Balanta de verificare sau balanta conturilor
Balanta de verificare este un procedeu specific contabilitatii, est eun instrument de verificare si control prin intermediul caruia se realizeaza o treapta necesara in activitatea de informare contabila. In acelasi timp cu ajutorul balantei de verificare se creaza premizele prelucrarii unor informatii si indicatori necesari activitatii de management; cu ajutorul balantei de verificare pot fi detectate o serie de erori care apar ca urmare a preluarii gresite a datelor din conturi, inregistrarea lor in balanta; pot fi detectate erori de inregistrare ca urmare a emisiunii unor opeartii economice sau financiare si pot fi determinate eventualele calcule aritmetice gresit efectuate. Conform definitiei balanta de verificare este un tabel sau o situatie intocmita la o anumita data in care se inregistreaza lunar conturile dintr-o anumita perioada cu toate elementele lui.
Clasificarea balantei:
*dupa felul conturilor:
-balante sintetice sau generale – in care se inregistreaza conturi sintetice;
-balante analitice – in care se inregistreaza conturi analitice;
*dupa numarul de egalitati:
-balanta de verificare cu o singura egalitate;
-balanta de verificare cu doua, trei sau patru serii de egalitati; (la cea cu 4 serii de egalitati – rulaje+solduri – deoarece aceasta balanta de verificare ofera informatii reduse referitoare doar la solduri si rulaje, contabilitatea apeleaza la balanta sah care dezvaluie legatura dintre conturi).
Functiile balantei de verificare (cu 3 serii de egalitati)
Pentru o balanta de verificare cu 3 serii de egalitati se stabilesc urmatoarele functii:
a)balanta de verificare verifica exactitatea inregistrarii in conturi pe baza unor serii de egalitati:
*totalul soldurilor initiale debitoare este egal cu totalul soldurilor initiale creditoare;
*suma mijloacelor debitoare este egala cu suma mijloacelor creditoare;
*totalul soldurilor finale debitoare este egal cu totalul soldurilor finale creditoare;
b)confruntarea periodica a miscarii si a soldului fiecarui cont sintetic cu inregistrarea din conturile analitice dependente de contul sintetic se realizeaza cu ajutorul balantei de verificare; astfel balanta de verificare indeplineste concomitent cu functia de verificare si rolul de legatura dintre conturile sintetice si analitice; acest lucru se realizeaza prin intermediul unor serii de egalitati:
*soldurile initiale ale conturilor sintetice sunt egale cu suma soldurilor initiale ale conturilor analitice dependente de conturile sintetice;
*rulajele debitoare ale conturilor sintetice sunt egale cu suma rulajelor debitoare ale conturilor analitice dependente de conturile sintetice;
*rulajele creditoare ale conturilor sintetice sunt egale cu suma rulajelor creditoare ale conturilor analitice dependente de conturile sintetice;
*soldurile finale ale conturilor sintetice sunt egale cu suma soldurilor finale ale conturilor analitice dependente de conturile sintetice;
c)balanta de verificare centralizeaza pe o singura pagina date existente in evidenta contabilitatii astfel incat permite realizarea unei analize economico-financiare complexe; fata de bilant in balanta de verificare apar informatii referitoare la modificarile elementelor patrimoniale inregistrate intr-o anumita perioada ( o luna);
d)balanta de verificare sta la baza intemeierii bilantului; astfel conturile care prezinta sold final debitor devin posturi de A iar conturile care prezinta sold final creditor devin posturi de P.
Documentele si registrele de contabilitate
Importanta necesitatea si continutul documentelor
Documentele reprezinta baza tuturor inregistrarilor care se face in contabilitate conform legii contabilitatii, documentele sunt definite drept acte scrise in care au loc inregistrarile operatiilor economice sau financiare la locul si la momentul in care acestea se produc. De aceea documentele se numesc purtatori primari de informatii. Documentele se intocmesc pentru operatiile economice care produc modificari ale elementelor patrimoniale, pentru a dovedi existenta acestora in cadrul gestiunilor, prezenta la lucru a angajatilor si modul de salarizare al acestora. Documentele stau la baza stabilitatii relatiilor dintre societate si terti precum si dintre societate si angajatii sai. Documentele consemneaza operatii economice si financiare care stau la baza inregistrarii contabile, permitand astfel informatii reale si operative. Pe baza documentelor sunt verificate gestiunile stabilindu-se eventualele cazuri de risipa, lipsa in gestiune a bunurilor economice. Documentele constituie baza in justitie fiind acceptate ca probe in litigii. Documentele refelcta starea si modificarile elementelor patrimoniale in procesul de productie si stau la baza respectarii disciplinei financiare.
