Verificarea ortografica a documentelor
Facilitatea oferita de catre programul Word de verificare a ortografiei
permite utilizatorului sa verifice si sa corecteze din punct de vedere gramatical si ortografic textele cuprinse in documente. Cuvintele sunt verificare pe baza unui dictionar standard iar cele neincluse in dictionar si suspectate a fi incorecte sunt semnalate. Utilizatorul poate ignora cuvintul necunoscut, il poate corecta sau il poate include in dictionar.
Pentru a verifica ortografic un fragment dintr-un document, se
selecteaza textul care trebuie verificat. In caz contrar Word va verifica intregul document, incepind de la pozitia cursorului. Dca dorim sa fie verificat textul de la inceputul documentului se plaseaza punctul de inserare la inceput folosind comanda Ctrl+Home apoi se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza Tools, Spelling and Grammar sau se apasa tasta F7 sau se face clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Spelling and Grammar. In cazul in care utilizatorul doreste verificarea doar a ortografiei se deselecteaza caseta de validare Chek Grammar.
Cind programul gaseste in document un cuvint care nu exista in dictionar, il afiseaza impreuna cu textul care il inconjoara in caseta cu lista Not in Dictionary, cuvintul in cauza fiind evidentiat cu rosu. In caseta cu lista Suggestions apar sugestii pentru inlocuirea cuvintului daca Word nu are sugestii, aceasta caseta ramine goala. In cazul fiecarui cuvint pe care ni-l semnaleaza programul putem actiona in felul urmator:
o Pentru a corecta manual cuvintul il editam in caseta cu lista Not in Dictionary si se executa clic pe Change
o Pentru a folosi una din alternativele sugerate, se selecteaza cuvintul propun in caseta cu lista Suggestions si se face clic pe Change
o Pentru a inlocui toate aparitiile cuvintului in document fie cu varianta corecta din manual fie cu cea selectata din caseta Suggestions, se face clic pe Change All.
o Pentru a ignora aceasta aparitie a cuvintului se face clic pe Ignore
o Pentru a ignora aceasta aparitie a cuvintului precum si cele care vor urma in document se face clic pe Ignore All
o Pentru a adauga cuvintul in dictionar se face clic pe Add
se repeta operatia daca este cazul, dupa verificarea intregului document, Word va afisa un mesaj in acest sens
Word poate verifica si din punct de vedere gramatical textul din documentul, semnalind eventualele probleme, pentru ca utilizatorul sa le poate corecta, daca este cazul. In continuare voi prezenta pasii care trebuie facuti pentru aceasta:
se selecteaza Tools, Spelling and Grammar sau se apasa tasta F7 sau se face clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Spelling and Grammar, caseta Check Grammar va fi cea selectata
in cazul in care gaseste un cuvint sau o propozitie suspectate a fi gresite din punct de vedere gramatical, programul le afiseaza in caseta de dialog impreuna cu textul inconjurator, cuvintul fiind evidentiat cu verde, deasupra textului se ofera utilizatorului o descriere a posibilei probleme. Solutiile sugerate, daca exista sunt afisate, in caseta cu lista Suggestions. La fiecare greseala semnalata de Word putem sa procedam in felul urmator:
o pentru a corecta manual greseala, se editeaza textul si se face clic pe Change
o pentru a folosi una din alternativele sugerate, se selecteaza din caseta cu lista Suggestions si se face clic pe Change
o pentru a ignora situatia semnalata se face clic pe Ignore
o pentru a ignora aceasta si urmatoarele aparitii ale problemei in document se face clic pe Ignore All.
Word va face verificarea ortografica simultan cu cea gramaticala; pentru corectarea greselilor de ortografie se procedeaza ca in cazul de mai inainte
Se repeta operatiunea daca este cazul; dupa verificarea intregului document, Word afiseaza un mesaj in acest sens.
Word poate verifica textul in timp ce il scriem. Cuvintele care nu sunt regasite in dictionar vor fi subliniate cu o linie rosie odulata, iar posibilele greseli gramaticale vor fi marcate cu o linie verde ondulata. Utilizatorul poate corecta greselile pe loc, sau intr-un moment ulterior. Pentru a activa sau a dezactiva functia de verificare automata se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options
daca este cazul se face clic pe eticheta Spelling and Grammar
se selecteaza sau se deselecteaza casetele de validare Check Spelling as you Type si Check Grammar as you Type
se face clic pe Ok.
