p UTILIZAREA FUNCºIILOR EXCEL Procesorul de tabele Excel include un numar mare de functii predefinite (232), dar ofera si posibilitatea ca utilizatorul sa-si defineasca propriile functii, potrivit cerintelor de exploatare a aplicatiilor. Functiile Excel permit efectuarea de calcule si prelucrari diverse, de la cele mai simple pana la cele mai complexe. 1.4.1 FUNCºII PREDEFINITE Functiile predefinite reprezinta formule speciale care respectand o anume sintaxa, executa operatii si prelucrari specifice, fiind destinate rezolvarii unor probleme si aplicatii ce contin elemente predefinite de calcul. Unele functii predefinite sunt echivalente formulelor: de exemplu, formula de adunare a continutului celulelor A1, A2 si A4, adica =A1+A2+A4 este echivalenta cu functia =Sum(A1:A2; A4). Alte functii (majoritatea cazurilor) nu au echivalent in randul formulelor, rezultatul scontat neputand fi obtinut decat prin aplicarea functiilor predefinite sau putand fi obtinut pe cale obisnuita, prin aplicarea succesiva a mai multor operatii si formule. Folosirea functiilor predefinite este supusa unor reguli foarte stricte, a caror nerespectare poate conduce la un rezultat incorect sau generator de eroare. Cea mai mare parte a functiilor predefinite au trei componente: - semnul "egal"= (sau semnul “plus” +, pentru compatibilitate cu 1-2-3); - numele functiei; - unul sau mai multe argumente; Nici un spatiu nu este admis ca separator intre cele trei componente ale functiilor predefinite. Argumentele se afla inchise intre paranteze rotunde si sunt separate printr-un separator zecimal. Acest separator poate fi virgula sau punct si virgula, dupa cum a fost configurat initial sistemul. In exemplele luate, se va lua in consideratie ca separator zecimal caracterul "punct si virgula". Exista si functii care nu au nevoie de precizarea argumentului, de exemplu:=NOW(), =TRUE(), =TODAY(), etc. Exemplul urmator ilustreaza diferite argumente care se pot intalni la o functie predefinita: Functie predefinita Tip argument =SUM(A2:A7) plaja continua de celule =SUM(A2:A7; A9; A11:A20) plaja discontinua de celule =MAX(59; 36; 84) lista de valori =DATE(62; 10; 18) lista de valori data calendaristica =IF(A1=A2; "Bun"; Rau") valoare logica =INT(SUM(D1:D9) functie predefinita =UPPER("Ionescu") sir de caractere =REPT("Ionescu", 3) sir si valoare numerica =FACT(6) valoare numerica Excel accepta urmatoarele tipuri de argumente: - o conditie: este o expresie logica care foloseste unul din operatorii logici =, <, >, <>, <=, >=, NOT( ), AND( ), OR( ) pentru o adresa de celula sau un nume de camp. Conditia argumentului poate fi deci o formula, un numar, un nume de camp, un text. Functia evalueaza conditia si procedeaza la diferite operatii in functie de faptul daca conditia este adevarata sau falsa. - o locatie: este o adresa, un nume de camp, o formula sau functie care genereaza o adresa sau un nume de camp. - un text: orice secventa de caractere inclusa intre ghilimele, adresa sau un nume de camp ce contine o eticheta tip sir de caractere sau o formula sau functie care returneaza o eticheta. Un sir de caractere folosit intr-o functie trebuie pus intre ghilimele pentru a nu fi confundat cu un nume de camp. - o valoare: un numar, adresa sau numele unei celule care contine un numar, o formula sau functie predefinita care returneaza un numar. Toate tipurile de argumente pot fi folosite impreuna intr-o functie atunci cand sintaxa este respectata. O functie predefinita se poate introduce intr-o celula tastand-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de functii. Cea mai simpla metoda o reprezinta introducerea nemijlocita a functiilor predefinite, corespunzator sintaxei, in celula unde se va opera calculul respectiv (metoda recomandata). In cel de-al doilea caz, se activeaza selectorul functiilor predefinite aflat pe bara de editare sau se activeaza comanda Insert Function (figura 1.52). Apoi, se alege functia respectiva, din caseta de dialog Paste Function, se valideaza si se completeaza sintaxa generata automat. Fig 1.52 Etapele inserarii unei functii Apelarea selectorului de functii se face prin apasarea butonului = (egal) aflat pe bara de editare, dupa care se deschide lista functiilor predefinite, se alege functia dorita, dupa care se completeaza interactiv argumentele.
