Logo referatecarte



referat, proiect, rezumat, caracterizare, lucrare de nota 10 despre: AstronomieBiologieChimieDesenDiverseDrept
 EconomieEnglezaFilozofieFizicaFrancezaGeografie
 GermanaInformaticaIstorieItalianaMarketingMatematica
 MedicinaMuzicaPsihologieRomanaRomana1Spaniola

MANUAL DE ACHIZI



 

MANUAL DE ACHIZITII

IN CADRUL

COMPONENTEI 2:

PARTENERIAT SCOALA – COMUNITATE

 



 

 

 

DRAFT


CUPRINS

CAPITOLUL 1 - INTRODUCERE 4

CAPITOLUL 2 - MANUALUL DE ACHIZITII 5

2.1. Manualul de Achizitii in cadrul Componentei 2: Parteneriat Scoala -Comunitate 5

2.2. Continutul Manualului de Achizitii 5

2.3. Raspunderea Beneficiarului 6

CAPITOLUL 3 - PLANUL DE ACHIZITII. METODE APLICABILE 7

3.1. Elaborarea Planului de Achizitii 7

3.2. Metode de Achizitie Aplicabile 7 18315kpn75yim5e

CAPITOLUL 4 - METODE DE ACHIZITII: ETAPE 9

4.1. BUNURI 9

4.1.1. Achizitionarea bunurilor prin Cererea de Oferte (CO) 9

4.1.2. Achizitionarea articolelor de pe raft (AR) 10

4.1.3. Contractarea Directa 11 pi315k8175yiim

4.2. LUCRARI 12

4.2.1. Lucrari Mici 12

4.2.2. Contractarea Directa 13

4.3. SERVICII 13

4.3.1. Selectia pe baza Calificarii (SC) 13

4.3.2. Selectia Consultantilor Individuali (CI) 14

4.3.3. Selectarea din Sursa unica (SU) 15

4.4. Costurile Manageriale 16

4.5. Dispozitii comune metodelor de Achizitie 16

CAPITOLUL 5 - PROCESUL DE ACHIZITIE PAS CU PAS 17

5.1. Stabilirea tipului de achizitie 17

5.2. Stabilirea Metodei Aplicabile 17

5.3. Stabilirea Comisiei de Evaluare 17

5.4. Intocmirea Cererii de Oferta/Cererii de Depunere a Scrisorii de Interes 19

5.5. Trimiterea Cererilor de Oferta. Primirea Ofertelor 19

5.6. Deschiderea Ofertelor 20

5.7. Evaluarea Ofertelor 20

5.8. Notificari. Contestatii. 20

5.9. Negocierea si Semnarea Contractului/Notei de Comanda 21

5.10. Registrul de Corespondenta/Registrul de Contracte 21

5.11. Dosarul de Achizitii. 21

CAPITOLUL 6 - COORDONAREA CONTRACTELOR. PLATI 22

6.1. Coordonatorul Contractului 22

6.2. Plata Bunurilor 22

6.3. Plata Lucrarilor 22

6.4. Plata Serviciilor 23

CAPITOLUL 7 - RAPORTUL FINAL DE ACHIZITII 24

ANEXE - INSTRUCTIUNI PENTRU UTILIZAREA FORMULARELOR 25

ANEXA I. - FORMATUL PLANULUI DE ACHIZITII 26

ANEXA II. - FORMULARE GENERALE - PENTRU TOATE CATEGORIILE DE ACHIZITII 27

A. Model de Nota de Fundamentare 27

B. Model de Nota de Initiere a Procedurii de Achizitie 28

C. Model de Decizie de Infiintare a Comisiei de Evaluare 29

ANEXA III. - MODELE/FORMULARE PENTRU ACHIZITIA DE BUNURI 30

A. Cererea de Oferta 31

B. Raport de Evaluare 35

C. Nota de comanda 36

D. Nota de receptie a bunurilor 37

ANEXA IV. - FORMULARE PENTRU ACHIZITIA DE LUCRARI. 38

A. Cerere de Oferta 38

A. Cerere de Oferta 39

B. Proces Verbal de Deschidere a Ofertelor 44

C. Raport de Evaluare 46

ANEXA V. - FORMULARE PENTRU ACHIZITIA SERVICILOR DE CONSULTANTA 48

A. Selectarea Consultantilor Individuali 49

A1. Cerere pentru Depunerea Scrisorii de Intentie 49

A2. Raport de Evaluare 54

B. Selectarea Firmelor de Consultanta 55

B1. Cerere pentru Depunerea Scrisorii de Intentie 55

B2. Raport de Evaluare 62

 

