Planul operational
In mod
traditional, ne gindim la functia de productie ca la un ansamblu de oameni si
masinarii care genereaza produse. Totusi, pe masura ce o economie evolueaza si
se modernizeaza, o parte tot mai mare a sa este implicata in furnizarea de
servicii. Planul operational include procesele de productie din cadrul unei
companii productive, metodele de furnizare de servicii de catre companii
prestatoare de servicii sau procedurile de obtinere de bunuri in cazul unei
companii de distributie, in cele ce urmeaza vom da unele explicatii asupra
elementelor care ar trebui incluse in planul operational pentru diferite tipuri
de afaceri:
Scopul - de a descrie procesele de generare a produselor sau serviciilor
o Descrierile trebuie facute in limbaj comun, nu tehnic.
o Daca procesele de productie urmeaza a fi elaborate, in ele trebuie incluse
elementul
timp si analizele de sensibilitate.
Sectiunea de operatiuni/productie a planului de afaceri ar trebui sa includa
urmatoarele informatii:
Pentru o companie productiva:
o descrierea detaliata a proceselor de productie;
o compararea metodelor de productie adoptate cu altele posibile;
o motivele alegerii metodelor de productie;
o ce proceduri vor asigura reevaluarea continua a proceselor de productie;
o situatia curenta a cercetarii si dezvoltarii;
o alternative pentru designul produselor, aplicabile metodelor de productie;
o subcontractori implicati in productie;
o planuri pentru protectia mediului si aprobari in domeniu;
o discutiile din cadrul procesului de planificare in legatura cu componentele
care sa
fie produse si cele care urmeaza sa fie obtinute de la furnizori externi;
o planul de management al calitatii pentru procesele de productie;
o cum va fi controlat nivelul calitatii;
o cum va fi imbunatatit nivelul calitatii;
o planuri pentru managementul costurilor in procesele de productie;
o descrierea programelor de motivare a muncitorilor si managerilor din
productie;
o procesele de management al stocurilor;
o procedurile planificate pentru asigurarea surselor alternative de
aprovizionare.
Pentru o companie prestatoare de servicii:
o o comparatie a tuturor metodelor de prestare a serviciilor din domeniu cu
cele a/ese,
o motivele alegerii metodelor de prestare de servicii;
o ce proceduri vor asigura reevaluarea continua a proceselor de prestare de
servicii;
o situatia curenta a cercetarii si dezvoltarii;
o servicii alternative, aplicabile metodelor de prestare de servicii;
o subcontractori implicati in prestarea de servicii;
o planurile pentru protectia mediului si aprobari in domeniu;
o planul de management al calitatii pentru procesele de prestare de servicii;
o cum va fi controlat nivelul calitatii;
o cum va fi imbunatatit nivelul calitatii;
o planurile pentru managementul costurilor in procesele de prestare de
servicii;
o descrierea programelor de motivare a lucratorilor si managerilor din prestare
de servicii;
o procedurile planificate pentru asigurarea surselor alternative de
aprovizionare.
Pentru o institutie de invatamint:
o descrierea detaliata a functiunilor administrative de sprijin al eforturiloi
educationale:
- descrierea activitatilor;
- lista personalului necesar;
- descrierea spatiilor si dotarilor necesare;
o descrierea detaliata a procedurilor folosite in elaborarea cursurilor si
prestarea
diferitelor forme de servicii educationale:
- cine va elabora cursurile?
- ce metode vor fi folosite?
- ce echipament este necesar?
o metode
alternative de elaborare si derulare a cursurilor:
- ce metode au fost respinse pentru nepotrivire cu necesitatile educationale
identificate de companie?
- ce metode au fost respinse din lipsa de resurse?
- ce resurse sunt necesare pentru o mai buna elaborare si derulare a
cursurilor?
o motivele
alegerii tipurilor de servicii educationale oferite, costurile si avantajele
lor
o tipuri de servicii educationale considerate ca aditionale;
o planul de management al calitatii pentru procesele educationale:
- cum va fi
controlat nivelul calitatii?
