Un business plan de succes e un document care contine prospecte noi si descrie potentialul companiei. El reprezinta un set de proiecte specifice. Spre exemplu un plan poate fi in cautarea fondurilor pentru acoperirea cheltuielilor asociate cu dezvoltarea si marketing-ul unui producs nou. Sau poate fi utilizat pentru asigurarea unui credit bankar pentru producerea unui echipament.
Business planul, la fel ca si materialele promotionale si de reclama, ar trebui sa aduca avantaje firmei prin modul sau de alcatuire - adica prin organizarea, detalierea si realismul lui.
Pentru a atinge aceste scopuri, business planul trebuie sa fie urmatorul:
sa puna in discutie planurile companiei pentru perioadele de scurta si de lunga durata
sa indice faptul ca aceste scopuri pot fi atinse
sa demonstreze ca realizarea planului va satisface cerintele cititorului
Utilitatea Externa a Planului
Odata ce numarul oportunitatilor pentru finantare si alte tipuri de suport extern sa largeste, business planul devine un instrument al companiei pentru profitarea de aceste oportunitati.
Finantarea Bancara - bancile traditional nu au cerut business planuri formale de la aplicanti pentru credite , bazandu-se doar pe rapoartele financiare din trecut si cele curente. Totusi, problemele create de catre esuarea proiectelor de imobil si creditele straine cu grad de risc ridicat de la sfarsitul anilor 80 si incep anilor 90 au condus la faptul ca bankerii sa se indoiasca de modul lor de evaluare a potentialilor debitori. Business planul a devenit, deci, un element favorabil in competitia intensa de achizitionare a fondurilor creditare. Bancherii doresc sa stie mai mult decat care este suma si pentru ce vor fi utilizati banii, este foarte interesant de cunoscut daca firma va supravietui in caz de esec si daca isi va pastra capacitatea sa de achitare a creditelor, care e garantia in caz de insolvabilitate, etc.
Fondurile de Investitie
Investitorii privati si firmele cu capital mixt de asemenea nu vor sustine o companie fara un plan scris. Spre deosebire de banchiri a caror interes principal este restituirea sumei imprumutate si a dobanzilor respective, investitorii sunt interesati de profituri foarte inalte 25-60% anual, pe perioade de la 3 la 7 ani, pe langa faptul ca doresc sa stie cum isi vor intoarce investitiile efectuate intr-o companie sau alta. Pentru a-si atinge scopurile sale investitorii urmaresc intr-un business plan urmatoarele:
inregistrarile companiei, piata, executantii cheie;
probabilitatea atingerii prognozelor;
unicatul produsului si a tehnologiei sale;
calitatea managementului.
Business planul de asemenea este cerut in cazul realizarii aliantelor strategice, fuziunilor, relatiilor dintre client si distribuitor.
Utilitatea interna a Planului
Business Planul este un instrument de management foarte important. El imputerniceste managementul sa planifice cresterea companiei si sa anticipeze schimbarile intr-un mod bine structurat. Executivii uneori argumenteaza faptul ca este fara folos compunerea unui BP deoarece piata se schimba atat de repede incat planul foarte repede se invecheste. In timp ce este adevarat faptul ca schimbarile sunt, si se intampla pe parcursul evolutiei firmei, procesul de pregatire a BP e cel putin la fel de important ca si insasi planul. El face ca managementul sa managementul sa analizeze business-ul in detaliu si sa sa-si stabileasca scopurile sale in concordanta cu BP. El de asemenea stabileste anumite etaloane in baza carora poate fi monitorizata evolutia firmei in timp. Elementul cel mai important al BP e faptul ca el supune intregul colectiv managerial aceluiasi scop. BP de asemenea este un document util pentru companiile cu multiple locatii si operatiuni.
Top managementul poate monitoriza BP nu doar pentru a fi siguri ca planificarea formala are loc, dar si pentru determinarea daca planurile finisate corespund cu scopurile financiare si de piata de lunga durata.