 


CAPITOLUL 1

INTRODUCERE

1.1. Acest manual se doreste a fi un ghid de utilizare a metodelor de achizitie in conformitate cu cerintele Bancii Mondiale (BM). Procedurile de achizitii descrise in “Ghidul de Achizitii” (editie ianuarie 1995, revizuita in ianuarie si august 1996, septembrie 1997 si ianuarie 1999) si in “Ghidul pentru Selectarea si Angajarea Consultantilor” (editia ianuarie 1997, revizuita in septembrie 1997, ianuarie 1999 si mai 2002) sunt obligatorii pentru imprumutatii BM, aplicandu-se tuturor proiectelor finantate de Banca Internationala pentru Reconstructie si Dezvoltare (BIRD). De asemenea, procedurile de achizitie trebuie sa fie in acord cu urmatoarele prevederi:

  • Legea numarul 441/octombrie 2003, care ratifica Acordul de Imprumut semnat intre Romania si Banca Internationala pentru Reconstructie si Dezvoltare;

  • Acordul Subsidiar semnat intre Ministerul Finantelor Publice si Ministerul Educatiei si Cercetarii;

  • Manualul Operational al Proiectului pentru Invatamantul Rural si Ghidul Aplicantului pentru Programul de Granturi privind Imbunatatirea Parteneriatului Scoala-Comunitate.

    1. Procedurile de achizitii descrise in cadrul acestui Manual sunt obligatorii pentru beneficiarii de grant. Acestia au obligatia de a aplica una dintre procedurile de mai jos pentru atribuirea oricarui contract de achizitie din cadrul proiectelor. Toate prevederile legale romane in vigoare se aplica cu conditia sa nu incalce procedurile internationale pe care se bazeaza implementarea Proiectului pentru Invatamantul Rural.

    2. Cele mai importante documente in sprijinul elaborarii acestui manual au fost:

  • Ghidurile BM (specificate mai sus) si documentele standard aferente;

  • “Manual pentru desfasurarea achizitiilor in valoare redusa, aplicabile granturilor finantate de BM” (varianta finala: n. Khan, 16 octombrie 2001);

  • “Achizitia Lucrarilor mici cu valoare redusa, de durata scurta si risc scazut” (documente standard de licitare, editie test, septembrie 2000) recomandate de Jean Jack Raoul.

1.4. Pentru a asigura sustenabilitatea proiectelor cat si pentru a atinge anumite obiective sociale vizate, se recomanda implicarea comunitatilor locale si/sau a organizatiilor non-guvernamentale (ONG) in derularea activitatilor specifice proiectelor. De asemenea, se incurajeaza intensificarea utilizarii resurselor umane si materiale disponibile pe plan local.

CAPITOLUL 2

MANUALUL DE ACHIZITII

2.1. Manualul de Achizitii in cadrul Componentei 2: Parteneriat Scoala -Comunitate

2.1.1. Scopul principal al acestui manual este de a informa toti beneficiarii de grant interesati precum si partenerii acestora in cadrul Proiectului pentru Invatamantul Rural, despre procedurile de achizitie de bunuri si lucrari si despre metodele de selectare si angajare a consultantilor/firmelor de consultanta in cadrul proiectelor. De asemenea, manualul reprezinta un instrument de lucru pentru personalul Unitatilor Judetene de Implementare a Proiectului (UJIP).

2.1.2. Rolul Unitatii de Management a Proiectului (UMP) este acela de a se asigura, prin verificarea permanenta a procesului de achizitie ca fondurile sunt utilizate cu economie si eficienta, iar contractele sunt acordate in conditii de transparenta si corectitudine. In acest scop, UMP, prin intermediul Unitatilor Judetene de Implementare a Proiectului, organizeaza periodic sesiuni de instruire cu reprezentantii beneficiarilor.