- cum va fi imbunatatit nivelul calitatii?
o planuri pentru
managementul costurilor in procesele educationale;
o proceduri planificate pentru asigurarea surselor alternative de aprovizionare
cu
resurse necesare pentru producerea materialelor de curs;
o proceduri care sa reevalueze continuu tipurile de educatie care trebuie
prestate.
Pentru toate tipurile de afaceri
Structura organizatorica: functional/geografic/clienti:
o Descrierea structurii organizatorice a afacerii:
- organizati compania dupa grupe de clienti, daca nu exista o nevoie evidenta
de a
o organiza altfel;
- mentineti structura cit mai simpla, pentru a minimiza costurile;
- construiti organizatia de la nivelul executantilor in sus, catre cel al
managerilor;
- mentineti structura plata pentru a minimiza costurile si a usura comunicarea;
- includeti organigrame sumare in aceasta sectiune si faceti referire la
organigrame
detaliate, prezentate in anexe.
o Discutati
motivele alegerii acestei structuri fata de altele.
o Prezentati planuri de revizuire a structurii companiei, cel putin la fiecare
doi ani.
Sistemul de comunicatii:
o Descrieti sistemul de comunicatii planificat pentru telefon, fax, transmisie
de date,
in toate zonele afacerii.
o Sistemul public de telefonie este suficient de performant pentru necesitatile
com
paniei sau sunt necesare sisteme speciale?
o Unele persoane vor avea nevoie de sisteme de comunicatie mobile?
o Care sunt planurile de asigurare a comunicatiilor in caz de nefunctionare a
mij
loacelor de baza?
Managementul
informatiilor:
Administrarea informatiilor este importanta pentru o afacere, in masura in care
afacerea obtine maximum de avantaje din informatii.
Managementul informatiilor ofera managerilor unei afaceri cadrul pentru a putea
analiza utilizarea tactica si strategica a informatiilor in companie.
o Includeti descrierea circuitului informatiilor, incepind cu obtinerea
datelor, proce
sarea informatiilor, depozitarea acestora.
o Descrieti utilizarile strategice ale informatiilor pentru asigurarea
avantajului com
petitiv.
o Descrieti sistemele de management al informatiei folosite zi de zi. Includeti
con
ceptele generale ca si sistemele specifice: state de plata, facturare,
procesarea
comenzilor.
Obiective si activitati pentru perioada intocmirii planului
in scopul stabilirii acestora, va puteti folosi de procesul descris in
sectiunea 'Scopuri strategice' pentru a descrie obiectivele specifice
ale managementului operatiunilor
si pentru apropierea afacerii de obiectivele sale strategice. Ce activitati
sunt necesare pentru atingerea obiectivelor? Ce resurse vor fi necesare? Citi
oameni sunt necesari? Care vor fi posturile? Cit vor fi platiti acesti oameni?
Ce tipuri si cantitati de materiale vor fi necesare? Estimati costul resurselor
necesare si concentrati-le intr-un buget de management al operatiunilor.
Includeti organigrama organizatiei.
Ce computere sau alte investitii in echipament vor fi necesare? Echipamentul
aditional este evaluat pentru intreaga afacere. Necesitatile de investitii in
echipament pentru planul de management al operatiunilor se vor lua in
considerare la un loc cu cele pentru planul de relatii, planul de resurse umane
si planul financiar. Urmeaza apoi fazele concrete pentru elaborarea necesarului
de investitii in echipament pentru efortul de management al operatiunilor:
o Identificarea variantelor / estimarea rezultatelor:
Se identifica toate variantele si se estimeaza toate rezultatele pentru fiecare
investiti propusa.
o Evaluarea variantelor
Fiecare varianta este evaluata din punctul de vedere al impactului asupra
procesului d management al operatiunilor. Alegerea este de obicei axata pe o
combinatie intre factori financiari si nefinanciari.
o Elaborarea recomandarilor pentru buget:
Se selecteaza cele mai bune optiuni si se elaboreaza o propunere de buget.