Procesul Business Planului
Atunci cand vorbim despre BP un lucru poate fi spus cu certitudine, ele vin in diferite forme, marimi, si continut. Dar toate BP au anumite scopuri in comun. ele trebuie sa descrie produsul sau serviciul care trebuie sa fie vandut si piata pe care trebuie sa fie vandut, sau sa descrie cum va fi produs bunul dat sau cum va fi prestat serviciul, daca vorbim despre servicii. Daca planul e intentionat pentru utilizare externa, el de obicei va descrie cine este implicat in companie, cati bani sunt necesari, cum aceste fonduri vor fi cheltuite, si cel mai important, cum isi vor restitui banii alocati investitorii, si cand aceasta restituire va avea loc.
Toate BP trebuie sa contina aceste elemente expuse intr-un mod cat mai clar, concis si desigur convingator. Avand in vedere ca toate planurile trebuie sa trebuie sa aiba aceste atribute comune, este important sa ne pregatim bine inainte de procesul de compunere a BP. Sunt patru etape importante de pregatire pentru elaborarea BP:
Colectarea Informatiei
Stabilirea Schemei Planului
Determinarea Tipului de Plan
Impartirea Resposabilitatilor
Colectarea Informatiei
BP sunt efective sau nu in mare masura datorita datelor pe care se bazeaza, iar datele trebuie sa fie veridica si obiectiva.
Informatia esentiala e compusa din:
a. numele exact al intreprinderii, adresa, data si forma de organizare juridica, statele in care firma are dreptul sa efectueze afaceri.
b. structura juridica
c. resumeurile fondatorilor si managerilor cheie
d. statisticile de piata, incluzand dimensiunile pietei, tendintele recente de crestere, numele participantilor majori, factori determinanti, pozitivi si negativi care pot afecta cresterea de pe viitor
e. numele competitorilor, cu cat mai multa informatie posibila despre fiecare din ei, incluzand vanzarile lor, profiturile, tehnicile de marketing si de vanzare, tendintele recente in vanzari
f. date despre costul muncii si a materialelor de productie
g. articole de gazeta sau magazine despre afacerea data si despre industria data.
h. numele clientilor potentiali
i. furnizorii principali, si termenele de furnizare
j. informatie R&D, incluzand proiecte ce se desfasoara, si sunt planificate.
k. regulamente si legi care ar putea afecta business-ul, atat positiv cat si negativ.
l. info despre brevete, marci comerciale si copyright.
Schema Planului
BP trebuie sa fie organizat in sectiuni bine definite. De obicei planurile au sectiuni separate, care pun in discutie strategia companiei, produsul sau serviciul, planurile de marketing si de vanzare si desigur informatia financiara.
Crearea unei scheme bune impune pe executivi sa ajunga la anumite decizii care va repartiza ce si unde se va afla in plan. Spre exemplu nu trebuie sa fie mixate in acelasi compartiment atat descrierea pietei produsului cat si descrierea produsului ca atare.
Un exemplu ar Schemei Planului ar fi:
I. Sumar Executiv
II. Compania
III. Piete si Competitia
IV. Produsul sau Serviciul. Descriere si Analiza
V. Vanzarea
VI. Producerea
VII. Informatia Financiara
VIII. Normative si oraruri
IX. Diverse anexe.
Determinarea tipului de plan
Persoanele care alcatuiesc BP pentru prima data deseori se intreaba, cat de mare si de detaliat ar trebui sa fie planul???. De fapt regul exacte nu exista in privinta acestui fapt. Lungimea planului va depinde in mare masura de ceea ce dorim sa atingem si cat de complexa sau sofisticata va fi activitatea firmei noastre. La general vorbind exista 3 tipuri de BP:
Plan sumar - e utilizat de executivi in cazul dorintei de redeschidere a unei lini de credit pentru a obtine un nivel redus de fonduri. Ex. Daca avem nevoe de $100.000 pentru a dezvolta un produs nou pe o piata existenta - ne putem expune planul in 10-15 pagini. Acest tip de plan poate servi drept un plan de testare a mediului investitional, si in cazul unei situatii favorabile, poate fi compus un plan mult mai detaliat. Planul dat trebuie mai mult sa arate potentialilor finantatori ca noi ne-am facut temele si intelegem piata.