2.2. Continutul Manualului de Achizitii

2.2.1. Manualul cuprinde:

  • Proceduri de achizitii – prevederi legale, criterii de selectie a metodei de achizitie, rolul si responsabilitatile beneficiarilor de grant, metodele de achizitii aplicabile precum si pasii care trebuie urmati in cadrul acestora.

  • Anexe - formulare - includ modele standard pentru:

    • nota de fundamentare, nota de initiere a procedurii de achizitie, Decizia de Infiintare a Comisiei de Evaluare – pentru toate procedurile de achizitie: bunuri/ lucrari/ servicii;

    • cerere de oferta, raport de evaluare, nota de comanda si nota de receptie -pentru bunuri;

    • cerere de oferta, formular de contract, raport de evaluare si notificari - pentru lucrari

    • cerere pentru depunerea scrisorilor de intentie (cuprinzand: invitatie, formular de prezentare a experientei si calificarii firmei, model de CV pentru expertii firmei, termeni de referinta si formular de contract) si formular de evaluare - pentru serviciile de consultanta prestate de firme de consultanta;

    • cerere pentru depunerea scrisorilor de intentie (cuprinzand: invitatie, CV, termeni de referinta, si contract) si formular de evaluare - pentru serviciile de consultanta prestate de consultanti individuali

2.2.2. Banca a fost de acord cu aplicarea metodelor simplificate pentru atingerea obiectivelor proiectului. Pentru aceste proceduri, Banca si UMP/UJIP vor verifica periodic procedurile de achizitii prin analiza prealabila, in cazul primelor contracte din cadrul proiectelor, cat si prin post-analiza pentru urmatoarele contracte.

2.2.3. Manualul au fost intocmit in conformitate cu prevederile si standardele BM, luand in considerare procedurile BM de achizitie - participarea comunitatii la achizitia bunurilor, lucrarilor si serviciilor, cumpararea locala, selectia pe baza calificarii consultantilor si selectia consultantilor individuali, adaptate pentru proiectele finantate si tinand cont de capacitatea beneficiarilor de grant de a coordona aceste activitati.

2.3. Raspunderea Beneficiarului

2.3.1. Procesul de achizitie reprezinta o activitate importanta in cadrul implementarii proiectului. Beneficiarii de grant (scolile care au castigat granturi in urma rundelor de competitie) trebuie sa respecte procedurile descrise in acest Manual, avand in vedere ca ei sunt unicii responsabili de achizitiile efectuate in cadrul proiectului. Prevederile descrise in prezentul manual trebuie respectate, de asemenea, si de catre partile contractante sau colaboratori.

2.3.2. Implementarea eficienta a unui proiect de catre Beneficiari depinde in principal de:

  • Intelegerea clara a obiectivelor proiectului finantat si desfasurarea activitatilor de achizitie in conformitate cu acestea;

  • Utilizarea fondurilor exclusiv pentru implementarea proiectului;

  • Utilizarea resurselor materiale locale cu respectarea cerintelor de calitate;

  • Utilizarea cunostintelor profesionale si a fortei de munca locale;

  • Asigurarea derularii corespunzatoare a contractelor, conformitatii cantitatilor si calitatii;

  • Respectarea standardelor de calitate necesare pentru toate activitatile efectuate;

  • Indeplinirea angajamentelor referitoare la contributia comunitatii in produse/servicii/bani in perioada implementarii proiectului;

  • Implicarea echipei de subproiect (ESP) in toate etapele de implementare;

  • Capacitatea ESP de a organiza si administra proiectul;

2.3.3. Beneficiarul va fi responsabil de urmatoarele:

  • Estimarea costurilor pentru toate activitatile planificate si asigurarea ca acestea nu vor depasi bugetul aprobat;

  • Intocmirea Planului de Achizitii si utilizarea metodei adecvate pentru fiecare achizitie;

  • Intocmirea specificatiilor tehnice pentru bunuri/ a devizelor estimative pentru lucrari/ a termenilor de referinta pentru servicii si a listei de furnizori/antreprenori/consultanti calificati;

  • Trimiterea cererilor de oferte si primirea ofertelor;

  • Evaluarea ofertelor si desemnarea ofertei castigatoare in conformitate cu criteriile de evaluare stabilite;

  • Acordarea si semnarea contractului sau emiterea notei de comanda;

  • Verificarea documentelor referitoare la cantitatea si calitatea bunurilor furnizate sau la lucrarile efectuate de antreprenori, sau a rapoartelor elaborate de consultanti;

  • Efectuarea platilor si intocmirea rapoartelor pentru UJIP;

  • Indosarierea tuturor documentelor proiectului si, la cerere, punerea lor la dispozitia personalului Bancii, a auditorilor si coordonatorilor UMP, sau a reprezentantilor Guvernului Romaniei.