Aceasta fi evaluata impreuna cu cele ale altor departamente, pentru elaborarea
bugetului consoli dat al intregii afaceri.
Analiza, planificarea si controlul
Se face descrierea modului in care sistemul de planificare si control evalueaza
progre sul in atingerea obiectivelor, analizeaza eficienta procesului de
management operatiunilor si ofera informatii necesare pentru a planifica
schimbari in viitor.
Informatii suplimentare pentru elaborarea planului de management al
operatiunilor
Aspectele care urmeaza ofera informatii suplimentare pentru planul operational,
privind:
- Situatii de criza a resurselor
- Managementul calitatii
Situatii de criza a resurselor
Aceste probleme sunt utile pentru planificarea operatiilor in situatii
economice de tranzitie de la un sistem planificat centralizat la o piata
libera.
Intr-o economie in tranzitie de la un sistem de comanda la unul bazat pe legile
pietei, lipsa resurselor va fi o problema continua. Fiecare companie trebuie sa
caute continuu noi surse alternative pentru aprovizionare si sa incerce sa
minimalizeze dependenta fata de altii.
Firme mixte
Strategia formarii firmelor mixte se bazeaza pe doua elemente (Extras selectat
din ,Joint Ventures' de Jeffrey M. Hertzfeld - publicat in Harvard
Business Review.)
Cresterea - Firma mixta trebuie sa fie hotarita sa se dezvolte pe termen lung
in economia romineasca, sa absoarba si sa formeze furnizorii romini. Eventual,
se ia in consideratie faptul ca moneda nationala va deveni mai puternica si mai
stabila.
Integrarea verticala - Reprezinta un lant integrat de companii, de la baza pina
la virf, controlind mai mult sau mai putin furnizorii si avind acces
independent la clienti.
Pentru a avea succes in perioada de inceput a tranzitiei, firma mixta trebuie
sa ramina independenta fata de:
o furnizorii straini care cer valuta;
o furnizorii romini sau canalele de distributie rominesti ale caror standarde
de per
formanta nu sunt acceptabile pentru clienti.
intr-o firma romino-americana (spre exemplu), partenerul strain ar trebui sa
ofere:
o investitie de capital;
o produse recunoscute;
o experienta in conducere si in marketing;
o tehnologie moderna.
Partenerul romin va efectua:
o negocierea cu birocratia locala;
o identificarea spatiului pentru desfasurarea activitatii firmei;
o identificarea furnizorilor.
Actiunile si exemplul unor firme mixte vor conduce la aparitia unui nou grup de
manageri, specialisti in tehnologii, manageri de marketing, analisti
financiari, ingineri de management al calitatii, strategi pentru afaceri, care
vor conduce, in secolul urmator, Moldova.
Integrarea verticala mentionata mai sus poate fi realizata si de o firma
romineasca, pe cont propriu, prin aranjamente contractuale sau prin fuziuni.
Managementul calitatii
in prezent, importanta managementului calitatii este in continua crestere, in
special pe pietele in care se manifesta concurenta internationala. Clientii cer
o calitate ridicata si se vor indrepta catre aceia care o ofera. S-a spus de
multe ori ca concentrarea activitatii pentru a obtine o calitate ridicata duce
la cresterea costurilor unui produs. Aceasta nu este neaparat adevarat si, de
fapt, de multe ori, costurile scad imediat ce se realizeaza o imbunatatire a
calitatii. Reducerile ca volum ale deseurilor, ale livrarilor nereusite, ale
erorilor de facturare, ale reclamatiilor de la clienti etc. contribuie
spectaculos la cresterea eficientei din punctul de vedere al costurilor
proceselor de productie si distributie.