Business Plan Complet - e compus din 20-40 de pagini si descrie operatiunile companiei si proiectele in detaliu. Acest tip de plan este cerut in cazul in care cantitatea de fonduri necesare e mult mai mare, spre exemplu $ 5 mln pentru fondarea unei companii Hi-Tech de productie.
Business Plan Operational - pentru companii care sunt bine fondate, si e un plan care poate fi o ghid important pentru top-manageri. El de asemenea asigura faptul ca managerii sa inteleaga bine directia companiei si rolul lor in atingerea scopului companiei. Din necesitate BP organizational trebuie sa fie desfasurat - 100 pagini. Cu cat contine mai multe detalii, cu atat e mai mult probabil ca managerii individuali sa-si inteleaga rolul lor in atingerea scopurilor intreprinderii.
Repartizarea Responsabilitatilor
BP poate fi pregatit in mai multe feluri. O abordare generala este pentru conducerea fiecarei arii de management - adica marketing, vanzari, productie. Managerul principal revizuieste schitele, discuta cu managerii si ajusteaza materialul. O alta abordare este ca top managerul sa compuna un copie preliminara completa a planului care mai apoi este distribuita la ceilalti manageri din top management pentru a fi revizuit si modificat in dependenta de intentiile managerilor pe fiecare specializare. O abordare care nu este sustinuta in practica elaborarii BP este desigur angajarea consultantilor din exterior. Aceasta idee poate semana cu o idee care ar economisi timp util pentru alte activitati, insa un expert financiar care va citi planul dat poate usor diferentia planul compus de consultanti si de obicei BP dat e sortit esecului. Investitorii potentiali au nevoie de un BP adevarat, si nu de sugestiile unor outsideri.
Sumarul Executiv
Cea mai importanta sectiune a BP destinata outsiderilor reprezinta SE. Daca Sumarul dat sugereaza un business promitator pentru investitie sau pentru imprumuturi, expertii vor citi mai departe. Informatia esentiala e lipsita de valoare daca e ascunsa undeva intr-o setiune posterioara, pana la care cititorul poate nici sa nu ajunga.
Mai intai de toate e important de retinut ca aceasta nu trebuie sa reprezinta o prefata a BP, si trebuie sa fie o versiune a BP foarte scurta. Deci SE reprezinta cea mai concisa forma a BP.
Un SE efectiv descrie toate elementele cheie ale BP in 2 pagini sau mai putin. El trebuie sa includa urmatoarele informatii esentiale:
O sinopsa a strategiei companiei pentru succes.
O descriere succinta a pietei (de rand cu ingredientele pentru succes care fac compania noastra deosebita pe piata data).
O descriere succinta a produsului sau serviciului
O descriere succinta a calificarii echipei de management care ar aduce succes companiei (trebuie de inclus si o descriere a contributiei echipei date la alte afaceri incununate de succes).
Un sumar al datelorr financiare din trecut si a celor prognozate, la fel ca si venitul anual si venitul net pentru ultimii 5 ani.
O estimare a sumei de fonduri necesare si o declaratie despre modul in care vor fi utilizati banii.
Compania, Strategia & Echipa de Mangement
Fiecare companie are un trecut si o strategie. O companie care recent a fost formata de asemenea isi are trecutul formarii sale. Sectiunea BP care se refera la companie, strategie si echipa de management permite executivilor sa descrie fortele motrice ale businessului. Intrebarile ce trebuie raspunse in sectiunea data sunt foarte complicate dar si valoroase.
