fMANAGEMENTUL RESPONSABILIZANT
Serviciul public a fost multa vreme construit pe baza unei logici de tip
birocratic ce presupune :
o distinctie clara intre cei ce concep/decid si cei ce executa o decizie;
o lipsa de initiativa din partea executantului si un respect strict al
procedurilor;
o separare extrem de puternica atat pe verticala (intre nivele ierarhice) cat si
pe orizontala (intre birouri si servicii).
Acest tip de organizare s-a dovedit a fi foarte performant la momentul in
care a fost conceput, atat pentru firmele private cat si pentru administratia
publica, raspunzand foarte bine situatiei existente (necesitatea asigurarii unor
servicii de masa standardizate in contextul existentei unei populatii majoritare
cu un nivel de educatie mai scazut).
Nevoile si asteptarile "clientilor" administratiei publice de astazi sunt insa
profund diferite si bazate pe o inversare a rolurilor: asteptarile nu mai vin din
partea administratiei, care in trecut se concentra pe respectarea regulilor de catre
"administrati", ci din partea "consumatorilor - cetateni", care au pretentii
crescute fata de serviciile publice si fata de modul in care sunt tratati de acestea.
Elementele principale ce stau la baza acestor noi nevoi/asteptari sunt:
raspunsuri personalizate din partea administratiei;
simplitatea demersurilor si procedurilor administrative;
rapiditatea in rezolvarea problemelor.
In mod evident aceste principii sunt prea putin compatibile cu organizarea
si functionarea birocratica de tip clasic. In mod egal putem considera ca
cetatenii au dreptul de a apela la un serviciu public inteligent, ce utilizeaza
tehnici manageriale si informationale inexistente in trecut. De aici necesitatea
existentei unui serviciu public performant, capabil sa raspunda in mod
corespunzator cerintelor societatii.
Fundamente ale managementului responsabilizant
Pentru a raspunde asteptarilor de tratare personalizata a cererilor, de
simplicitate si rapiditate a procedurilor, este necesara o modificare a logicii
birocratice de tip clasic si instaurarea unui management responsabilizant. Acesta
se caracterizeaza prin patru elemente simple:
consultarea persoanelor care vor trebui sa puna in aplicare o decizie, inainte
ca aceasta sa fie luata. Timpul aparent pierdut pentru realizarea acestui lucru
va fi pe deplin compensat in momentul aplicarii deciziei, gratie unei adeziuni
si intelegeri crescute a executantului.
responsabilizarea asupra atingerii unor obiective (si nu asupra indeplinirii
unor sarcini);
delegarea deciziilor operationale la primul nivel de competenta existent
(principiul subsidiaritatii). Incurajarea luarii de initiative, pe baza respectarii
principiilor si orientarilor definite "in amonte" si impunerea unui sistem de
monitorizare si evaluare permanenta;
favorizarea unei reduceri a rigiditatii si separarii in functionarea
administratiei, atat pe plan vertical (in ceea ce priveste informatia), cat si
orizontal (in ceea ce priveste concertarea si coordonarea actiunilor).
Este deci vorba de principii extrem de simple care necesita insa o
inversare completa a manierei de functionare a unei bune parti din activitatile
administratiei publice.
Identificarea "stilului" managerial propriu
Problematica "stilului" managerial a ocupat intotdeauna un loc important
in literatura de specialitate. Se poate considera ca fiecare individ detine un stil
propriu in domeniu; observarea activitatii unor manageri performanti releva
faptul ca se pot obtine rezultate remarcabile pe baza unor abordari diferite.
Inexistenta unei "retete" unice, infailibile nu semnifica insa lipsa totala a
unor caracteristici comune diferitelor stiluri de management - este vorba de asa
numita regula a celor 4C:
1. Coerenta
2. Curaj
3. Claritate
4. Considerare
1. Coerenta
Acesta reprezinta unul din cuvintele cheie ale managementului; putem fi
manageri "autoritari", "liberali", "participativi", etc., dar pentru a realiza o
activitate performanta este necesar sa dam dovada de o coerenta a actiunilor:
Coerenta declaratiilor si faptelor; nu este admisibil sa promitem tot timpul
ca lucrurile se vor schimba in bine si sa nu facem nimic in acest sens; sa
cerem imperativ respectarea orarului si punctualitate si sa incepem curent
sedintele cu 15 minute intarziere; sa afirmam ca fiecare are dreptul sa
greseasca si sa sanctionam cea mai mica eroare aparuta ca urmare a luarii
unei initiative, etc.;
Coerenta deciziilor; este foarte greu de inteles pentru functionari faptul ca la
cateva saptamani distanta (sau chiar in aceeasi zi) superiorul ierarhic ia
decizii total opuse, ca accepta unora derogari de la regula refuzate categoric
altora, ca ia decizii asupra unui dosar fara a-l consulta deloc pe cel care a fost
delegat cu solutionarea lui, etc.;
Coerenta obiectivelor si mijloacelor; acesta reprezinta un punct sensibil in
administratia publica. Sunt numeroase cazurile in care colaboratorii dvs. pot
avea sentimentul ca obiectivele ce trebuie atinse sunt tot mai mari iar
mijloacele puse la dispozitie tot mai reduse. Alocarea resurselor reprezinta
un act major de management si trebuie realizata in functie de prioritatile
stabilite.
Odata ce managerul public reuseste sa confere actiunilor sale o coerenta
evidenta legitimitatea sa va fi rar contestata, chiar daca colaboratorii sai nu sunt
intotdeauna de acord cu deciziile luate; din contra absenta coerentei duce, in
mod inevitabil si rapid la contestare.