Pentru a un cuvint care a fost subliniat ca gresit, se face clic cu butonul din dreapta pe cuvintul respectiv. Pe ecran va aparea un meniu continind sugestii pentru inlocuirea sa si citeva comenzi. In cazul in care exista o greseala ortografica se vor avea in vedere urmatoarele optiuni:
pentru a inlocui cuvintul folosind una dintre variantele sugerate, se face clic pe alternativa aleasa
pentru a ignora toate aparitiile cuvintului in document, se face clic pe Ignore All
pentru a adauga cuvintul in dictionar se face clic pe Add
pentru a adauga forma gresita a cuvintului in lista AutoCorrect, se selecteaza AutoCorrect apoi se scrie forma scrisa corect
In cazul in care se face clic cu butonul din dreapta pe o greseala gramaticala, utilizatorului ii sunt oferite urmatoarele optiuni:
se selecteaza alternativa sugerata, pentru a o introduce in context
se selecteaza Ignore Sentence pentru a ignora posibila greseala
se selecteaza Grammar pentru a incepe verificarea gramatica obisnuita
Lexiconul ofera utilizatorului sinonime si antonime pentru cuvintele din document. El poate ajuta utilizatorul sa evite repetarea cuvintelor din text.
In cazul in care se doreste utilizarea lexiconului se va proceda in modul urmator:
se plaseaza pe punctul de inserare pe cuvintul vizat din document
se apasa tasta Shift+F7 sau se selecteaza Tools, Thesaurus. Pe ecran va aparea caseta de dialog Thesaurus care are mai multe componente:
o in caseta cu lista Looked Up sunt incluse cuvintele gasite in lexicon
o in caseta cu lista Meanings sunt afisate diferite semnificatii ale cuvintului; in cazul in care cuvintul nu este gasit, Word va afisa caseta Alphabetical List; aceasta contine o lista cu cuvinte avind o pronuntie apropiata de cuvintul selectat
o daca lexiconul cuprinde una sau mai multe semnificatii ale cuvintului, caseta de dialog va afisa lista Replace with Synonym prezentind sinonime pentru sensul ales al cuvintului; daca nu sunt gasite sensuri ale cuvintului, caseta de dialog va afisa lista Replace with Related Word
cind pe ecran este deschisa caseta de dialog Thesaurus, se pot efectua urmatoarele actiuni:
o pentru a gasi sinonime pentru cuvintul selectat, in listele Replace with Synonym sau Replace with Word se face clic pe Look Up
o pentru a gasi sinonimele unui cuvint in lista Meanings, se selecteaza cuvintul, apoi se face clic pe Look Up
o pentru anumite cuvinte, lexiconul afiseaza in lista Meanings cuvintul Anthonymus. Pentru a vedea antonime ale cuvintului respectiv, se selecteaza Anthonimus, apoi se face clic pe Look Up
pentru a inlocui cuvintul din document cu cuvintul selectat in lista Replace with Synonym sau in lista Replace with Related Word se face clic pe Replace
pentru a inchide dictionarul de sinonime fara sa facem modificari in document se face clic pe Cancel
In fereastra Print Preview putem vedea documentul afisat pe ecran exact asa cum va fi tiparit. Modul de afisare Page Layout permite vizualizarea documentului in forma sa finala, dar Print Preview ofera citeva facilitati suplimentare care ar putea fi utile utilizatorului. Pentru a putea folosi fereastra Print Preview, se selecteaza File, Print Preview sau se face clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard. In fereastra Print Preview de pe bara cu instrumente standard. In fereastra Preview va aparea pagina curenta.
Voi prezenta in continuare ce optiuni avem in fereastra Preview:
se apasa tastele Page Up si Page Down sau se foloseste bara de derulare verticala pentru a vedea si alte pagini
se face clic pe Multiple Pages si se trag pictogramele paginilor pentru a vedea concomitent mai multe pagini. Se face clic pe butonul One Page pentru a vedea o singura pagina
se face clic pe sageata de derulare Zoom Control si se selecteaza gradul de marire pentru a vedea documentul in diverse marimi
se face clic pe View Ruler pentru a afisa rigla; aceasta se poate folosi pentru a stabili marginile paginii si identarile
se face clic pe Magnifier si apoi in document pentru a mari acea parte a documentului
se face clic pe Shrink to Fit daca dorim sa restringem textul din document, pentru a evita izolarea citorva cuvinte din text pe ultima pagina a documentului. Word va incerca sa adapteze formatarea in asa fel incit sa reduca numarul paginilor cu una
se face clic pe butonul Print pentru a tipari documentul; se face din nou clic pentru a reveni in fereastra initiala
se face clic pe Close sau se apasa tasta Esc pentru a inchide fereastra Print Preview
Utilizarea tabelelor
Un tabel este o structura in care putem organiza datele pe rinduri si pe coloane. Fiecare intrare intr-un tabel este numita celula care este independenta de celelalte intrari. Tabelul poate avea un numar aproape oricit de mare de rinduri si coloane; el ofera de asemenea si un foarte bun control asupra dimensiunii si atributelor de formatare a celulelor. Celula dintr-un astfel de tabel poate contine text, elemente grafice si aproape orice element care poate fi inclus intr-un document din Word. Singura exceptie este faptul ca un tabel nu poate contine alt tabel.