Trecutul, prezentul si viitorul
Este important pentru oricine sa-si inteleaga trecutul firmei si starea curenta pentru a putea proiecta viitorul. Sectiunea data e impartita in 3 parti: istoria, starea curenta, viitorul - parte care e cel mai dificil de descris. Cel mai important element in descrierea directiei viitorului companiei este ca el sa aiba sens in conditiile trecutului si a prezentului. Spre exemplu o crestere cu 20% timp de 3 ani a vanzarilor pe viitor este irelevanta in cazul in care in 10 ani precedenti volumul vanzarilor nu a atins macar o crestere cu 10% anual.
Strategia
Reprezinta o intelegere si descriere a abordarii la general a productiei si vanzarii produselor si serviciilor de catre companie. Strategia poate fi descrisa in termeni de principii de baza sau filosofice. Termenii descriptivi utilizati nu sunt la fel de importanti ca si procesele de gandire si considerare ce stau la baza ideilor exprimate. Strategie e baza in care alte activitati ale companiei - adica marketingul, productia, vanzarile, si alte functii, sunt organizate si concepute.
Echipa de Management si Descrierea ei
Inainte de acceptarea investirii sau acordarii imprumutului potentialii finantatori deseori cerceteaza detaliat fiecare membru din echipa de management. Deci BP trebuie sa descrie cum e organizata firma noastra, care sunt datoriile si responsabilitatile fiecarui individ. O schema a structurii organizationale este utila
Tot aici e valoroasa efectuarea unei sinteze a trecutului fiecarui manager, si prezentarea resumeurilor.
Piata
Sectia de marketing reprezinta in cele mai dese cazuri urmatoarea sectiune care va fi analizata de potentialii finantatori dupa Sumarul Executiv.
Deoarece Marketingul afecteaza toate partile companiei - de la designul produsului pana la finante, aceasta sectiune a BP trebuie sa convinga potentialii investitori ca exista piata pentru produsele sau serviciile noastre, si ca noi intelegem fortele pietei care ne afecteaza compania.
Identificarea Pietei
Sectiunea de MK a BP trebuie sa inceapa cu descrierea pietei companiei noastre. Aceasta inseamna raspunderea la un sir de intrebari:
Ce e piata?
Cat de mare e piata?
Care sunt tendintele pietei?
Care e competitia?
Intelegerea Pietei
In afara de prezentarea componentei si organizarii pietei, executivii trebuie sa dea dovada de intelegere a dinamicii cheie a pietei. Aceasta de asemenea poate fi interpretata prin intermediul unor intrebari:
Ce motiveaza decizia de cumparare?
Cum e segmentata piata?
Cum produsul sau serviciul nostru va fi pozitionat pe piata?
Care va fi strategia noastra de aparare?
Care este pozitia potentialilor consumatori ai productiei noastre?
Produsul sau Serviciul
BP noustru ar trebui sa descrie complet si concis produsele sau serviciile noastre si sa explice cum ele sunt produse. Descrierea noastra ar trebui sa ofere finantatorilor potentiali idei despre modul in care produsul nostru difera de acelea ale competitiilor. Investitorul potential trebuie sa fie convins ca noi oferim ceva mai eficient si mai bun decat competitia noastra. Aceasta sectiune de asemenea trebuie sa convinga investitorii potentiali ca noi vom face ceea ce spunem ca vom face cu privire la productie. Ei trebuie sa fie siguri ca compania noastra poate produce produsul sau serviciul descris la timp, cu calitate inalta si la costurile anticipate.
Prezentarea Produsului
Daca am creat deja prototipul produsului trebuie de inclus o fotografie al lui. Daca este mic si nu prea costisitor - precum un bun alimentar sau al bun de consum - am putea include si o mostra. Daca produsul inca nu a fost conceput ar trebui sa includem cel putin o diagrama conceptuala. Daca produsul sau serviciul e derivat de la o tehnologie noua sau o aplicatie inovativa a unei tehnologii existente, ar trebui sa explicam aceasta in detaliu.