Documentele sunt complectate pe baza unor formulare tipizate iar pentru a fi corect intocmite trebuie sa fie scrise citet, fara corecturi si stersaturi, sa fie intocmit la timp, sa aiba randuriel libere anulate. Documentele justificative se completeaza in cifre si litere, datele gresite se pot corecta prin taierea cu o linie astfel incat sa se poata citi suma gresita iar valoarea corecta se inregistreaza deasupra. In cazul documentelor de casa si de banca (cec-urile) nu se fac corecturi, documentele respective anuluandu-se si ramand in carnetul respectiv. Pentru reflectarea corecta a datelor din documente acestea trebuie sa contina anumite date obligatorii sau miniamle.
Datele: denumirea si adresa societatii, date de inregistrare, descrierea operatiilor economice si financiare inregistrate in documente, data si numarul de inregistrare, indicarea partilor si semnaturile persoanelor autorizate, indicarea furnizorilor si a clientului.
Verificarea si circulatia documentelor
Pentru a putea fi inregistrate documentele sunt supuse verificarii in vederea eliminarii eventualelor erori. Verificarea se face sub urmatoarele aspecte:
*verificarea formei care presupune controlul intocmirii corecte a documentelor; se urmareste ca documentul sa fie intocmit in formularul corespunzator operatiei inregistrate;
*verificarea aritmetica – se urmareste efectuarea corecta a calculelor si a sumelor trecute in documente;
*verificarea de fonduri – se urmareste realitatea, necesitatea, legalitatea operatiilor inregistrate.
Prin realitate se intelege verificarea care presupune confruntarea cu locul de intocmire, cu data si conditiile prevazute de acesta.
Prin necesitate se urmareste ca operatia inregistrata in document sa fie intr-adevar utila activitatii desfasurate de societate.
Prin legalitate se urmareste ca datele inregistrate in document sa nu contravina normelor in vigoare.
Tot prin verificare de fond sunt confruntate documentele care contin date referitoare la aceeasi operatie economica sau financiara dar se intocmesc in alte sectoare sau in alte departamente pentru scopuri diferite.
Verificarea se efectueaza de catre persoanele din cadrul compartimentului financiar-contabil, de cel care executa controlul financiar preventiv, de catre cenzori.
Datorita faptului ca documentele stau la baza inregistrarii in contabilitate ele constituie sistemul informational iar pentru a indeplini acest rol un accent deosebit trebuie pus pe circulatia rationala a documentelor. Miscarea succesiva a unui document din momentul intocmirii acestuia sau din momentul intrarii in societate si pana in momentul predarii la arhiva se numeste circulatia documentelor. Circuitul documentelor in cadrul societatii difera in raport de structura organizatorica, de continutul economic al documentelor etc.
Clasifiacrea documentelor
Principalele criterii care stau la baza clasificarii documentelor sunt:
1)dupa functia pe care o indeplinesc:
*documente de dispozitie – contin ordinul de executare a unei operatii economice sau financiare (nota de comanda, dispozitie de livrare);
*documente de executie sau justificative – se refera la efectuarea operatiei economice sau financiare (factura, chitanta);
*documente mixte – contin atat dispozitii cat si operatia efectiva de executare a operatiei economice sau financiare ( bonul de consum);
*documente contabile – se intocmesc pe diferite situatii existente in societate (nota contabila);
2)dupa locul de intocmire:
*documente interne - se intocmesc in cadrul societatii (bonul de consum);
*documente externe – reflecta relatiile societatii cu tertii (factura, extras de cont);
3)dupa continutul lor:
*documente primare – cuprind o singura operatie economica sau financiara (factura, chitanta);
*documente centralizate – contin date referitoare la acelasi fel de operatii culese din mai multe documente;
4)dupa natura operatiilor:
*documente pentru imobilizari corporale, necorporale, financiare;
*documente pentru valori materiale;
*documente pentru valori banesti (cec-uri);
*documente privind salarizarea angajatilor (stat de plata);
*documente privind evidenta productiei, a costului de productie.
Clasarea si pastrearea documentelor
Clasarea documentelor reprezinta aranjarea acestora in cadrul unitatii intr-o anumita ordine care sa asigure pastrarea si gasirea lor cu usurinta atunci cand este cazul.
In timpul anului se face o clasare provizorie, urmand ca la finele exercitiului financiar sa se face clasarea definitiva si inregistrarea documentelor in arhiva. Aranjarea documentelor in arhiva se face dupa urmatoarele procedee:
*procedeu pe obiecte – consta in gruparea documentelor pe categorii de probleme constituindu-se dosare pentru mijloace fixe, materiale consumabile;
*procedeu pe corespondenti – presupune intocmirea de dosare cu documente ce constituie corespondenta cu alte institutii sau cu terti, dezavantajul consta in clasarea de documente de importanta deosebita in acelasi loc;
*procedeu nominal – presupune gruparea documentelor cu aceeasi destinatie in acelasi dosar.
Indiferent de procedeul de clasare utilizat documentele trebuie aranjate in ordine cronologica in vederea inregistrarii lor.
Pastrarea documentelor in arhiva se realizeaza pe perioade diferite in raport de rolul indeplinit in contabilitatea societatii. Astfel statele de plata si bilantul contabil se pastreaza in arhiva 50 ani iar registrele contabile si documentele justificative 10ani.