CAPITOLUL 3

PLANUL DE ACHIZITII. METODE APLICABILE

3.1. Elaborarea Planului de Achizitii

3.1.1. Planul de Achizitii se intocmeste in baza activitatilor din cadrul proiectului pentru intreaga perioada de implementare. UJIP va sprijini Beneficiarul in elaborarea Planului de Achizitii imediat dupa semnarea Acordului de Grant si va aproba varianta finala a acestuia. Planul de Achizitii reflecta programul de implementare a proiectului si cuprinde, in general:

  • scurta descriere a pachetelor de achizitie;

  • bugetul estimat pentru fiecare pachet;

  • metoda de achizitie utilizata;

  • datele estimate pentru lansarea cererii de oferta/invitatiei, semnarea contractului si finalizarea contractului.

3.1.2. Costurile manageriale precum cele pentru deplasari, consumabile, autorizatii, formulare tipizate de contabilitate, etc. pot fi achitate direct, in masura in care principiile de economie si eficienta sunt respectate.

3.1.3. Planul de Achizitii se construieste in baza bugetului si a activitatilor descrise in proiectul aprobat.

3.1.4. Pentru elaborarea Planului de Achizitii, se vor parcurge urmatoarele etape:

  • Intocmirea listei de bunuri, lucrari si servicii necesare pentru realizarea activitatilor proiectului;

  • Gruparea bunurilor/lucrarilor/serviciilor ce urmeaza a fi achizitionate/contractate in pachete de cumparaturi;

  • Estimarea costurilor in baza informatiilor obtinute de pe piata: preturi de desfacere, preturi din cataloage, preturi disponibile pe Internet, etc. Stabilirea acestor costuri estimative trebuie efectuata cu mare atentie, astfel incat sa reflecte cat mai fidel preturile reale practicate pe piata;

  • Stabilirea metodei de achizitie aplicabile, in conformitate cu prevederile Manualului;

  • Estimarea duratei fiecarui proces de achizitie, data inceperii si data incheierii fiecarui contract.

Formatul Planului de Achizitii este prezentat in cadrul Anexei I din Manual.

3.1.5. Achizitia poate fi demarata numai daca se indeplinesc urmatoarele conditii:

  • Finantarea este asigurata (Acordul de Grant a fost semnat de ambele parti);

  • Planul de Achizitii este elaborat in conformitate cu bugetul aprobat

3.2. Metode de Achizitie Aplicabile

      1. Principiile de baza ale procesului de achizitie cu Participarea Comunitatii sunt urmatoarele:

  1. Economia si eficienta, respectiv folosirea sistemului concurential si a criteriilor economice, pentru atribuirea contractului de achizitie publica;

  2. Transparenta, respectiv punerea la dispozitia tuturor celor interesati a informatiilor referitoare la aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului de achizitie publica;

  3. Libera concurenta, respectiv asigurarea conditiilor pentru ca orice furnizor de produse, executant de lucrari sau prestator de servicii, indiferent de nationalitate, sa aiba dreptul de a deveni, in conditiile legii, contractant;

  4. Tratamentul egal fata de toti participantii, respectiv aplicarea in mod nediscriminatoriu a criteriilor de selectie si a criteriilor pentru atribuirea contractului de achizitie publica, astfel incat orice furnizor de produse, executant de lucrari sau prestator de servicii sa aiba sanse egale de a i se atribui contractul respectiv;

  5. Confidentialitate si corectitudine pe parcursul evaluarii, respectiv garantarea protejarii secretului comercial si a proprietatii intelectuale a ofertantului.