Descriind produsul nostru e important de tinut in minte faptul ca majoritatea investitorilor si bancherilor nu sunt oameni de sitiinta.
Elemente ce tin de Dezvoltarea Produsului
Acest compartiment trebuie abordat din urmatoarele puncte de vedere:
Descrierea detaliata a cerintelor R&D
Descrierea dependentei de alte tehnologii de ultima ora
Mentionarea tehnologiilor competitive
Explicarea unde produsul sau serviciul va conduce compania
Descrierea modalitatilor de protejare a bunului odata lansat pe piata.
Producerea si Alte Operatiuni
Aici e necesar de mentionat cum noi vom produce bunul sau cum vom presta serviciul dat. Aceasta inseamna ca ar trebui sa raspundem la urmatoarele intrebari:
De cat spatiu de productie e nevoie?
Ce tipuri de echipamente vor fi necesare?
In ce incapere vom produce bunul/presta serviciul?
Sant oare procese critice care nu au fost dezvolate?
Sunt oare unele detalii sau materiale care sunt dificil de obtinut si sunt costisitoare in timp?
Sunt oare detalii care pot fi obtinute de peste ocean?
Sunt oare detalii sau materiale care sunt disponibile dintr-o sursa unica?
Care sunt sursele de suport pentru aceste materiale?
Tot aici ar trebui sa includem si costurile de productie, destula informatie pentru a convinge potentialii investitori ca noi intelegem ca costurile noastre vor fi la diferite nivele de productie, explicatii ale posibilelor planuri de reducere a costurilor de productie.
Alte elemente de mentionat la sectiunea Produs/Serviciiu sunt Controlul calitatii, Serviciile Post-vanzari, Reglementarile guvernamentale tangentiale noului proces de productie, noului produs sau serviciu, Definirea costurilor de productie - costurilor R&D, productie, control al calitatii, asigurare, si alte aspecte
Vanzarea si Promovarea
Vanzarile si promovarea sunt analizate separat de MK deoarece ele sunt lucruri diferite, vanzarea include diferitele eforturi de convingere a consumatorilor sa procure productia noastra.
Nici un aspect al businessul-ui nu e mai important decat determinarea cum vor fi efectuate vanzarile. Fara vanzari nu exista business-un, indiferent cat de buna este productia, cercetarea de marketing, etc. Descrierea procesului de vanzare trebuie sa cuprinda trei aspecte - metodele de vanzare- adica canale si metode de distributie, ajutorarea vanzatorilor, promotia agresiva.
Informatia Financiara
Sectiunea financiara a BP e scrisa ultima, dupa ce au fost asamblate datele privitoare la costuri si venituri potentiale. Cantitatea si tipul de informatie financiara necesara pentru BP nostru depinde in mare masura de stadiul de dezvoltare al companiei si de care sunt obiectivele planului. Companiile mai mature, vor avea la dispozitie mai multe date istorice si de aceea rapoartele sale financiare trebuie sa fie mai complete. Pentru o companie care necesita fonduri pentru acoperirea unor datorii, planul ar trebui sa descrie la general tipul si volumul de finantare cerut.
Ar trebui sa fie stresat faptul ca planificarea financiara utilizata in BP este esentiala pentru toate companiile. Procesul de asamblare a previziunilor financiare ajuta executivii sa fie in stare sa sesizeze mai devreme atat problemele potentiale cat si ariile de oportunitate.
