este de format A3 tiparit pe ambele fete si sta la baza stabilirii rulajelor lunare si a soldurilor conturilor sintetice;
-Registrul jurnal – sta la baza inregistrarii tuturor elementelor de A si de P grupate in raport de prevederile legale. Elementele patrimoniale inregistrate in registrul jurnal au la baza listele de inventariere sau alte documente justificative pe baza carora se stabileste valoarea fiecarui post de bilant. Registrul se numeroteaza si se parafeaza de catre organul fiscal teritorial la inceperea activitatii si la inceputul anului financiar. La inchiderea exercitiului financiar registrele contabile se bareaza nefiind admisa inregistrarea ulterioara a altor operatii economice sau financiare.
Inventarierea
Importanta si felurile inventarierii
Intre datele existente in contabilitate si cele reale existente la nivelul societatii pot sa apara unele neconcordante de ordin calitativ si cantitativ determinate de aparitia unor factori obiectivi sau subiectivi, de aceea se impune verifiacrea datelor din contabilitate cu cele din realitate pentru cunoasterea corecta a elementelor patrimoniale fiind utilizata astfel inventarierea. Inventarierea se efectueaza de catre unitatile patrimoniale conform reglementarilor in vigoare si este definita drept o operatie de constatare faptica la o anumita data a sistemului elementelor patrimoniale apartinand agentului economic. Inventarierea are la baza intocmirea listelor de inventariere; importanta inventarierii este data de urmatoarele aspecte:
*constituie baza de plecare in organizarea contabilitatii la infiintarea unui agent economic deoarece stabileste si evalueaza elementele patrimoniale aduce ca aport la infiintarea societatii;
*asigura integritatea patrimoniului prin controlul sistematic si periodic al gestiunilor; in acest econditii are loc descoperirea eventualelor lipsuri sau plusuri in gestiune, valorile materiale degradate, cauzele care le-au produs si persoanele vinoavate, se descopera materiale neutilizabile sau greu vandabile;
*se determina valoarea creantelor greu de incasat si valoarea datoriilor ce nu pot fi platite de societate;
*se determina valoarea reala a elementelor patrimoniale in vederea determinarii corecte a indicatorilor economico-financiari.
Clasificarea inventarierii
a)dupa sfera de cuprindere:
*inventariere generala – cuprinde intregul patrinomiu al unitatii patrimoniale cat si bunurile apartinand altor societati dar care in momentul efectuarii inventarierii se afla in cadrul societatii; este obligatoriu sa fie intocmita cel putin 1 data pe an precedand intocmirea bilantului contabil;
*inventarierea partiala – cuprinde o parte a patrimoniului.
b)in raport de perioada la care se efectueaza:
*inventarierea anuala – are ca scop refelctarea in bialnt a patrimoniului fiind obligatorie pentru toti agentii economici fiind o inventariere generala din punct de vedere a seferei de cuprindere;
*inventarierea periodica – se efectueaza lunar, trimestrial si are drept scop cunoasterea sistemului elementelor patrimoniale;
*inventarierea inopinata – se efectueaza in prezenta gestionarului dar fara instiintarea preliminara a acestuia.
Etapele inventarierii
Raspunderea pentru efectuearea inventarierii revine administratorului societatii si directorului economic care are obligatia sa organizeze, sa indrume si sa verifice inreaga activitate desfasurata.
1.Etapa de pregatire – presupune numirea comisiilor si subcomisiilor prin dispozitia scrisa a conducerii societatii. Comisiile sunt formate din personal calificat (lucratori, contabili si persoanl tehnic); are loc instruirea comisiilor, sistarea tuturor operatiilor de primire si de eliberare a valoriilor materiale; are loc sigilarea lucrurilor de depozitare, verificarea aparatelor de masurare, cantarire, control; are loc inregistrarea la zi a tuturor operatiilor economice sau financiare; se doteaza comisiile de inventariere cu instrumentele necesare, cu formularele necesare iar gestiunile sunt dotate cu doua randuri de incuietori.
Gestionarul nu face parte din comisia de inventariere dar participa la efectuarea inventarierii si va da o declaratie cu privire la valorile materiale pe care le detine in gestiune, daca toate bunurile sunt inregistrate, daca are bunuri apartinand altor persoane fizice sau juridice si daca toate documentele au foat predate in contabilitate.
2.Inventarierea propriu-zisa – in aceasta etapa in raport de specificul elementelor patrimoniale supuse inventarierii are loc cantarirea, masurarea, cubarea valorilor materiale. Disponibilitatile banesti aflate in banca, creantele si datoriile fata de terti sunt supuse inventarierii prin verificarea si confirmarea pe baza extraselor de cont si altor documente justificative. Pentru celelalte elemente patrimoniale de A si de P se verifica realitatea cu soldurile contabile, datele se inregistreaza in listele de inventariere intocmite pe locurile de gestiune si pe categoriile de bunuri.
Se intocmesc liste separate pentru bunuri care corespund din punct de vedere calitativ, liste pentru bunurile depreciate inutilizabile sau greu vandabile si liste pentru creantele si obligatiile fata de terti. De asemenea se intocmesc liste de inventariere separate pentru bunurile proprii si pentru cele care apartin altor societati dar se afla in cadrul unitatii patrimoniale precum si pentru bunurile proprii aflate la terti. Listele de inventariere se semneaza fila cu fila de catre menbrii comisiei de inventariere.
3.Evaluarea – presupune transformarea in etalon banesc a valorii elementelor patrimoniale supuse inventarierii in vederea inregistrarii in contabilitate. Elementele patrimoniale de natura imobilizarilor si de natura stocurilor se inregistreaza la valoarea intrarilor in patrimoniu. Bunurile depreciate se evalueaza in raport de valoarea lor, de utilitate si in raport de valoare de piata.
4.Stabilirea si regularizarea elementelor patrimoniale – presupune compararea datelor din listele de inventariere cu soldurile existente in contabilitate. In urma acestei operatii pot sa apara neconcordante intre datele din realitate si cele din contabilitate , date care trebuie corectate in sensul modificarii datelor care sa corespunda realitatii. Plusuriel si minusurile constatate la inventariere sunt dovada unei gestionari necorespunzatoare ce a avut loc in cadrul societatii. Lipsurile imputabile pot sa apara din neglijenta, sustrageri sau proasta gestionare, recuperarea lor facandu-se la valaorea de inlocuire prin imputarea persoanelor vinoavate.
Valoarea de inlocuire reprezinta pretul de cumparare practicat pe piata la care se adauga toate taxele nerecuperabile (TVA, cheltuieli de transport, de aprovizionare , etc).
Lipsurile neimputabile care apar ca urmare a manipiularii si a pastrarii bunurilor se inregistreaza drept o iesire a valorilor materiale ducand la majorarea cheltuielilor de exploatare. Daca lipsurile sunt datorita producerii unor calamitati naturale unele se inregistreaza prin majorarea cheltuielilor extraordinare. Plusurile constatate la inventariere ca urmare a tinerii necorespunzatoare a evidentelor, a functionarii necorespunzatoare a aparatelor de masurare, a sustragerilor se inregistreaza drept o intrare a valorilor materiale determinand micsorarea che;ltuielilor de exploatare.
La terminarea lucrarilor de inventariere comisia intocmeste un proces verbal in care se inscriu urmatoarele date:
*perioada si gestiunile supuse inventarierii;
*persoanele care au efectuat inventarierea;
*plusurile si minusuriel constatate;
*compensarile efectuate;
*bunurile depreciate, vinovatii, verificarea rezultatelor;
*constituirea provizioanelor in vederea acoperirii lipsurilor.