2. Curajul
Curajul constituie, alaturi de inteligenta, o calitate indispensabila unui
manager. Putem constata faptul ca o inteligenta analitica excesiv accentuata,
pusa in fata unei alegeri, tinde sa puna in evidenta riscurile inerente oricarei
decizii si sa prefere sa nu ia nici una. In mod evident termenul de curaj nu
semnifica aici curajul fizic ci cel intelectual si moral.
Curajul semnifica, pentru un manager, a lua decizii; un manager care nu
decide este foarte rau perceput de colaboratorii sai (Kissinger spunea ca o
decizie rea este preferabila absentei totale a luarii deciziilor). Decizia
reprezinta un act dificil pentru ca el nu presupune doar sa alegem ceea ce
dorim ci, mai ales, ceea ce nu dorim. A decide inseamna a renunta si nimeni
nu renunta cu placere.
Curajul semnifica initiativa, tenacitate, perseverenta, pentru ca, odata
decizia luata, sunt necesare multe eforturi si multa energie pentru punerea ei
in practica, pentru a veghea ca toata lumea sa actioneze in directia dorita,
pentru a rezista la uzura, etc.
Curajul semnifica curaj psihologic si moral; acesta este extrem de necesar
pentru a rezista multiplelor presiuni (interne si externe) ce vizeaza
rediscutarea unei decizii, amendarea ei, decalarea in timp, etc.
3. Claritatea
Timpul managementului secret, izolat, ascuns a trecut. Evolutia
sociologica a facut sa avem tot mai mult de-a face cu colaboratori exigenti. De
asemenea, managerul modern este confruntat cu necesitatea de a obtine nu doar
supunerea acestor colaboratori ci si adeziunea lor, acest lucru implicand
informarea si practicarea transparentei in raporturile intre superiori ierarhici si
functionari. Pe de alta parte ne putem intreba cum am putea spera ca
functionarii sa respecte si sa aplice orientarile decise daca ei nu le cunosc. De
asemenea, este imposibil pentru colaboratori sa se implice, prin luarea de
initiative, in practicarea managementului responsabilizant, odata ce criteriile de
respectat si obiectivele de atins nu sunt stabilite cu claritate.
Claritatea semnifica mai intai clarificarea misiunii organizatiei de
apartenenta si a "regulilor jocului" (care sunt principiile pe baza carora se
fondeaza viata institutiei, valorile ce trebuie respectate, criteriile ce
delimiteaza evaluarea rezultatelor).
Claritatea semnifica precizarea obiectivelor urmarite pe parcursul perioadei
curente, optiunile strategice, pericolele ce trebuie evitate; evident
confidentialitatea este necesara in actiunile/actele ce necesita discretie insa
acest lucru nu elimina necesitatea informarii referitoare la alegerile majore in
materie de obiective si strategie.
Claritatea semnifica comunicarea de maniera regulata a rezultatelor atinse,
a drumului parcurs sau de parcurs, a dificultatilor si obstacolelor aparute.
4. Considerarea
Considerarea semnifica mai intai atentia acordata persoanelor, ascultarii,
respectului; abordarea manageriala incepe nu prin strategii sau tehnici
sofisticate ci prin mici semne de atentie cotidiana: salutarea colaboratorilor,
rezervarea de timp pentru a-i intalni si mai ales a-i asculta, respectarea
problemelor si dificultatilor cu care se confrunta, considerarea preocuparilor
acestora, etc.
Considerarea muncii colaboratorilor; evitati toate manifestarile de
indiferenta fata de o munca aparent mai putin importanta. Reactionati
intotdeauna la munca depusa de un colaborator. Sanctionati pozitiv sau
negativ eforturile sau greselile lor; ambele abordari sunt superioare
indiferentei.
Considerarea fata de ideile si propunerile primite; de multe ori, apartenenta
la un nucleu administrativ superior ierarhic tinde a sugera conceptia conform
careia ideile colaboratorilor nu prezinta o importanta semnificativa. Acest
lucru este gresit: in primul rand pentru ca in ceea ce priveste problemele
practice, cele mai bune idei pot proveni de la cei ce se afla in contact
permanent cu realitatea, in al doilea rand pentru ca este periculos sa consideri
ca tu esti singurul care are idei bune.
In sinteza, putem considera ca, pentru a fi performant, managementul
trebuie sa tina cont de:
- factori generali (contextul economic, social, politic)
- factori proprii fiecarei organizatii (specificitati)
- factori personali (convingerile si personalitatea managerului).
Cele doua orizonturi ale managementului:
Orice manager/conducator trebuie sa asigure functionarea cotidiana a echipei
pe care o conduce. Avem de-a face deci cu o perspectiva pe termen scurt;
acest domeniu de activitate este desemnat prin termenul de management
operational.
In acelasi timp managerul trebuie sa isi largeasca orizontul, perspectiva si sa
depaseasca "imediatul" in timp si spatiu; el trebuie sa inscrie actiunea
proprie precum si cea a echipei intr-un orizont pe termen mediu si lung.
Acest domeniu de activitate este desemnat ca fiind managementul strategic.
Trebuie observat faptul ca managementul se concentreaza, pe de alta
parte, pe doua tipuri de resurse indispensabile:
- resurse umane
- resurse tehnice
Punand in legatura cele doua aspecte putem identifica 4 sectoare
esentiale ale managementului public:
1. managementul strategic al personalului
2. managementul strategic al resurselor tehnice
3. managementul operational al personalului
4. managementul operational al resurselor tehnice