Cererea de Finantare
Companiile care urmaresc obtinerea unor fonduri, trebuie sa includa in cadrul compartimentului IF cererea de finantare . Aceasta trebuie sa exprime cati bani avem nevoie, de ce avem nevoie de bani, si ce vom face cu ei. In timp ce cererea de finantarea vine de obicei in sectiunea intaia datele sale se maresc considerabil de pe urma rapoartelor financiare care urmeaza a fi analizate. De aceea trebuie de avut in vedere:
sa fim consistenti
sa fim flexibili in ceea ce priveste suma ceruta
sa indicam cum va fi afectata structura de capital
sa descriem planuri financiare aditionale
sa monitorizam datoria
sa descriem necesitatile pe viitor.
Rapoartele Financiare
Rapoartele financiare ale companiei sunt baza sectiunii financiare a BP. Pregatirea acestor rapoarte necesita expertiza in finante si contabilitate. Urmatoarele consideratii sunt importante pentru elaborarea acestor rapoarte:
Restrictiile temporare
Previziunile prognozate
Previziuni de vanzari
Costurile vanzarilor
Inventarul
Creantele
Banii
Actiuni simple si preferentiale
Investitiile
Proprietatea si deprecierea
Datoria si cheltuielile privitor plati dobanzilor
Datorii creditoare
Cheltuieli de MK
Costurile de R&D
Cheltuieli generale si administrative
Taxe pe venit
Analiza senzitivitatii
In urma analizei rapoartelor financiare expertii financiari vor determina daca intreprinderea va putea in ultima instanta sa le aduca avantaje.
Combinarea Tuturor Datelor
La momentul dat al procesului de pregatire a BP trebuie sa fim gata sa exprimam toate lucrurile sus mentionate in forma lor finala. Intreaga noasta echipa trebuie deja sa aiba datele organizate in sub forma de maculatoare, schite.
Urmatoarele noastre actiuni sunt:
Rescrierea extensiva - Multi executivi sunt obositi de procesul de scriere, din cauza schitelor lor initiale care sunt prost organizate. E important de tinut in minte ca cele mai bune scrieri vin din rescrierile extensive. Chiar si cei mai experimentati profesionisti rescriu de mai multe ori varianta BP inainte de prezentarea variantei sale finale. Cel mai bine e ca scrierea finala sa fie amanata pentru o saptamana sau 2-a. Iar atunci cand reluam scrierea BP problemele lui vor fi mai evidente.
Consultarea opiniei unui outsider - schita BP ar trebui sa fie analizata de cel putin 2 parti independente, pentru a elimina posibile deficiente ce din anumite motive nu au fost observate de noi.
Tendinta spre detalii - BP nostru trebuie sa prezinte cat mai multe detalii, dar detali in care poate fi cel mai mult interesat cititorul. Trebuie definite anumite prioritati care in BP sunt expuse conform secventei lor logice.
Considerearea mai multor versiuni ale BP - pentru a asigura un spatiu de mobilizare a optiunilor noastre cu cerintele potentialilor investitori.
Pregatirea unei prezentari orale- Daca BP nostru reuseste sa convinga outsiderii ca business - ul nostru are un viitor solid, ei vor dori sa stie mai multe. In acest cazul dat ei vor dori sa se intalneasca cu executivii cheie si sa-i intrebe mai multe intrebari referitoare la proiect. Pentru aceasta se pregateste o prezentare succinta de 15-30 minute - pentru a suma planul si a face cunoscuta echipa de management. Aceasta prezentare trebuie sa fie atent structurata. Trebuie sa fie pregatite schite sau chiar scenarii ale discutiilor. Slide-uri sau transparente de asemenea ar trebui incluse in prezentare.
Drept concluzie as putea spune ca trebuie sa tinem minte faptul ca activitatea bancara, investitia, achizitia si alte relatii ce se dezvolta din BP nu sunt asemenea casatoriilor. In cazul dat BP e mai mult ca o prima intalnire, iar prezentarea si intalnirile ce vor urma sunt o parte componenta din procesul de a face curte. Daca noi prezentam BP nostru cat mai bine, mai atractiv in perioada de curte, perspectiva noastra pentru un mariaj fericit si productiv mai tarziu este marit considerabil.