  6. Incurajarea antreprenorilor locali.

    7. 3.2.2. Metodele de achizitie reprezinta ansamblul activitatilor efectuate pentru atribuirea si incheierea unui contract de achizitie/ nota de comanda si prin care se dobandesc produse, lucrari sau servicii.

    3.2.3. Metodele aplicabile descrise in acest Manual sunt urmatoarele:

    • Pentru bunuri, in functie de specificul cumparaturii:

      • Achizitionarea Bunurilor prin Cererea de Oferte (CO)

      • Achizitionarea Articolelor de pe Raft (AR)

      • Contractarea Directa (CD)

    • Pentru lucrari:

      • Lucrari Mici (LM)

      • Contractarea Directa (CD)

    • Pentru serviciile de consultanta, in functie de specificul acestora:

      • Selectia pe baza Calificarii (SC), pentru contractarea serviciilor oferite de o firma;

      • Selectarea Consultantilor Individuali (CI), pentru selectia consultantilor individuali in calitate de expert;

      • Selectarea din Sursa unica (SU), in situatii exceptionale, pentru contractarea unui consultant/firma fara parcurgerea procesului de selectie.

    Metode de achizitie in functie de specificul cumparaturii:

    Metoda de achizitie
    CO
    AR
    CD
    LM
    SC
    CI
    SU
    Tipul
     
    Bunuri
    DA
    DA
    DA
     
     
     
     
    Lucrari
     
     
    DA
    DA
     
     
     
    Servicii
     
     
     
     
    DA
    DA
    DA

    CAPITOLUL 4

    METODE DE ACHIZITII: ETAPE

    4.1. BUNURI

    4.1.1. Achizitionarea bunurilor prin Cererea de Oferte (CO)

    Aceasta procedura se aplica in cazul in care trebuie sa se achizitioneze bunuri sau materiale disponibile pe piata din diverse surse de furnizare, ca de exemplu: calculatoare, imprimante, licente, soft educational, microscoape, piese de mobilier – birouri, dulapuri, etc.

    Este obligatorie cererea a cel putin 3 (trei) oferte; va fi selectat furnizorul care ofera cel mai mic pret total evaluat si care respecta totodata specificatiile tehnice cerute, cu conditia sa furnizeze toate produsele din cererea de oferta si in termenii si conditiile mentionate.

    Este posibil ca nu toti furnizorii invitati sa raspunda la cererea de oferta. In acest caz, Beneficiarul trebuie sa repete procesul. Pentru a reduce riscul de a primi numai o oferta sau niciuna, beneficiarilor li se recomanda sa solicite de la inceput mai mult de trei oferte. Cumparatorul solicita ofertele prin posta sau fax (cu confirmare de primire si inregistrare).

    Sunt permise si ofertele pentru bunuri din afara tarii, oferite de o firma cu sediul in tara. Acest lucru se aplica, de exemplu, articolelor precum computerele sau echipamentul importat in mod normal de distribuitorii producatorilor straini care sunt in masura sa ofere servicii de intretinere pentru echipament. Preturile bunurilor furnizate din tara (inclusiv articolele importate anterior) trebuie ofertate franco fabrica (din fabrica, din depozit, din sala de expunere sau din stoc, dupa cum este cazul), inclusiv toate taxele de vama si impozitele pe vanzari sau alte impozite achitate deja sau scadente pentru materia prima si piese. Preturile trebuie ofertate numai in moneda nationala – lei.

    Etapele acestei metode de achizitie sunt urmatoarele:

    • Elaborarea “specificatiilor tehnice,” cu asistenta unui specialist, daca este cazul; specificatiile tehnice trebuie sa cuprinda o descriere generala a bunurilor care se achizitioneaza, detalii specifice si standarde tehnice, precum si parametri de functionare;

    • Intocmirea unei liste cu furnizori, destul de cuprinzatoare pentru a asigura concurenta, si care sa faciliteze obtinerea a cel putin 3 (trei) oferte de preturi;

    • Stabilirea termenului de livrare;

    • Intocmirea Cererii de Oferta; cererea trebuie sa contina obligatoriu anexa cu Termenii si Conditiile de Livrare si anexa cu formularul de oferta;

    • Trimiterea Cererii de Oferta furnizorilor; furnizorii trebuie lasati sa isi pregateasca oferta cel putin o saptamana;

