CUPRINS:
I. Introducere .......................... pag. 3
III. Tipuri de informatii ....................... pag. 6
IV. Tipuri de circuite informationale ............ pag .7
V. Functiile sistemului informational ................ pag. 7
VI. Deficientele sistemului informational ............. pag. 8
VII. Etapele circuitului informational .............. pag. 9
VIII. Tipul informatiilor care circula intre conducator si secretariat .. pag. 10
IX. Concluzii ............................ pag. 11
Procesul care satisface aceste trebuinte ale omului si care este in stransa legatura cu latura sociala a acestuia este comunicarea. Procesul comunicarii, in sine, poarta cinci intelesuri majore:
Comunicarea reprezinta intelegerea dintre doua sau mai multe entitati
Aceasta inelegere se bazeaza pe transfer si contratransfer informational. Altfel spus, intelegerea se bazeaza pe emisie de informatie, pe perceptia si darea unui sens acestei informatii.
Intelegerea dintre doua entitati se realizeaza in baza unui principiu si anume: orice entitate emitenta trebuie sa aiba capacitatea de a se transforma intr-o entitate receptoare si orice entitate receptoare trebuie sa aiba capacitatea de a se transforma intr-o entitate emitenta. Procesul comunicarii, ca intelegere, este unul circular in care cele doua entitati participante isi schimba mereu rolurile.
Comunicarea inseamna si comunitate
Pe baza procesului de comunicare-intelegere, mai multe entitati ce comunica intre ele pot ajunge la concluzii, teluri, norme, valori si principii comune fiind capabile, astfel, sa creeze structuri sociale intragrup.
Prin procesul de comunicare comunitatile nu numai ca se creeaza dar ele se si dezvolta si din pacate se si distrug.
Comunicarea vazuta ca participare sau coparticipare
Comunicarea este un proces in care se cedeaza si se primesc informatii. Este un proces implicativ in care participarea membrilor unui anumit grup este necesara. Aceasta participare nu trebuie inteleasa ca fiind existenta doar la nivelul procesului de comunicare deoarece existenta grupurilor si a actiunilor comune ale acestora implica participarea. Coparticiparea reprezinta o implicare partiala. In orice grup exista un nucleu constant care participa efectiv la realizarea telului propus si duce tot greul actiunilor si exista si anumite elemente care nu sunt nici ostile dar nici pasive dar care participa, uneori, doar la anumite actiuni in vederea atingerii acelui tel comun.
Putem considera, deci, comunicarea-participare si coparticiparea deosebit de importanta in crearea, mentinerea si dezvoltarea fenomenului coeziunii atat in ceea ce priveste interiorul grupului cat si in ceea ce priveste legatura individ-grup sau legatura dintre doua sau mai multe grupuri.
Comunicarea poate fi inteleasa si ca organizare
Existenta grupurilor si mai ales a structurilor sociale formale din cadrul acestora implica, alaturi de norme, legi, reguli, ierarhizare, automat si organizarea. Putem afirma ca unul dintre marile avantaje ale organizarii actiunilor este reprezentat de scurtarea perioadei de timp in care se atinge telul propus. Un alt mare avantaj al organizarii este cresterea nivelului de siguranta al membrilor grupului precum si increderii in ceea ce priveste atingerea telului propus. Ultimul mare avantaj pe care o sa-l evidentiem legat de organizare este reprezentat de posibilitatea controlului actiunilor.
La nivel macro, comunicarea-organizare se imparte in doua, rezultand comunicarea-organizare intrasistemica, caz in care focalizarea se manifesta in interiorul sistemului si comunicarea-organizare intersistemica, situatie in care actiunile sunt axate pe legatura sistem-sistem.
Comunicarea este si neintelegere
Intelegerea este valenta pozitiva sub care recunoastem, in general, comunicarea iar neintelegerea este cea negativa ce poate avea, de cele mai multe ori, efect pozitiv. Neintelegerea poate sa apara intre emitator si un receptor atunci cand fluxul informational este bruiat sau cand sursa de zgomot este prea puternica. Comunicarea-neintelegere se poate datora insa si neintersectarii sau intersectarii pe falii foarte restranse a repertoriilor entitatilor participante la transferul si contratransferul informational. O alta cauza a neintelegerii dintre doua sau mai multe entitati este reprezentata de diferenta de opinii, de pareri dar mai cu seama de diferenta dintre interesele acestora.
Neintelegerea este benefica intr-un grup daca acest fenomen nu depaseste anumite limite, daca aceasta duce la o confruntare constructiva de ideii. Ea mai poate fi o sursa a nemonotoniei dar si un motiv de a se imparti grupul in subgrupuri bazate pe interese contrare. Putem afirma, deci, ca acutizarea neintelegerii dintre doua sau mai multe entitati poate da nastere unor conflicte cu urmari incalculabile pentru acestea.
Societatea continua sa existe prin transmitere, prin comunicare, dar este corect sa spunem ca ea exista in transmitere si in comunicare. Este mai mult decat o legatura verbala intre cuvinte precum comun, comunitate, comunicare. Oamenii traiesc in comunitate in virtutea lucrurilor pe care le au in comun; iar comunicarea este modalitatea prin care ei ajung sa detina in comun aceste lucruri. Pentru a forma o comunitate sau o societate , ei trebuie sa aiba in comun scopuri, convingeri aspiratii, cunostinte - o intelegere comuna - 'acelasi spirit' cum spun sociologii. Comunicarea este cea care asigura dispozitii emotionale si intelectuale asemanatoare, moduri similare de a raspunde la asteptari si cerinte.
Comunicarea se realizeaza pe trei niveluri:
logic
paraverbal
nonverbal
Data reprezinta o insusire de caractere numerice sau alfanumerice, ce au o anumita semnificatie.
Datele sunt reprezentate prin siruri de caractere, simboluri, cifre, cuvinte, fiind supuse procesului de prelucrare si duc la obtinerea informatiilor ce reprezinta semnale, stiri despre evenimentele sau procesele economice care au loc in cadrul unei unitati economice.
Informatia reprezinta un mesaj, un semnal care reflecta starea unui sistem sau a mediului in care aceasta functioneaza si care aduce receptorului sau un spor de cunoastere.
Informatia este o data ce a fost supusa unui proces de prelucrare si aduce un plus de cunoastere pentru destinatar furnizandu-i elemente noi, valorificabile in exercitarea sarcinilor si realizarea obiectivelor ce-i revine.
Cunoasterea si gestionarea unei unitati economice solicita identificarea faptelor si evenimentelor care genereaza date, delimitand precis obiectivele cunoasterii si conducerii, stabilind purtatorii materiali de informatie, precum si modalitatile prin care se culeg si se inregistreaza datele, metodele si instrumentele de prelucrare a acestor date si destinatia informatiilor, transferul lor la destinatar.
Utilizand simboluri asociate cu realitatea, informatia este folosita in caracterizarea ordinii si a organizarii specifice, in studiul procesului de reflectare, capatand semnificatii proprii fiecarui domeniu al cunoasterii.
In general, informatia rezultata in procesul cunoasterii este privita ca o cunostinta, o reflectare a realitatii obiective in cunostinta umana.
Informatia este caracterizata in mare masura prin gradul de subiectivitate-obiectivitate, referindu-se la dependenta acesteia de utilizator, de intervalul de timp asupra caruia face referinta, dar si de aspectele calitative si cantitative, cu exemplificarea clasica "informatia contabila". Informatiei trebuie sa i se asocieze o valoare de utilitate, respectiv, speranta de economie, calculata prin diferenta realizata intre efectele unei decizii promovate, in si fara elementul "cunoastere" a informatiei respective. Valoarea de utilitate a unei informatii este strict dependenta de aspectul fizic, dar si de aspectul uzurii morale, aspect prioritar datorat mediului caracterizat printr-o maximizare a dinamismului acestuia.
Pentru a fi eficienta, informatia trebuie sa fie fundamentata stiintific, sa fie oportuna, sa fie captata la timp si de cine trebuie, fiind clara si nu contradictorie.
Calitatea informatiei se "masoara" prin intocmirea unor paramentrii specifici dintr care cei mai importanti sunt:
dinamismul - in sensul evidentierii procesului de munca in evolutia lor si nu static;
multilaritatea - asigurata de abordarea fenomenului si procesului prin prisma unor aspecte de natura economica, tehnica, sociala si regasirea acestei informatii;
realismul - reprezinta utilizarea de informatii care sa respecte fidel situatia firmei si a mediului sau contextual;
oportunitatea - culegerea, inregistrarea, transmiterea si prelucrarea informatiilor in timpul utilizarii, asigurandu-se derularea de procese decizionale, operationale, eficace;
siguranta si precizia - evidentierea aspectelor de esenta si detaliu care sa elimine ambiguitatea mesajului;
sinteza si conciziunea prezentarea informatiilor cu economie de mesaje ajutand astfel managerii, aflati intr-o permanenta criza de timp;
specificitatea - data de adoptarea informatiei la particularitatile utilizatorului, referitoare la nivulul de pregatire, timpul de care dispune pentru a fi rezolvata.
Informatia este "sangele care iriga", asigurand robustetea organizatiei. Asa cum sistemul circulator este dispus intr-o simetrie perfecta fata de scheletul uman, sistemul informational se pliaza pe structura organizatorica cu puncte nodale din care se ramifica sau in care se concentreaza informatia potrivit cerintelor exprimate de centrii decizionali ai organizatiei. Din aceasta cauza parametrii organizarii functionale se afla in stransa legatura cu structura organizatorica.
Informatia poate fi definita sub trei aspecte:
semantic - se refera la semnificatia pe care o are aceasta pentru elementul care receptioneaza informatia;
sintactica - defineste masura in care semnele ce compun informatia inlatura un element de incertitudine;
pragmatic - defineste utilitatea practica a informatiei pentru receptor.
Varietatea de informatii vehiculate in cadrul firmei este asigurata de multitudinea de criterii folosite in clasificarea lor.
Dupa situarea in timp, informatiile pot fi:
active - sunt informatiile care reflecta activitatea curenta, in mod operativ, adica la locul si momentul producerii unui efect sau proces economic;
pasive - reprezinta informatiile care reflecta o activitate trecuta a unei unitati economice si sunt utilizate de persoanele de conducere pentru a influenta perioada viitoare;
previzionare - privesc perioada viitoare si se obtin pornind de la analiza informatiilor istorice sau pasive.
Daca se ia in considerare modul de prezentare, informatiile pot fi:
orale - transmise prin viu grai, greu controlabile si cu o mare viteza de circulatie;
scrise - consemnate pe hartie, cu grad ridicat de conservare;
audio-vizuale - implica echipamente speciale, cu viteza mare de circulatie, foarte sugestive dar si foarte costisitoare.
Daca se urmareste directia vehicularii informatiilor se delimiteaza in:
asecdente - transmise de jos in sus si referitoare la gradul de realizare a obiectivelor si de aplicare a deciziilor;
descedente - transmise de sus in jos sub forma deciziilor, indicatiilor, dinspre manageri spre executanti;
orizontale - care circula intre posturi amplasate pe acelasi nivel ierarhic si asigura realizarea unor lucrari cmplexe ori derularea unor actiuni comune.
Daca se are in vedere gradul de prelucrare informatiile pot fi:
primare - foarte analitice, diverse si neprelucrate
intermediare - aflate in diverse stadii de prelucrare si regasite in esalonul inferior al managerului;
finale - adresate managerilor din esantioanele medii si superioare, complexe si usor valorificabile in decizii.
Dupa continut, informatiile sunt:
elementare - reflecta un singur moment din activitatea intreprinderii si se obtin prin prelucrarea datelor ca urmare a producerii unui fenomen sau proces economic;
complexe - se obtin prin prelucrari succesive de informatii elementare, avand rolul de centralizare a intregii activitati desfasurata de o unitate economica intr-o anumita perioada de timp;
sintetice - se obtin in munca de analiza si ca urmare a prelucrarii informatiilor complexe si elementare, caracterizand activitatea economica a unei unitati pe o perioada mai mare de timp, evidentiind cauzele si factorii care au influentat-o.
Informatiile trebuie cautate:
prin telefon;
in corespondenta sosita si expediata;
la colegi/colege;
in scurta sedinta matinala a sefului;
din verificarea matinala a agendei de termene;
punand intrebari..
Dupa frecventa fluxului, circuitele informationale pot fi:
periodic - mrepetate la anumite intervale de timp in functie de periodicitatea proceselor de munca;
ocazionale - au o frecventa aleatorie, in functie de aparitia si manifestarea anumitor sisteme in care este implicata firma.
Sistemul informational prelucreaza si vehiculeaza informatiile intre sistemul condus si sistemul conducator, fiind reprezentat de totalitatea metodelor, procedurilor si mijloacelor folosite in procesul informational si poate fi definit ca un ansamblu organizat si integrat de operatii de culegere, transmitere, prelucrare, sistematizare, analiza si pastrare, difuzare si valorificare a informatiilor.
Conceptul integrator al organizarii informationale il reprezinta sistemul informational definit ca ansamblul datelor, informatiilor, circuitelor si fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la fundamentarea, stabilirea si realizarea sistemului de obiective ale organizatiei.
Sistemul informational trebuie sa fie capabil sa furnizeze rapoarte periodice privind desfasurarea activitatii, dar si rapoarte la cerere, determinate de semnalarea unor situatii neobisnuite. Sistemul informational fundamenteaza activitatea de analiza si prognoza, permitand adoptarea rapida si eficienta a masurilor impuse de evolutia activitatii.
Organizarea informationala se afla in stransa legatura cu intreg organismul firmei. Apeland la o metafora, se poate sugera ca, daca structura organizatorica ii asigura firmei scheletul, sistemul osos, sistemul informational o alimenteaza cu energia vitala ca si sistemul circulator.
In fapt, de regula, proiectarea si perfectionarea structurii organizatorice si a sistemului informational se fac concomitent, intrucat au aceleasi puncte de pornire.
Structura organizatorica influenteaza sistemul informational prin orientarea fluxurilor informationale in functie de sarcinile si competentele atribuite diferitelor posturi, precum si prin lungimea acestor fluxuri determinate, in principal, de numarul de niveluri ierarhice.
In managementul firmei sistemul informational indeplineste trei functii:
Functia decizionala - asigura elementele informatoare necesare fundamentarii si adoptarii deciziilor.
Functia operationala - faciliteaza asigurarea suportului informational necesar intocmirii de actiuni solicitate de aplicarea deciziilor.
Functia de documentare - prin care se asigura imbogatirea si improspatarea fondului de informare.
Informatia este supusa unui risc ridicat de degradare, indus de actiunile de producere si de difuzare, actiuni rezultate din interactionarea multipla si complexa cu suma informatiilor dintr-un mediu. Riscu de degradare a informatiei este influentat de executarea procesului de prelucrare intr-un anumit context spatial si temporal, de suma utilizatorilor, precum si de atitudinea acestora fata de un atare proces.
Pentru ca angajatii firmelor sa-si rezolve eficient sarcinile, ei trebuie sa invete sa se adreseze directionat si sa comunice celorlalti, pe scurt si pregnant, cele necesare. Ca receptori de informatii, ei trebuie sa fie capabili sa discearna exact cele transmise de partenerii de discutie.
Inainte de a transmite un mesaj, vorbitorul trebuie sa aiba o motivatie, privind subiectul si motivul comunicarii. De aceea, vorbitorul parcurge un proces - adesea inconstient - de cautare, care ajuta la activarea tuturor datelor relevante pentru tema tratata.
Multi oameni au tendinta sa creada, deja dupa primele fraze, ca ar fi inteles complet cele spuse de interlocutorii lor, dar aceasta este o mare eroare.