Managementul calitatii totale (TQM) este un sistem menit sa raspunda cerintelor
clientilor - si sa le depaseasca - prin imbunatatiri continue la nivelul
intregii companii, pe baza unui ciclu de tip Plan - Procesare - Studiu -
Actiune.
Planul va cuprinde:
o Obiectivele si intrebarile specifice la care trebuie sa gaseasca raspunsuri
ciclul ur
mator de activitati de management al calitatii
o Previziunile pentru rezultatele ciclului
o Planul de testare sau schimbare.
Studiul va cuprinde:
o Analiza datelor
o Consolidarea cunostintelor curente cu rezultatele analizei
o Modificarea cunostintelor curente.
Actiunea se refera la:
o Evaluarea nivelului cunostintelor de catre o echipa competenta.
o Daca nu se decide actiunea, atunci urmeaza inca unul sau mai multe cicluri
sau se
opreste activitatea.
o Daca se decide actiunea, se opereaza schimbari la scara mica.
o Se deruleaza apoi inca un ciclu pentru a se verifica rezultatele schimbarii.
Calitatea trebuie privita prin ochii clientului. Adaugarea la un produs a unor
caracteristici care nu sunt utile sau importante pentru client nu reprezinta o
imbunatatire a calitatii, ci doar o crestere nejustificata a costului.
Controlul statistic al calitatii reprezinta un sistem in cadrul caruia se
analizeaza fiecare parte a procesului de productie pentru determinarea
probabilitatii de producere a bunurilor, la un nivel acceptabil de calitate, in
acest caz, se controleaza in mod continuu mostre de produs, iar rezultatele
inspectiilor se consemneaza in datele statistice.
Maytag
Corporatia Maytag, un producator american de echipamente de uz casnic, a
folosit cu succes calitatea, cu mult timp in urma, ca pe o strategie
competitionala. Calitatea inalta reprezinta scopul final pentru Maytag nu numai
in productie, dar si in serviciile prestate pentru dealeri, distribuitori sau
consumatori. Firmele care concureaza cu Maytag se lupta cu reputatia calitatii
produselor Maytag, fapt care i-a permis acestei companii sa ceara preturi
ridicate si sa depaseasca prin performante mari competitori.
Un recent raport anual al companiei Maytag evidentiaza urmatoarele obiective de
management:
o Cresterea atentiei privind calitatea produsului si a serviciilor catre
dealeri, dis
tribuitori si consumatori.
o Mentinerea in continuarea a integritatii marcii.
o Reducerea in continuare a costurilor, prin explorarea posibilitatilor de
interschim
babilitate de componente intre cele doua companii ale Maytag.
o Continuarea programelor de investire a capitalului in modernizare, cresterea
efi
cientei productiei si imbunatatirea calitatii.
Unele din caile prin care Maytag implementeaza strategiile sale de calitate se
refera la:
o Integrarea procesului de fabricatie; Maytag isi produce propriile furtunuri,
cabluri
electrice, suruburi, elemente emailate.
o Conducerea corporatiei subliniaza calitatea, ca scop al firmei Maytag.
Angajatii,
furnizorii si toti cei legati de procesele de fabricatie trebuie sa inteleaga
ca treaba
trebuie facuta bine, si asta 'zi de zi'.
o Calitate inseamna la Maytag lucru in echipa. De aceea, angajatii sunt
instruiti in
multe domenii. Tuturor supraveghetorilor de productie li se ofera posibilitatea
de a
participa la un curs video de 13 sesiuni privind controlul statistic al
calitatii.
o Folosirea in toate fabricile a sistemelor automatizate si robotizate.
o Toate produsele, si nu doar mostrele, trec prin teste de calitate
functionala. Testele
se fac in conditii cit mai realist posibile.
o Efectele preocuparii permanente a companiei Maytag pentru calitate sunt
evaluate in perceptia clientilor, care constata ca echipamentele corporatiei
sunt in mod clar superioare celor ale concurentei. Clientii sunt dispusi sa
plateasca un pret mai mare pentru echipamentele Maytag.