    • Primirea si inregistrarea ofertelor pana la termenul de depunere stabilit; in cazul in care Beneficiarul nu primeste cel putin doua oferte, procedura trebuie reluata;

    • Evaluarea Ofertelor, intocmirea Raportului de Evaluare si recomandarea pentru desemnarea castigatorului;

    • Reprezentantul beneficiarului aproba si semneaza nota de comanda si o trimite furnizorului selectat;

    • Pastrarea confidentialitatii procesului pana in momentul desemnarii castigatorului;

    • Receptionarea si inspectia bunurilor si plata conform notei de comanda;

    • Indosarierea documentelor;

     

    NU UITA!

    Achizitionarea bunurilor prin Cererea de Oferte presupune in principal:

    • Achizitia unor bunuri de valoare ridicata, ca de ex.: calculatoare, imprimante, microscoape, piese de mobilier – birouri, dulapuri, scaune, etc.

    • Cererea a cel putin 3 (trei) oferte;

    • Primirea si evaluarea a cel putin 2 (doua) oferte;

    • Atribuirea notei de comanda.

     

     

     

     

     

     

     

     

    4.1.2. Achizitionarea articolelor de pe raft (AR)

    Aceasta metoda va fi utilizata pentru articolele generale sau marfurile standard furnizate de diversi furnizori in tara, sau importate de furnizorii locali (numai din tarile eligibile Bancii Mondiale), ca de exemplu seminte, puieti, creta colorata, carti, planse, pensule, var, vopsea, carti, materiale didactice (exclusiv cele care vor fi primite prin intermediul Subcomponentei 1.4) etc. Metoda presupune strangerea de informatii de pe piata privind bunurile care urmeaza a fi achizitionate (pret, calitate, disponibilitate), compararea acestora si selectarea furnizorului de astfel de bunuri, care respecta cerintele tehnice si care se incadreaza in preturile practicate pe piata.

    Etapele acestei metode de achizitie sunt urmatoarele:

    • Determinarea tipului, a cantitatii de bunuri necesare si a termenului de livrare a acestora;

    • Verificarea disponibilitatii bunurilor pe piata si intocmirea unei liste de furnizori disponibili, cel putin 3 (trei);

    • Obtinerea listelor de preturi de la furnizori fie la telefon, fie personal, la fata locului;

    • Analiza calitatii bunurilor si compararea preturilor unitare cu preturile general practicate pe piata;

    • Negocierea preturilor daca acestea sunt mai mari decat preturile de referinta practicate pe piata;

    • Intocmirea unei fise care sa cuprinda numele furnizorilor de la care s-au obtinut preturile si justificarea selectarii furnizorului ales, tinandu-se cont de calitatea, disponibilitatea si pretul bunurilor;

    • Achizitionarea bunurilor de la furnizor;

    • Pastrarea tuturor documentelor si indosarierea lor in vederea auditarii (controlului prealabil si/sau a post-analizei de catre UMP si/sau Banca Mondiala).


    NU UITA!

    Achizitionarea articolelor de pe Raft presupune in principal:

    • Achizitia unor articole generale sau marfuri standard, ca de ex. seminte, puieti, creta colorata, carti, planse, pensule;

    • Intocmirea unei liste de cel putin 3 (trei) furnizori si compararea preturilor oferite de acestia;

    • Achizitionarea bunurilor care corespund calitativ, de la furnizorul care ofera cel mai bun pret.

     

     

     

     

     

    4.1.3. Contractarea Directa

    Metoda achizitionarii directe, fara parcurgerea procesului de selectare, se poate aplica numai in cazuri exceptionale:

    • Un contract existent pentru bunuri sau lucrari acordat in conformitate cu procedurile acceptate de catre UMP poate fi extins pentru bunuri sau lucrari suplimentare de natura asemanatoare, estimate sa coste pina la 20% din valoarea contractului initial; UMP (si Banca) vor fi de acord in conditiile in care nu exista un furnizor mai avantajos si daca preturile sunt rezonabile.

