Planificarea logisticii comerciale a firmei

Logistica de distributie are de depasit diferenta de spatiu si de timp dintre productia si consumul de bunuri. De fapt, logistica de distributie este orientata spre a pune de acord spatiul si timpul ce separa productia de consum, prin transport si depozitare. Pe langa aceste doua functii, se mai adauga realizarea comenzilor si livrarea acestora.

Logistica de distributie cuprinde toate activitatile care sunt necesare pentru a aduce produsele din punctul lor de finalizare, din intreprinderea producatoare, pana la ultimul punct din canalul de distributie. Activitatile logistice cuprind:

proiectarea si organizarea depozitelor;

depozitarea;

transportul;

ambalarea;

onorarea comenzilor;

Intr-o abordare sistemica, intre structurile functionale ale procesului logistic are loc o reactie de feedback, pusa in valoare de schema prezentata mai jos:

Factorii interni si externi cu influenta asupra logisticii de distributie

PROIECTAREA sistemului de distributie, regasita generic in unele lucrari de specialitate si sub denumirea de design-ul de distributie, constituie una din obiectivele principale ale managementului de distributie.

Mijloace de organizare a planificarii logisticii comerciale

CONCEPEREA activitatii logistice necesita utilizarea a doua tipuri de mijloace de organizare, si anume: mijloace umane si mijloace de tratare a informatiei comerciale.

a)    Mijloacele umane:

Cea mai mare parte din forta de munca ocupata in sistemul logisticii comerciale - mijloacele umane - este concentrata in subsistemul logisticii operationale, deoarece subsistemul logisticii de sprijin si subsistemul logisticii de pilotaj necesita mai putina administrare si deci un necesar de forta de munca mai redus.

De aceea problema esentiala a logisticii operationale este organizarea fortei de munca ocupata in acest subsistem logistic.

Mijloacele umane folosite in subsistemul logisticii operationale se caracterizeaza prin cel putin doua exigente prioritare, calitatea si supletea fortei de munca ce lucreaza in acest domeniu. Astfel, toate incidentele aparute in acest sector, ca de exemplu: interpretarea gresita a unei comenzi, erori cantitative, nerespectarea termenelor de livrare etc. se repercuteaza negativ asupra imaginii firmei in fata clientelei si determina aparitia unor costuri suplimentare.

De asemenea, activitatea comerciala este dinamica, se modifica de la o perioada la alta si apar noi necesitati ale clientelei ce trebuie satisfacute, fapt ce solicita logisticii operationale luarea unor masuri de adaptare la noile conditii.

Tocmai de aceea exigenta manifestata pentru calitatea si supletea activitatii desfasurata de angajatii din acest sector devine o garantie a reusitei logisticii operationale.

b)    Mijloace de tratare a informatiei comerciale:

Logistica comerciala presupune interconditionarea mijloacelor umane cu cele folosite in tratarea informatiei, iar tendinta de cibernetizare a activitatii comerciale actuale necesita examinarea mai atenta a sistemului de culegere, transmitere si prelucrare a informatiilor.

Orice sistem de prelucrare a informatiei este definit prin mijloacele tehnice utilizate in acest scop si prin arhitectura retelei informative folosite.

Mijloacele tehnice folosite in tratarea informatiei comerciale sunt un ansamblu de trei elemente de baza, adica, tehnica de lucru efectiva, programele si reteaua.

Mijloacele tehnice de lucru efectiv sunt actualmente diversificate si constau din:

ordinatoare traditionale incepand de la gama mini si pana la sisteme de lucru foarte mari ;

micro - ordinatoare

masini de prelucrarea textelor, care pot constitui solutii interesante in contextul conceperii unor sisteme de sprijinire a activitatii de gestionare a propunerilor comerciale;

videotextul, care combina functia de prelucrare a textelor cu cea de comunicare, transmitere si receptionare a mesajului;

telexul, care are multiple aplicatii posibile in transmiterea unor mesaje promotionale;

faxul, realizare de ultima ora, caracterizat prin transmiterea aproape instantanee a mesajelor generate de activitatea comerciala si nu numai.

Programele utilizate in prelucrarea informatiei de catre mijloacele tehnice de lucru, se concretizeaza:

fie in pachete de programe standard;

fie in pachete de programe speciale, care se concep pe masura ce se aplica in activitatea informatica.

Desi primele au o serie de avantaje (costuri de obicei mai reduse, rapiditate in implementarea lor in practica, obtinerea rapida a rezultatelor dorite etc.), totusi o serie de firme sunt obligate sa recurga la categoria a doua de programe indeosebi ca urmare a dezvoltarii lor in conditii specifice de mediu.

Arhitectura retelei informative

APLICAREA unor programe, concretizata in dezvoltarea unor logici specifice de calcul necesita un interval de timp mai mare, doi sau chiar trei ani, fapt ce face ca nu toate aceste programe sa fie  de generatie recenta, existand deci riscul aplicarii unor programe nu de ultima ora.

Ca urmare a existentei unor astfel de restrictii, este necesar ca cererile in domeniul elaborarii unor programe utilizate de activitatea comerciala sa faca obiectul planificarii logisticii comerciale.