Valoarea comunicarii rezulta din reactia la mesaj a partenerilor de discutii. Decisive pentru succesul comunicarii nu sunt intentia urmarita prin transmiterea unui mesaj interlocutorului - si nici straduinta de a alege cuvinte potrivite. Nu conteaza ca aveti dreptate sau ca spuneti adevarul. Decisiv pentru succesul comunicarii este modul cum ajunge mesajul la ascultatori si cum reactioneaza acestia.
Secretariatul se transforma tot mai mult intr-o centrala de comutatie a informatiilor, unde acestea converg din toate partile intreprinderii si din exterior.
Munca moderna de secretariat se caracterizeaza prin prelucrarea, memorarea si transmiterea informatiilor de diferite feluri: date, texte, grafice, imagini si vorbire, rezultatele muncii fiind, de regula, documentele. Pe langa cele compuse numai din text sau configuratii de numere, apar din ce in ce mai multe documente mixte. Intrucat elaborarea documentelor nu constituie, de fapt, un scop in sine, este importanta distribuirea acestora la destinatari.
Secretariatul reprezinta un important canal informational, un intermediar in transmiterea de informatii sau un emitator de informatii.
Etapele circuitului informational in secretariat sunt:
Sectretariatul transmite informatii ascedentar, catre manageri pentru ai sprijini in adoptarea deciziilor si in stabilirea obiectivelor firmei. Secretariatul selecteaza informatiile fie prin metode directe, fie pe baza delegarii de autoritate obtinuta de la compartimentele subordonate.
Tipuri de informatii ascedente:
prevederi din legi
informatii statistice privind activitatea desfasutara de firma
extrase din anumite documente
informatii din corespondenta care a fost clasata si arhivata
Secretariatul primeste de la manageri informatii descedentar referitoare la deciziile pe care acestia le-au adoptat si care urmeaza sa fie aplicate si realizate de subordonati.
Transmiterea acestor informatii se poate realiza verbal sau in scris prin intocmirea unor ordine, decizii, dispozitii sau circulare.
Transmiterea unor informatii ascedente de control prin care managerii sunt informati despre modul in care au fost realizate de angajati deciziile pe care le-au adoptat.
Aceste informatii sunt folosite de manageri pentru a completa un tabel numit "tabel de bord" care cuprinde indicatorii ce caracterizeaza activitatea firmei (cifra de afaceri, volumul de produse vandut, valoarea cheltuielor totale, marimea profitului obtinut).
Munca unui director (conducator) si cea prestata de o secretara sunt greu de separat; actiunile directorului si cele ale secretarei sunt complementare, fiind directionate spre acelasi scop.
In conditiile organizarii moderne a unitatilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat sa se tina cont nu numai de pregatirea profesionala, de cunostintele de cultura generala, dar si de anumite calitati si aptitudini.
In prezent numai daca exista posibilitatea utilizarii eficiente a cunostintelor interne si externe si cea a prelucrarii si distribuirii directionate a acestora, atunci munca de secretariat si cea de asistenta manageriala sunt incununate de succes. De aceea este foarte importanta gestiunea profesionala a informatiilor in secretariat si ameliorarea proceselor informationale si comunicationale, folosindu-se tehnica moderna de comunicatie birotica.
Urmatoarea trecere in revista confera orientarea privind desfasurarea generala a proceselor informationale si comunicationale; prezentarea clarifica impartirea in doua moduri a proceselor de munca in birouri si secretariate:
dobandirea, prelucrarea si memorarea informatiilor reprezinta asa-nu-mitele procese informationale;
schimbul de informatii in interiorul firmelor si intre organizatii, in scopul realizarii sarcinilor, este denumit comunicatie. Precesele comunicationale cuprind fazele de predare, transmitere si primire a informatiilor.
Experienta practica arata ca: prelucrarea, culegerea, valorificarea si transmiterea directionata a informatiilor reprezinta o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Legat de acestea, pot fi subliniate in esenta urmatoarele obiective globale pentru optimizarea proceselor informationale si comunicationale:
modul simplu de preluare si intretinere a informatiilor pentru toate tipurile de informatii (documente, date structurate, termene, etc);
imbunatatirea calitatii informatiilor prin punerea la dispozitie a tuturor informatiilor necesare si existente;
scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere si de asteptare, ca si prin scurtarea duratelor de prelucrare;
accelerarea cautarii informatiilor prin instrumente adecvate (banci de date pentru cautarea directionata si structurata, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilitatile de accesare a documentelor arhivate dupa contunutul acestora, posibilitatea prelucrarii in hiper-text);
reutilizarea directionata a informatiilor (de pilda pentru evaluari, redactarea de scrisori in serie);
calitatea mai inalta a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date si prin asigurarea actualitatii documentelor/datelor folosite.
Procesele de prelucrare a informatiilor
Procesele de pransmitere
Schimbul de informatii intre condcator si secretariat se realizeaza astfel:
De la conducator spre secretariat sunt transmise dispozitii verbale, rezolutii pe scisori sau pe acte, scrise de conducator care contin instructiuni privind efectuarea unor lucrari.
De la secretariat la conducator se transmit comunicari verbale privind convorbiri telefonice primite sau prezentarea unor persoane venite in vizite. Este prezentata corespondenta primita sau cea care urmeaza sa fie trimisa partenerilor de afaceri. Sunt prezentate note telefonice, materiale documentare sau acte oficiale care trebuiesc semnate de manageri.
Schimbul de informatii intre secretariat si conducator trebuie sa fie continuu pentru a sprijini activitatea de management a firmei.
Secretara si seful trebuie sa formeze o echipa in adevaratul sens al cuvantului cu drepturi si obligatii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esential ca seful si secretara sa gandeasca, sa planifice si sa actioneze ca o echipa.
Procesul comunicarii sta la baza crearii, mentinerii si dezvoltarii structurilor sociale. Comunicarea realizeaza punti de legatura intre diferite parti ale sistemelor precum si legaturi intre sisteme diferite. Cu ajutorul procesului de comunicare societatea reuseste sa-si mentina echilibrul intre consens si nonconsens, factor care genereaza energie, creatie si dezvoltare.
In urma studierii celor 16 forme de comunicare: comunicarea verbala, comunicarea nonverbala, comunicarea interpersonala, comunicarea intrapersonala, comunicarea de grup, comunicarea mediatizata, comunicarea asa-zis de masa, comunicarea esopica, comunicarea politica si electorala, comunicarea de intreprindere, comunicarea publica, comunicarea publicitara, comunicarea educativa, comunicarea organizatiilor societatii civile, comunicarea paradoxala si comunicarea internationala am ajuns la concluzia ca in comunicarea intrapersonala predomina comunicarea verbala.
Comunicarea verbala se bazeaza pe cuvantul vorbit sau cuvantul scris. El foloseste o limba si un limbaj comun sprijinindu-se pe functia semiotica. Procesul de comunicare intrapersonala este caracteristic fiecarui individ in parte. Comunicarea intrapersonala se refera la fiecare persoana care gandeste pentru ea insasi, la un moment dat, sau chiar care gandeste cu voce tare, verbalizandu-si gandurile si ideile si in tot acest proces isi poate pune siesi intrebari si tot persoana in cauza sa fie cea care raspunde. Comunicarea intrapersonala transforma dialogul cu sine insusi intr-un monolog interior sau verbalizat in cazul in care acesta este manifestat in exterior prin viu grai. Putem spune, astfel, ca pentru ca un individ sa se afle intr-un proces de comunicare intrapersonala trebuie sa foloseasca cuvantul vorbit chiar daca acesta nu este rostit de multe ori cu voce auzita, foloseste o limba si un limbaj comun chiar daca acestea ii sunt personale, specifice. Mai mult: toate aceste lucruri se intampla in cea mai mare parte a timpului activ de viata al individului. Putem spune chiar ca toate celelalte 15 tipuri de procese comunicative la un loc nu ocupa atata timp din viata individului cat ocupa comunicarea intrapersonala.
O astfel de comunicare este perfect normal sa apara la orice fiinta umana si este chiar necesara in cazul unor situatii speciale cand ea ne ajuta la fixarea unor notiuni sau la clarificarea anumitor probleme.