Pentru a crea un nou tabel gol intr-un loc oarecare din document se vor face urmatorii pasi:
se plaseaza cursorul in locul dorit din document unde dorim sa apara tabelul
se selecteaza Table, Insert Table. Pe ecran va aparea caseta de dialog Inset Table
in casetele de text Number of Columns si Number of Rows, se face clic pe sageti sau se introduce numarul de rinduri sau de linii care trebuie sa le contina tabelul
pentru a aplica una din formatarile automate pentru tabele oferite de Word, se face clic pe AutoFormat, se selecteaza formatul dorit, apoi se face clic pe Ok
in caseta de text Column Width se selecteaza marimea dorita pentru coloane. Se selecteaza Auto in aceasta caseta in cazul in care utilizatorul doreste impartirea egala a paginii intre numarul de coloane specificat
se face clic pe Ok, Word va crea un tabel gol avind cursorul plasat in prima celula
Pentru a crea rapid un tabel se face clic pe butonul Inset Table de pe bara cu instrumente standard si se trag in document numarul de rinduri si de coloane dorit
Atunci cind cursorul se afla intr-o celula a tabelului, putem sa introducem si sa editam textul la fel ca in orice document. Textul introdus intr-o celula este aliniat automat cind depaseste latimea celulei. Putem muta cursorul in orice celula facind clic pe aceasta.
In cazul in care cursorul se afla la marginea unei celule, putem folosi si tastele cu sageata pentru a deplasa dintr-o celula in alta. Pentru a insera un tabulator intr-o celula din tabel se apasa combinatia de taste Ctrl+Tab.
Dupa ce utilizatorul creaza tabelul se se introduc date in acesta, acesta ii poate edita continutul si le poate formata dupa caz. In continuare voi prezenta citeva operatii uzuale de editare si formatare pe care le putem efectua.
Putem obtine celule goale intr-un tabel stergindu-le continutul. Pentru a elimina continutul unei celule se selecteaza celula respectiva si se apasa tasta Delete.
De asemenea utilizatorul are posibilitatea de a elimina rinduri si coloane intregi. Intr-un astfel de caz, coloanele din dreapta sau coloanele superioare se vor deplasa pentru a ocupa spatiul lasat liber de coloana sau de rindul eliminat. Pentru a elimina complet un rind sau o coloana dintr-un tabel se vor efectua urmatorii pasi:
se muta cursorul in orice celula din rindul sau coloana care trebuie sterse
se selecteaza Table, Delete Cells iar pe ecran va aparea caseta de dialog Delete Cells
se selecteaza Delete Entire Row sau Delete Entire Column
se face clic pe Ok, iar Word va sterge rindul sau coloana
In cazul in care utilizatorul doreste sa insereze un singur rind sau o singura coloana intr-un tabel se vor efectua urmatorii pasi:
se plaseaza cursorul intr-o celula la dreapta fata de pozitia inc are dorim sa apara noua coloana sau sub locul unde vrem sa fie introdus noul rind
se selecteaza Table, Inset Column pentru a insera o coloana goala la stinga coloanei selectate. Se selecteaza Table, Insert Rows pentru a insera un rind deasupra celui selectat.
Pentru a insera mai multe rinduri sau coloane dintr-un tabel se vor efectua urmatorii pasi:
se selecteaza numarul de celule egal cu numarul de rinduri sau de coloane pe care dorim sa le introducem. Pentru a selecta mai multe celule se deplaseaza mouse-ul peste ele tinind apasat butonul din stinga, sau se selecteaza una dintre ele si tindind apasata tasta Shift, se folosesc tastele cu sageata pentru a extinde selectia
se selecteaza Table, Select Row sau Table, Select Column
se selecteaza Table, Insert Row sau Table, Inset Columns in functie de caz.
In cazul in care se doreste inserarea unui rind la sfirsit de tabel se plaseaza cursorul pe ultima celula si se apasa tasta Tab.