Reteaua este ultima componenta elementara a intregului sistem de prelucrare a informatiei comerciale si se concretizeaza in legaturile care se stabilesc intre tehnica efectiva de prelucrare a informatiei si pachetele de programe folosite in acest scop.

Ansamblul de mijloace efective de prelucrare, programe informative si retea definesc ceea ce se cheama arhitectura retelei informative .

Aceasta 'arhitectura informatica' poate fi conceputa in trei modalitati, si anume:

concentrare 'versus' deconcentrare;

integrare 'versus' neintegrare;

centralizare 'versus' descentralizare;

Situatia concentrare - deconcentrare se bazeaza pe relatia mijloace informatice - vanzator.

Astfel, la o extrema este cazul comerciantilor care nu au acces la mijloacele informatice, iar la cealalta extrema cazul in care fiecare comerciant este dotat cu un macroordinator, masina de prelucrat etc.

Simultan, deconcentrare poate sa nu fie insotita de stabilirea unor relatii centru - puncte in teritoriu.

Evolutia sistemelor de logistica comerciala in aceasta situatie se realizeaza parcurgand urmatoarele faze:

Faza I: utilizarea informaticii centrale exclusiv numai prin 'service' informatic;

Faza II: punerea mijloacelor informatice la dispozitia directiei comerciale;

Faza III: dotarea regiunilor, agentiilor, firmelor si inspectiilor cu echipamente informatice;

Faza IV: afectarea de echipamente informatice vanzatorilor prin efort propriu.

Situatia integrare - neintegrare reflecta in masura mai mare sau mai mica, interdependenta intre cele doua tipuri de programe de prelucrare a informatiilor comerciale.

In acest domeniu, tendinta predominanta este cea de integrare, deoarece se reduce considerabil volumul de munca manuala si creste gradul de fiabilitate a prelucrarii informatiilor cu ajutorul tehnicii de calcul prin utilizarea programelor informatice.

Situatia centralizare - descentralizare trebuie analizata prin prisma gradului de initiativa alocata diferitelor trepte din ierarhia serviciului vanzari.

Astfel descentralizarea activitatii comerciale, nu este insotita obligatoriu si de cea administrativa.

Aceasta din urma poate coexista foarte bine cu un sistem administrativ centralizat in care autonomia vanzatorilor este mai mica, caz des intalnit in comercializarea bunurilor de larg consum, cand comerciantii sunt dotati cu terminale portabile pe care le folosesc in colectarea informatiilor de la punctele de vanzare si transmiterea datelor cantitative si calitative ale unei comenzi.

Avand in vedere situatia concreta existenta astazi in Uniunea Europeana se contureaza trei tipuri de arhitectura a retelei informative utilizate in logistica comerciala, si anume:

arhitectura a retelei informatice, care permite accesul usor al vanzatorului la informatii despre situatia conturilor clientilor si a adreselor acestora;

arhitectura retelei informative care permite accesul vanzatorului la informatie, dar nu singur, ci prin intermediul unui organ de control;

arhitectura a retelei informativa, care permite ca vanzatorul sa aiba la dispozitia sa o adevarata 'inteligenta artificiala', care ii permite inclusiv participarea sa la redactarea unor oferte comerciale.

Alegerea sistemului de planificare

ALEGEREA sistemului de planificare a sistemului de planificare a logisticii comerciale este conditionata de un numar mare de parametrii importanti, intre care enumeram:

tipul de produs ce se comercializeaza;

tipul clientelei careia i se adreseaza produsul;

concurenta si intensitatea acesteia ;

obligatiile ce revin vanzatorilor in comercializarea produsului;

complexitatea planurilor comerciale.

a)    Tipul de produs:

PRODUSELE vandute au un impact deosebit asupra logisticii comerciale prin:

volumul si nivelul mijloacelor comerciale pe care le antreneaza;

complexitatea in redactarea ofertelor si comenzilor redactate ;

frecventa vizitelor comerciale implicate etc.

b)    Tipul clientelei:

FIECARUI tip de clientela 'servita' ii corespunde o serie de probleme caracteristice pentru a caror rezolvare sunt necesare solutii specifice.

Astfel, o firma care are legaturi indeosebi cu micii comercianti en detail trebuie sa rezolve probleme care apar atat din felul cum sunt utilizate mijloacele de plata reglementate legal, cat si din concordanta intre sumele inscrise pe factura si cele efectiv platite de acesti comercianti la termenele stabilite prin contract.

Firmele care lucreaza cu un numar foarte mare de clienti, dar de importanta redusa, ca urmare a problemelor pe care le ridica o asemenea relatie, se orienteaza spre utilizarea inteligentei artificiale - a sistemelor expert - in organizarea relatiei comerciale cu astfel de clienti.

Asemenea situatii neplacute, dar de alta natura, apar si in cazul relatiei firmelor cu clientii din centrele industriale, care solicita la maxim termenele de amanare la plata facturilor neonorate.

c)     Intensitatea concurentei:

CONCURENTA si intensitatea acesteia este un parametru important de care trebuie tinut cont in conceperea si planificarea logisticii comerciale. Influenta sa se manifesta in mod diferit.