    • Exista un singur furnizor/antreprenor in plan local si s-a stabilit ca obtinerea de oferte de la furnizori din alte localitati ar determina cresterea costurilor, sau

    • Beneficiarul a respectat toti pasii procesului de achizitie a bunurilor, precum trimiterea cererilor de oferte, dar nu a putut obtine cel putin 3 (trei) oferte.

    Cererea de contractare directa trebuie trimisa la UMP pentru un control prealabil. UMP va verifica toate documentele si explicatiile justificative.

     

    NU UITA!

    Contractarea Directa presupune urmatorii pasi:

    • Intocmirea documentelor care justifica utilizarea acestei metode;

    • Pretul ofertat de unicul furnizor/antreprenor trebuie confirmat in scris de catre acesta;

    • Beneficiarul Grantului va trimite o cerere catre UMP in vederea aprobarii acestei metode.

     

     

     

     

     

     

     

    Contractarea directa se accepta daca exista motive intemeiate (care sa demonstreze ca beneficiarul a luat toate masurile necesare pentru asigurarea competitiei) si daca toate costurile sunt comparabile cu preturile general practicate pe piata.

    In cadrul procedurii de contractare directa, nici o nota de comanda sau contract nu poate fi semnat inainte de aprobarea UMP.

    4.2. LUCRARI

    4.2.1. Lucrari Mici

    Aceasta metoda se aplica in cazul contractarii unor lucrari simple precum reparatiile minore sau lucrarile minore de amenajare - amenajarea spatiilor mici de invatamant, mici reparatii la cladirea scolii (acoperis, zugraveala, reparatie si/sau vopsit gard, reparatie geamuri, cablare pentru acces la Internet, compartimentare spatiu, etc). Este obligatoriu sa se evalueze cel putin 3 (trei) oferte obtinute de la 3 (trei) antreprenori calificati. Va fi selectat furnizorul cu cel mai mic pret total evaluat pentru intreg devizul estimativ al lucrarilor.

    Etapele care trebuie urmate:

    • Intocmirea, cu ajutorul unui proiectant profesionist daca e cazul, a “devizului estimativ al lucrarilor” (schitele si specificatiile tehnice simple);

    • Determinarea perioadei necesare de finalizare;

    • Intocmirea unei liste cu cel putin 3 antreprenori calificati;

    • Trimiterea Cererilor de oferta catre un numar suficient de antreprenori pentru a obtine cel putin 3 (trei) oferte;

    • Prezentarea suprafetei pentru lucrari antreprenorilor; acestora li se va acorda cel putin o saptamana pentru pregatirea ofertelor;

    • Primirea si inregistrarea ofertelor primite in cadrul termenului de depunere stabilit;

    • Compararea si verificarea ofertelor primite;

    • Evaluarea ofertelor si intocmirea Raportului de Evaluare cu numele antreprenorilor, compararea preturilor si a termenului de finalizare pentru a justifica alegerea castigatorului;

    • Prezentarea Raportului de Evaluare reprezentantului beneficiarului;

    • Semnarea de catre parti - reprezentantul beneficiarului si antreprenorul declarat castigator, a Contractului, in formatul prezentat in anexa;

    • Plata pentru lucrari numai dupa asigurarea ca acestea au fost indeplinite in mod adecvat, conform devizului estimativ al lucrarilor;

    • Pastrarea si indosarierea tuturor documentelor.

     

    NU UITA!

    Contractarea lucrarilor prin metoda Lucrari Mici presupune urmatorii pasi:

    • Contractarea unor lucrari simple, de tipul reparatiilor mici, acoperis, zugraveala, reparatie si/sau vopsit gard, reparatie geamuri, cablare pentru acces la Internet, compartimentare spatiu, etc.

    • Cererea de oferta de la cel putin 3 (trei) antreprenori;

    • Primirea si evaluarea a cel putin 2 (doua) oferte;

    • Atribuirea contractului.

     

     

     

     

     

     

     

     

    4.2.2. Contractarea Directa

    Aceasta procedura se aplica exact ca in cazul Contractarii Directe de bunuri (vezi pargraful 4.1.3.).

    4.3. SERVICII

    4.3.1. Selectia pe baza Calificarii (SC)

    SC se va aplica in cazurile in care o firma va fi angajata pentru a oferi servicii de consultanta care nu pot fi indeplinite de o singura persoana (de exemplu angajarea unei firme de specialisti IT, angajarea unei firme de experti in domeniul agro-alimentar, etc).