Pentru a insera o noua coloana la dreapta tabelului se vor efectua urmatorii pasi:
se face clic in dreapta chenarului din dreapta tabelului
se selecteaza Table, Select Column
se selecteaza Table, Insert Columns
In continuare voi prezenta cum se poate copia sau muta o coloana sau un intreg rind dintr-o propozitie in alta in tabel:
se selecteaza coloana sau rindul prin tragerea mouse-ului peste celule sau executind clic pe coloana sau rindul respectiv si selectind Table, Select Row sau Table, Select Column
pentru a copia se apasa Ctrl+C sau se face clic pe butonul Copy de pe bara cu instrumente standard; pentru a muta se apasa tastele Ctrl+X sau se face clic pe butonul Cut
se muta cursorul in noua pozitie aleasa pentru coloana sau rind
se apasa Ctrl+V sau se face clic pe butonul Paste de pe bara cu instrumente standard
Se poate modifica rapid latimea coloanei folosind mouse-ul:
se plaseaza indicatorul mouse-ului pe chenarul din dreapta coloanei careia vrem sa ii modificam latimea. Aceasta va lua forma unei perechi de sageti verticale cu doua virfuri
se deplaseaza prin tragere chenarul coloanei pina obtinerea latimii dorite
Putem folosi si o caseta de dialog pentru a schimba latimea unei coloane. Pentru a vedea cum se vor efectua urmatorii pasi:
se muta cursorul cursorul intr-o celula din coloana pe care dorim sa o modificam
se selecteaza Table, Cell Height and Width. Pe ecran va aparea caseta de dialog Cell Height and Width. Daca nu este selectata se face clic pe eticheta Column pentru a vedea optiunile pentru coloane
in caseta de text Width of Column se introduce latimea dorita pentru o coloana sau se executa clic pe sagetile de incrementare, pentru a schimba valoarea afisata. Se observa ca in eticheta coloana pe care o modificam este indicata prin numarul ei. Se poate modifica automat latimea coloanei pentru a corespunde celei mai lungi intrari executind clic pe butonul AutoFit
se schimba valoarea din caseta de text Space Between Columns pentru a modifica spatiul dintre coloane. Prin schimbarea acestei valori putem mari sau micsora spatiul dintre textul din fiecare celula si chenarele din stinga si dreapta celulei
se face clic pe Next Column sau pe Previous Column pentru a modifica valorile pentru alte coloane din tabel
se face clic pe Ok. Tabelul va fi modificat conform noilor valori selectate intre coloane.
In configuratia prestabilita, Word aplica un chenar subtire, unic in jurul fiecarei celule din tabel. Cu toate acestea putem modifica chenarele sau le putem elimina complet. Metodele pentru lucrul cu chenarele sunt in esenta similare cu cele pentru aplicarea chenarelor la un text obisnuit. Voi prezenta pe scurt pasii ce trebuie facuti pentru aceasta:
se selecteaza celulele din tabel ale caror chenare vrem sa le modificam
se selecteaza Format, Borders and Shading pentru a deschide caseta de dialog Borders and Shading. Se face clic pe eticheta Borders daca este cazul
se selecteaza optiunile dorite pentru chenar, folosind caseta Preview pentru a vedea cum vor arata acestea in final
se face clic pe Ok
Intr-un tabel fara chenare, putem folosi o retea care nu va fi tiparita pentru a putea usura munca. Se selecteaza Table, Show Gridlines pentru a vedea liniile retelei. Cind terminam de lucrat in tabel se selecteaza Table, Hide, Gridlines pentru a le ascunde din nou.
Word ofera o multitudine de formate predefinite pentru tabele. Folosind aceste formatari, este mai usor sa aplicam o formatare atractiva in orice tabel. In continuare voi prezenta care sunt pasii care trebuie facuti pentru a folosi un format predefinit de tabel:
se plaseaza cusorul in interiorul tabelului
se selecteaza Table, Table AutoFormat iar pe ecran va aparea caseta de dialog Table AutoFormat. Aceasta este aceeasi caseta de dialog pe care o putem vedea daca selectam AutoFormat din caseta de dialog Inset Table, pentru a crea un tabel
in lista Formats sunt incluse toate formatele de tabel existente, cind parcurgem obiectele din lista, in caseta Preview putem vedea cum arata tabelul selectat
se selecteaza si se deselecteaza casetele de validare pentru atributele de formatare, pina cind in Preview se realizeaza aspectul dorit pentru tabel
in cazul in care rezultatul este cel dorit se valideaza cu Ok, iar programul va aplica tabelului atributele de formatare selectate