Astfel, o concurenta puternica este adesea insotita de un pret curent scazut de realizare a ofertei, fapt ce permite utilizarea de catre comercianti a automatizarii in redactarea ofertelor. In situatie contrara este necesara conceperea si redactarea unor oferte excesiv de atente.

d)    Obligatiile vanzatorilor:

SARCINILE vanzatorilor in comercializarea produselor sunt multe si diferite, depinzand atat de tipul produselor de vandut, cat si de tipul interlocutorilor cu care ei vin in contact.

Tocmai din aceste considerente este necesara introducerea unor logistici suple care sa ofere o anumita marja de manevra individuala a vanzatorilor in relatia cu clientul.

e)    Planurile comerciale:

PLANURILE comerciale constituie un parametru cu statut aparte (deoarece in el se regasesc toti ceilalti parametri), foarte important in conceperea unui sistem de logistica comerciala.

Efectiv, planurile comerciale pe termen scurt, mediu si lung precizeaza atat obiectivele propuse a fi realizate in termeni de cupluri 'produse - piete' si cifre de afaceri, cat si mijloacele care vor fi folosite pentru realizarea in practica a acestor obiective.

Principiile planificarii logisticii comerciale

DE REGULA, elaborarea unor planuri de calitate este destul de dificil de realizat deoarece, in mod absolut independent, intervin in calcul si unele situatii de incertitudine, indeosebi in domeniul comercial.

Din aceste considerente este necesara respectarea unor principii in activitatea de planificare a logisticii comerciale, si anume: rapiditate, viziune globala si analitica, evolutie, progresivitate si continuitate.

Principiul rapiditatii presupune intocmirea cat se poate de repede a caietului de sarcini cu activitatea comerciala.

In absenta acestui principiu riscam sa nu elaboram niciodata un plan de logistica comerciala in contextul cerut de activitatea comerciala, fie sa elaboram un plan care este deja compromis de situatia reala de pe piata.

Principiul viziunii globale si analitice cere ca in planificarea logistica comerciala sa se tina cont de necesitatea unei viziuni de ansamblu asupra activitatii comerciale, care nu exclude insa decuparea ulterioara a sistemului logisticii comerciale in module care pot fi apoi dezvoltate separat.

Principiul evolutiei arata ca trebuintele si satisfacerea acestora sub aspectul tratarii informatiei sunt in continua schimbare, iar solutiile propuse la un moment dat trebuie sa asigure atat prelucrarea volumelor diferite de informatii, cat si evitarea aparitiei costurilor prohibitive ca urmare a adaptarii unor solutii de prelucrare necorespunzatoare momentului respectiv.

Principiul progresivitatii asigura existenta si functionarea lantului de prelucrare a informatiilor inregistrate din continutul comenzilor.

Astfel, apare posibilitatea de a utiliza lantul ca sursa de informatii pentru alte sisteme organizatorice. De aceea lantul are particularitatea de a raspunde unei trebuinte foarte stabile, ca de exemplu situatia Registrului de scadente.

Principiul continuitatii este necesar de aplicat deoarece realizarile raman uneori in intarziere, iar evolutiile curente pot afecta destul de substantial obiectivele urmarite si mijloacele alocate pentru acestea prin plan. De aceea trebuie asigurata continuitatea pentru a opera in timp oportun modificarile necesare in vederea realizarii prevederilor din planul logisticii comerciale.

Respectarea acestor principii conduce la elaborarea unui plan al logisticii comerciale de calitate, care sa coreleze obiectivele din activitatea comerciala propuse, cu mijloacele afectate pentru realizarea lor.   

Circuitele de distributie prezinta anumite trasaturi definitorii, valabile pentru intreaga lume a marfurilor care formeaza obiectul tranzactiilor comerciale, cat si o serie de caracteristici prin care se particularizeaza circuitul fiecarei categorii de produse. Acest fenomen a determinat specialistii sa abordeze distinct circuitele de distributie pentru bunurile de consum individual, circuitele de distributie pentru produse de utilizare productiva, circuitele de distributie pentru produse agricole si circuitele de distributie pentru servicii.

Pentru orientarea activitatii de distributie a marfurilor dintr-o anumita tara este absolut necesar sa se cunoasca in permanenta, pe langa conceptele de baza privind procesul de distributie, si modul in care evolueaza sistemele de distributie din diverse tari ale lumii. Aceasta, pentru a se putea alinia respectivul proces la preocuparile de modernizare a distributiei din diverse zone ale globului, cat si pentru a asigura o integrare functionala a acestuia in circuitul mondial de valori.

In acest sens, analizele efectuate au scos in evidenta faptul ca economia contemporana, prin complexitatea fenomenelor pe care le genereaza, face ca metodele de distributie sa evolueze permanent. Asistam astfel, in mod continuu, la aparitia unor noi forme de vanzare cu ridicata si cu amanuntul, precum si la conturarea unor noi sisteme de distributie.

BIBLIOGRAFIE