    SC se aplica si in cazul prestarii de servicii, altele decat serviciile de consultanta (vizite organizate, tabere de vara, servicii prestate pentru editarea-multiplicarea de brosuri, pliante, reviste etc.)

    Este obligatorie cererea si evaluarea a cel putin 3 (trei) Scrisori de Interes. Firma care raspunde cel mai bine criteriilor prezentate in termenii de referinta va fi selectata si invitata la negocieri.

    Etapele care trebuie urmate:

    • Intocmirea unei descrieri a serviciilor - Termeni de Referinta;

    • Intocmirea unei liste care sa contina minim 3 (trei) firme eligibile (firme care au calificarea si capacitatea de a presta serviciile de consultanta in cauza);

    • Trimiterea Cererii de depunere a Scrisorii de Intentie, cuprinzand informatii referitoare la calificarile si experienta anterioara a firmei si a expertilor din cadrul firmei;

    • Primirea si inregistrarea Scrisorilor depuse in cadrul termenului limita mentionat in Cererea de depunere;

    • Evaluarea Calificarii Firmelor pe baza criteriilor de evaluare din Termenii de Referinta si selectarea firmei care raspunde cel mai bine cerintelor indicate;

    • Negocierea conditiilor contractului si inregistrarea procesului verbal al negocierii;

    • Semnarea contractului de catre parti; Termenii de Referinta in varianta finala vor fi anexati contractului.

    • Sprijinirea firmei in demararea activitatilor;

    • Plata firmei in baza documentelor si rapoartelor acceptate si dupa primirea facturii;

    • Indosarierea documentelor.

    NU UITA!

    Selectia firmelor pe baza Calificarii presupune urmatorii pasi:

    • Intocmirea Termenilor de Referinta;

    • Cererii de depunere a Scrisorii de Intentie de la cel putin 3 firme;

    • Primirea si evaluarea a cel putin 2 (doua) Scrisori de Intentie;

    • Negocierea si semnarea contractului.

     

     


    4.3.2. Selectia Consultantilor Individuali (CI)

    In cazul in care se doreste angajarea unei persoane fizice, se aplica procedura bazata pe calificarile personale - Selectarea Consultantilor Individuali. Aceasta metoda este adecvata pentru selectarea oricarui expert, consultant, asistent, proiectant sau inspector de proiectare, instructor, ale carui servicii sunt necesare pentru implementarea adecvata a Proiectului.

    Prin aceasta metoda experienta si calificarea consultantului trebuie sa fie in conformitate cu criteriile specificate in Termenii de referinta. Este obligatorie compararea a cel putin 3 (trei) Curriculum Vitae depuse de experti in domeniu. Consultantul care raspunde cel mai bine cerintelor de calificare indicate pentru serviciile in cauza va fi selectat si invitat la negocieri. CV-urile vor fi evaluate comparand si verificand calificarea si experienta candidatilor cu criteriile specificate. Candidatul al carui rezultat de evaluare este cel mai mare va fi invitat la negocierea si la semnarea contractului. In cazul in care nu se ajunge la un acord pentru incheierea contractului, negocierile cu consultantulul individual vor fi anulate si se vor propune negocieri candidatului clasat pe urmatorul loc.

    Etapele care trebuie urmate:

    • Intocmirea unei descrieri a serviciilor - Termeni de Referinta si Obiectul Serviciilor;

    • Intocmirea unei liste de persoane eligibile (experti care au calificarea si capacitatea de a presta serviciile de consultanta in cauza);

    • Invitarea acestora sa trimita “Scrisoarea de Intentie” si informatii referitoare la calificarile lor si experienta anterioara (curricculum vitae);

    • Selectarea consultantului cel mai potrivit pentru sarcina;

    • Negocierea conditiilor contractului si inregistrarea procesului verbal al negocierii;

    • Semnarea contractului;

    • Sprijinirea consultantului in demararea activitatilor;

    • Plata onorariului consultantului in baza rapoartelor acceptate;

    • Indosarierea tuturor documentelor.

     

    NU UITA!

    Selectia Consultantilor Individuali presupune urmatorii pasi: