GESTIONAREA INFORMATIEI
Utilizarea tehnicii automate de prelucrare a informatiei urmareste obiective imediate si de perspectiva in vederea optimizarii procesului de comunicare.
Ideile bune nu se nasc din nimic, ele sunt pretutindeni. In aceasta era a comunicarii, nimic nu ramane pentru mult timp ascuns. In publicatii profesionale, in documentatii tehnice, in sesiuni de comunicari stiintifice etc. poate fi gasita orice informatie necesara pentru luarea unor decizii.
Organizatiile sunt sufocate de abundenta informatiei. Secretul depasirii acestei situatii este relativ simplu: sa stii ceea ce cauti ti de ce cauti, sau altfel spus sa nu stochezi in mod pasiv orice informatie care parvine in organizatie. Trebuie rationat de o maniera ofensiva. Intr-o organizatie toata lumea trebuie sa se simta investita cu o misiune de supraveghere, dar sinteza si decizia trebuie sa apartina managerului. Pentru supravegherea concurentei, toate sursele de informatii, formale sau informale, sunt utile. Nici una nu este magica, nici macar bancile de date. Unele sunt scumpe, altele sunt gratuite, pretul neavand neaparat o legatura cu pertinenta informatiei.
Desigur, se pune problema unde poate fi stocata aceasta informatie. Multe organizatii au optat pentru o banca interna de date care poate fi imbogatita de oricine. Exista riscul de a cadea in mania documentarii, ceea ce face ca supraabundenta de informatii stocate sa se transforme in inamicul ei, nemaifiind utilizabila.
Problema in gestionarea informatiei, este gasirea de solutii pentru documentele care inca vor ramane in uz, deoarece folosirea suportului de hartie, in toate fazele prin care trebuie sa treaca un document, devine o activitate din ce in ce mai anevoioasa si mai costisitoare.
Mai mult, timpul necesar transmiterii informatiei dintr-un loc in altul este un mare inconvenient la care se mai adauga si imposibilitatea realizarii unei formatari a documentelor traditionale cu facilitati grafice, precum si mixarea imagine-text.
a Gestiunea informtei presupune urmatoarele functii:
preluarea informatie in sistem;
memorarea si regasirea informatiei;
prelucrarea informatiei;
tiparirea sau publicarea;
controlul si comanda sistemului .
Preluarea informatiei in sistem presupune:
a preluarea informatiei provenite din retelele de comunicatii nationale sau internationale, publice sau private;
a preluarea informatiei provenite din reteaua locala de date;
a introducerea manuala a datelor si textelor sau inregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii si sunetului.
Informatia introdusa in sistem se prelucreaza imediat sau se memoreaza pentru prelucrari ulterioare.
Memorarea si regasirea informatiei presupune:
a memorarea interna pentru informatia in curs de prelucrare;
a memorarea externa, pentru informatia care se consulta periodic;
a arhivarea electronica, pentru informatiile "istorice" sau care se consulta foarte rar.
Capacitatea de stocare a informatiei si viteza de acces la date constituie criterii de baza pentru aprecierea performantelor unui sistem. Prin procesul de memorare, informatia poate fi prelucrata sau valorificata prin consultare locala ori comunicarea solicitantilor prin intermediul retelelor de comunicatii.
Prelucrarea informatiei presupune :
a crearea si incarcarea bazei informationale, ce presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaza structura si modul de organizare a informatiei pe suportul tehnic, precum si incarcarea efectiva a bazei informationale;
a actualizarea bazei informationale, presupune eliminarea informatiilor devenite inutile, introducerea de informatii noi, modificarea celor existente pentru a le pune de acord cu realitatea;
a tratarea propriu-zisa a informatiei, presupune efectuarea celor mai variate operatii care privesc, fie forma in cazul prelucrarii textelor, documentelor si imaginilor, fie continutul in cazul prelucrarii datelor.
a consultarea in timp real a informatiei, se realizeaza cu ajutorul unor programe care permit selectarea si transmiterea informatiei solicitate catre un dispozitiv periferic de iesire (monitor, imprimanta, echipament de comunicatie in retea etc.)
Consultarea bazei informationale nu afecteaza continulul acesteia.
a punerea in forma a informatiei solicitate la iesire, presupune operatii diferite in raport de natura informatiei solicitate. De exemplu, in cazul prelucrarii datelor au loc operatii pentru obtinerea de rapoarte si situatii complexe care vor fi transferare dispozitivelor de iesire in vederea tiparirii lor, afisarii pe monitor sau comunicarii locale ori la distanta, prin intermediul retelelor de date.
Tiparirea si publicarea documentelor
Pentru realizarea cu mult profesionalism a celor doua functii, este necesara infiintarea in cadrul organizatiilor a unor compartimente specializate in publicistica electronica dotate cu minicalculatoare sau calculatoare medii-mari cu software adecvat si suporturi care sa inlesneasca inmagazinarea unor mari cantitati de documente. Managerii s-au convins ca nu numai felul cum arata produsul poate sa influenteze clientela, ci si calitatea prezentarii lor.
Controlul si comanda sistemului presupune:
a dirijarea si reglarea functionarii intregului sistem,
a alocarea optima a resurselor sistemului referitoare la echipament,
a gestionarea memoriei interne si a bazei de programe,
a controlul proceselor de preluare, prelucrare si iesire a informatiei etc.
CEA mai nou utilizare a PC-urilor la ora actuala este fara indoiala multimedia. PC-urile echipate cu CD-ROM-uri, combina grafica cu sunetul si dau utilizatorului senzatia de ceea ce va fi in viitorul digital - superautostrada informationala - un mixaj de grafica, sunet stereo si video.
In acest context, prin aparitia si raspandirea sistemelor multimedia care imbina in mod optim telecomunicatiile, tehnica de calcul si audiovizualul, prelucrarea informatiei capata noi dimensiuni, atat calitative cat si cantitative. Din punct de vedere calitativ, prelucrarea electronica a informatiei numerice s-a imbogatit cu forme noi: texte, documente, grafica, voce, sunet si imagine video. Sub aspect cantitativ, prin intermediul sistemelor moderne de comunicatii, centrul de greutate al informatiei s-a deplasat de la specialistii in informatica spre utilizatorii de produse informatice.
Cantitatea de informatie care inunda universul este aparent incontrolabila. In realitate, cei mai multi nu se pot apara de "bombardamentul" informational, si nu-l pot transforma intr-un flux accesibil. Pentru a veni in sprijinul acestora, exista instrumente informatice care faciliteaza procesul comunicare si control a informatiei.