Fig. 1.53/1.54 Asistentul de functii/Exemple de date Acest procedeu este prezentat in figura 1.53 Functia poate fi aleasa din lista functiilor cele mai utilizate (Most Recently Used), din lista tuturor functiilor disponibile ordonate alfabetic (All), sau din categoriile de functii specializate (Financial, Date & Time, Math & Trig, Statistical ...) In celula din care s-a apelat functia predefinita va apare sintaxa functiei selectate si validandu-se operatia prin butonul OK se va genera rezultatul respectivei functii. Generatorul de functii sau mai corect asistentul de functii este prezentat in figura 1.53. De regula, utilizarea asistentului de functii presupune parcurgerea a doi pasi: - pasul 1 semnifica alegerea tipului de functie; - pasul 2 presupune completarea interactiva a sintaxei functiei respective conform exemplului prezentat in figura 1.54. Categorii de functii predefinite Excel poseda un set impresionant de functii predefinite, in numar de 232, grupate pe tipuri potrivit utilitatii acestora la rezolvarea diferitelor probleme. Astfel, consideram suficienta in rezolvarea aplicatiilor EXCEL, prezentarea a celor mai importante 99 de functii predefinite, grupate pe urmatoarele categorii (figura 1.55): Fig. 1.55 Categorii de functii 1. functii matematice si trigonometrice (Math & Trig): permit efectuarea de calcule matematice simple si complexe; 2. functii statistice (Statistical): permit efectuarea unor calcule statistice utilizand serii de valori; 3. functii de informare (Information): afiseaza informatii despre celule si campuri; 4. functii logice (Logical): determina valoarea de adevar sau de fals - corespunzator unei conditii; 5. functii baza de data (Database): efectueaza diferite calcule asupra unor rubrici, intr-o baza de date, corespunzator unor criterii definite; 6. functii de cautare si consultare (Lookup & Reference): permit localizarea continutului unei celule; 7. functii calendar sau data calendaristica (Date & Time): manipuleaza numere care reprezinta date calendaristice sau timp; 8. functii text sau sir de caractere (Text): ofera informatii legate de textul existent in celule si permit operatii cu etichete; 9. functii financiare (Financial): permit realizarea de calcule economico-financiare predefinite. In continuare, prezentam cele mai importante functii predefinite, precizand ca cea mai mare a parte a lor sunt perfect compatibile ca sintaxa si ca semnificatie cu functiile arond aferente procesorului de tabele LOTUS 1-2-3. 1.4.1.1 FUNCºIILE MATEMATICE ªI TRIGONOMETRICE Functiile matematice si trigonometrice (Math & Trig) permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicatii ce solicita instrumente matematice si trigonometrice de uz curent. Fig. 1.56 Functia SUM =SUM(lista) aduna valorile dintr-o lista precizata ca argument. Lista poate contine capuri continue sau discontinue referite prin adrese (coordonate) sau prin nume de camp(uri). Functia de insumare este completata - spre usurinta utilizatorului - cu butonul Auto Sum. Functia generata de butonul respectiv insumeaza pe linie sau pe coloana valori adiacente (valorile nu trebuie sa fie intrerupte in succesiunea lor de celule vide sau de celule care sa contina texte). Auto-insumarea opereaza astfel pe linie sau pe coloana pana acolo unde se intalneste primul semn de discontinuitate (figura 1.56). Pot exista mai multe cazuri (exemplificate in figura 1.56): - se plaseaza cursorul acolo unde se doreste a se calcula suma (eventual selectand o plaja de celule pe linie sau o coloana unde sa se depuna rezultatele - calculelor) si se activeaza butonul AutoSum prin dublu-click; Fig. 1.57 Functia AutoSum - se selecteaza plaja de celule de insumat, inclusiv zona unde se vor plasa rezultatele insumarii (o linie mai jos si/sau o coloana mai la dreapta), dupa care se activeaza butonul AutoSum prin dublu-click. =PRODUCT (lista) multiplica valorile continute intr-o lista. Un exemplu edificator este prezentat in figura 1.58. =SUBTOTAL(referinta-tip; camp de regrupat) calculeaza un rezultat ce provine dintr-o grupare a datelor operand diferite operatii specifice (conform referintelor-tip) asupra unui camp de regrupat. Exemple de referinte-tip ar fi: 1 AVERAGE Medie Fig. 1.58 Functia PRODUCT 2 COUNT Numara 4 MAX Maximum 5 MIN Minimum 6 PRODUCT Produs 9 SUM Suma In exemplul prezentat in figura 1.59 se calculeaza suma (referinta-tip 9) valorilor produselor vandute pe 01-Iul-98 (campul de regrupat este E31:E33). =SUMPRODUCT(lista) multiplica valorile situate in celulele corespondente, aferente unor serii de campuri, iar apoi aduna rezultatele obtinute. In exemplul prezentat in figura urmatoare se calculeaza prin functia SUMPRODUCT valoarea totala a vanzarilor, adica suma dintre produsele cantitatilor (C31:C36) si preturilor (D31:D36). =SUMIF(camp de evaluat; criteriu; camp de insumat) aduna continutul celulelor potrivit unui criteriu dat. In exemplul din figura 1.59 se calculeaza prin functia SUMIF, suma Fig. 1.59 Functiile SUMTOTAL, SUMPRODUCT, SUMIF comisioanelor la vanzarile de produse (5% din valoare) pentru valorile vandute de peste 10.000.000 lei. In acest caz campul de evaluat reprezinta valoarea (E31:E36), criteriul este de tip text si anume “>10000000”, iar campul de insumat este comisionul (F31:F36). =ROMAN(numar; format) converteste numerele din format cifric arab in text ce semnifica numere cu format cifric roman. Formatul –cu valori de la 0 la 4- reprezinta gradul de concizie al numarului roman nou generat. Numarul arab de transformat trebuie sa fie intreg. Un exemplu de astfel de transformare este prezentat in figura 1.60. =RAND() returneaza un numar aleator cuprins intre 0 si 1; =ABS(numar) returneaza valoarea absoluta dintr-un numar; =LN(numar) calculeaza logaritmul natural Fig. 1.60 Functia ROMAN al unui numar specificat ca argument; =LOG(numar; baza) returneaza logaritmul unui numar intr-o baza specificata; Fig. 1.61 Functii trigonometrice si POWER si SQRT =LOG10(numar) returneaza logaritmul in baza 10 dintr-un numar; =EXP(X) calculeaza baza logaritmului natural ridicata la puterea X. Baza este o constanta si are valoarea 2, 7182818….; Fig. 1.62 Functii matematice =MOD(X; Y) calculeaza restul impartirii argumentului X la arg. Y; =FACT(numar) calculeaza factorialul unui numar pozitiv; =POWER(numar; putere) returneaza rezultatul unui numar ridicat la putere (figura 1.61); =SQRT(numar) calculeaza radacina patrata a argumentului; =SIN(X) returneaza valoarea argumentului X in radiani; =COS(X) calculeaza cosinusul argumentului X in radiani ; =TAN(X) calculeaza tangenta argumentului X in radiani; =ASIN(X) calculeaza arc-sinusul argumentului X in radiani (similar =ACOS(X) si =ATAN(X); =DEGREES(unghi) converteste radianii in grade; =RADIANS(unghi) converteste grade in radiani; =ROUND(X, numar de zecimale) rotunjeste argumentul numeric X la un Fig. 1.63 Functia de rotunjire numar specificat de zecimale; =PI() returneaza valoarea numarului PI; =INT(numar) afiseaza partea intreaga a argumentului (a numarului real), fara a-l rotunji. 1.4.1.2 FUNCºIILE STATISTICE Functiile statistice (Statistical) permit efectuarea de calcule statistice utilizand serii de valori: =MAX(lista) returneaza cea mai mare valoare din lista. Lista poate fi compusa din: numere, formule numerice, adrese sau nume de campuri; =MIN(lista) returneaza cea mai mica valoare din lista; =AVERAGE(lista) calculeaza media valorilor din lista; =GEOMEAN(lista) calculeaza media geometrica a valorilor dintr-o lista =HARMEAN(lista) calculeaza media armonica a valorilor dintr-o lista; =MEDIAN(lista) calculeaza valoarea mediana dintr-o lista; =COUNT(lista) numara celulele ocupate dintr-o lista de campuri; Exemplul din figura 1.64 ilustraza utilizarea functiilor statistice prezentate: Fig. 1.64 Functii statistice 1.4.1.3 FUNCºIILE DE INFORMARE 34965iqe48plk6q Functiile de informare (Information) afiseaza informatii referitoare la celule si campuri: =ISBLANK(X) determina daca X sau amplasamentul definit de argumentul X este sau nu o celula vida. Functia returneaza TRUE -valoarea logica de adevar- daca amplasamentul este o celula vida si FALSE –valoarea logica de fals- in caz contrar; =ISNUMBER(X) verifica daca X contine o valoare numerica. Functia returneaza TRUE – adevarat- daca X contine un numar, altfel returneaza FALSE sau fals. Argumentul X poate fi o valoare, o adresa, text sau o conditie); =ISTEXT(X) verifica daca X contine un sir de caractere, returnand dupa caz TRUE sau FALSE. =ISNONTEXT(X) verifica daca X nu contine un sir de caractere, returnand dupa caz TRUE sau FALSE. =ISLOGICAL(X) verifica daca argumentul X contine o valoare de tip logic returnand dupa caz TRUE sau FALSE. =ISERROR(X) verifica daca argumentul X contine o valoare de tip eroare, returnand dupa caz TRUE sau FALSE. O parte din functiile de informare sunt exemplificate impreuna cu functiile logice. 1.4.1.4 FUNCºIILE LOGICE Functiile logice (Logical) determina evaluarea unor expresii si in functie de acestea furnizeaza actiuni sau rezultate complexe, generand valori de adevar sau de fals - corespunzator unor conditii (acestea pot fi evaluate si inlantuite cu ajutorul operatorilor logici AND, OR, NOT). =IF(conditie; X; Y) testeaza argumentul conditie si in functie de rezultatul evaluarii logice, genereaza argumentul X daca conditia este adevarata sau argumentul Y daca aceasta este falsa. Argumentele X sau Y pot fi valori, siruri de caractere (plasate intre ghilimele), nume de campuri sau adrese de celule sau campuri care contin aceste valori. In locul argumentelor X sau Y se pot imbrica alte structuri conditionale IF, generandu-se potrivit conditiilor ulterioare, X1, Y1 sau X2, Y2 si asa mai departe. =AND(evaluare logica1, evaluare logica2, ...) returneaza valoarea logica TRUE daca toate argumentele sunt adevarate si valoarea logica FALSE daca unul sau mai multe argumente sunt false; =OR(evaluare logica1, evaluarea logica2, ...) returneaza valoarea logica TRUE daca orice argument este adevarat si valoarea logica FALSE daca toate argumentele sunt false; =NOT(evaluarea logica) inverseaza valoarea argumentului, returnand dupa caz TRUE sau FALSE; =TRUE() returneaza valoarea logica TRUE; =FALSE() returneaza valoarea logica TRUE; Pentru exemplificarea functiei logice IF, furnizam urmatoarea aplicatie pentru calculul impozitului pe salariile colaboratorilor angajati cu Conventie Civila de Prestari Servicii: Astfel, daca salariul brut este sub 500.000 lei, impozitul este de 10% din brut, altfel, daca salariul brut este cuprins intre 500.000 lei si 1.500.000 lei, impozitul este de 50.000 lei + 20% din ceea ce depaseste 500.000 lei salariu brut, daca salariul brut este cuprins intre 1.500.000 lei si 2.500.000 lei, impozitul este de 250.000 lei + 25% din ceea ce depaseste 1.500.000 lei salariu brut, daca salariul brut este cuprins intre 2.500.000 lei si 3.500.000 lei, impozitul este de 500.000 lei + 30% din ceea ce depaseste 2.500.000 lei salariu brut, daca salariul brut depaseste 3.500.000 lei, impozitul este de 800.000 lei + 40% din ceea ce depaseste 3.500.000 lei salariu brut. Aplicatia este astfel construita incat sa exemplifice (didactic) toate functiile logice (figura 1.65, 1.66). Intr-un prim pas s-a construit o coloana de “Evaluare logica” care returneaza in functie de un test facut asupra salariului brut, valoarea logica de fals (FALSE) daca salariul brut este text, blank sau este mai mic ca zero si returneaza valoarea logica de adevar (TRUE) in caz contrar. Fig. 1.65 Functii logice (I) Intr-un al doilea pas se calculeaza impozitul pe salarii daca coloana “Evaluare logica” (s-a utilizat functia NOT()) nu contine valoarea logica FALSE. In aplicatia de mai sus s-a construit o structura conditionala imbricata, unde s-a exemplificat intr-o ramura IF si functia logica AND. Fig. 1.66 Functii logice(II) 1.4.1.5 FUNCºIILE BAZÅ DE DATE Functiile baza de date (Database) returneaza actiuni - valori sau etichete (suma; medie; maxim; minim; cauta; numara) dintr-un camp de date - corespunzator unei baze de date, dupa o anumita rubrica, conform unui criteriu de selectie Functiile tip baza de date au in mod invariabil aceeasi lista de argumente: - baza de date: reprezinta tabelul Excel sub forma unui camp de date, de unde informatia va fi consultata sau extrasa; - rubrica: semnifica atributul sau proprietatea asupra caruia opereaza calculul facut de functia tip baza de date. Rubrica poate fi identificata prin numele sau sau prin numarul de ordine al acesteia in cadrul bazei de date; - camp de criterii: reprezinta unul sau mai multe campuri continue in care se pot preciza restrictiile, care se regrupeaza in criterii de selectie la care trebuie sa raspunda interogarea respectiva. Principalele functii tip baza de date sunt: =DSUM(baza de date; rubrica/nr.rubrica; camp de criterii) returneaza suma valorilor unei rubrici aferente unei baze de date, care raspunde unui criteriu de selectie; =DMAX(baza de date; rubrica/nr.rubrica; camp de criterii) returneaza cea mai mare valoare dintr-o rubrica aferenta unei baze de date, corespunzator unui criteriu de selectie; Fig. 1.67 Aplicatie pentru functiile baza de date =DMIN(baza de date; rubrica/nr.rubrica; camp de criterii) returneaza cea mai mica valoare dintr-o rubrica aferenta unei baze de date, corespunzator unui criteriu de selectie; =DAVERAGE(baza de date; rubrica/nr.rubrica; camp de criterii) calculeaza media valorilor unei rubrici aferente unei tabele - pentru o baza de date, potrivit criteriului de selectie specificat=DCOUNT(baza de date; rubrica/nr.rubrica; camp de criterii) numara celulele ocupate intr-o tabela baza de date, conform unor criterii specificate; =DGET(baza de date; rubrica/nr.rubrica; camp de criterii) returneaza continutul unei rubrici pentru o baza de date, corespunzator unui criteriu specificat. Functia este utila pentru a regasi o informatie unica; Exemple edificatoare de utilizare a functiilor tip baza de date sunt ilustrate in figura urmatoare, urmand ca alte aplicatii mai complexe sa fie prezentate in detaliu in capitolul ce trateaza bazele de date create si exploatate sub Excel. Pornind de la un tabel definit pe coordonatele A6:H17, considerat a fi o baza de date care repertoriaza facuturile emise de o firma catre clientii sai, se pot pune in evidenta cu ajutorul functiilor tip baza de date, informatii calculate potrivit unor interogari specifice. Prezentam in figurile 1.67- 1.68 cateva exemple de utilizare a functiilor tip baza de date, utilizand campuri de criterii definite de utilizator potrivit unor cerinte de interogare. 1.4.1.6 FUNCºIILE DE CÅUTARE ªI CONSULTARE Functiile de cautare si consultare (Lookup & Reference) permit cautarea, identificarea si referirea continutului unor celule: Fig. 1.68 Modul de utilizare a functiilor baza de date =CHOOSE(index-numeric; lista de valori) returneaza in urma unei alegeri dintr-o lista de valori, o actiune sau o valoare, ce urmeaza a fi activata sau executata, corespunzator unui index numeric. Indexul numeric determina care valoare (de tip text, numerica sau referinta celulara) din lista de argumente va fi selectata. Indexul este un numar cuprins intre 0 si 29. =COLUMN(referinta celulara sau camp) returneaza numarul colanei corespunzatoare referintei celulare sau numarul primei coloane pentru campul specificat; =COLUMNS(camp) returneaza numarul de coloane aferente campului specificat ca argument; =ROW(referinta celulara sau camp) returneaza numarul liniei corespunzatoare referintei celulare sau numarul primei linii a campului specificat ca argument; =ROWS(camp) returneaza numarul de linii pe care il ocupa campul specificat ca argument; =AREAS(referinta celulara) indica numarul de zone contigue dintr-un camp. Daca respectivul camp contine mai multe zone contigue, atunci argumentul se mai inchide intr-o paranteza suplimentara; In figura 1.69 sunt prezentate mai multe exemple de utilizare a functiilor enumerate mai sus. Fig. 1.69 Aplicatie pentru functiile de cautare si consultare =VLOOKUP(cheie; camp de consultare; coloana de recuperat) returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o coloana dintr-un tablou de consultare verticala. Sintaxa functiei de consultare verticala admite trei argumente si anume: - cheie: reprezinta valoarea dupa care are loc cautarea sau consultarea, (adresa absoluta/relativa sau nume de camp); - camp (sau tabel) de consultare: este campul asupra caruia opereaza consultarea prin cautarea valorii cheii precizate anterior; - coloana de recuperat: este numarul coloanei (numerotarea incepe cu 1) de unde va fi recuperata informatia gasita in tabelul de consultare, corespunzator valorii cheii de cautare. In mod obligatoriu tabelul de consultare va fi sortat crescator dupa coloana care contine valorile cheii de consultare (comanda Data Sort, iar in rubrica Sort by se va preciza numarul sau numele coloanei dupa care se va face sortarea) =HLOOKUP(cheie; camp de consultare; linie de recuperat) returneaza continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita linie a unui tablou de consultare orizontala. Argumentul cheie (sub forma unei referinte celulare sau nume de camp) va fi cautat in prima linie a campului de consultare, iar daca valoarea va fi gasita pe un numarul de linie precizat de ultimul argument, valoarea respectiva va fi returnata de functia HLOOKUP. In mod obligatoriu tabelul de consultare orizontala trebuie sortat dupa valorile crescatoare ale cheii de consultare aflate in prima linie (sortare de la stanga la dreapta). Daca valorile cheii nu sunt sortate, se va selecta tabelul de consultare si se va activa comanda de sortare (de la stanga spre dreapta): Data Sort, butonul Option si din rubrica Orientation se alege optiunea Sort left to right. Daca informatia cautata in tabelul de consultare verticala sau orizontala nu va fi gasita, se va returna cea mai apropiata valoare (pe vericala sau pe orizontala) de cheia de consultare. Pentru exemplificarea celor doua functii de consultare propunem urmatoarea aplicatie: O societate comerciala de distributie intocmeste, cu ajutorul procesorului de tabele EXCEL, facturi pentru livrarile efectuate. Optional, respectiva societate efectueaza si transportul marfii comandate la domiciliul clientului, firma practicand tarife diferentiate in functie de cantitatea transportata (in tone) si de orasul de destinatie. Tarifele de transport sunt grupate intr-un tablou in functie de destinatie (prima linie) si de cantitatea transportata (prima coloana). Tabloul care urmeaza a fi considerat tabel de consultare orizontala a fost definit pe coordonatele F20:J28 (figura 1.70) si a fost in prealabil sortat de la stanga la dreapta dupa prima linie, adica dupa destinatie. Fig. 1.70 Date pentru aplicatia de cautare. Firma isi are inregistrati clientii intr-o baza de date (definita pe coordonatele E1:I7) (figura 1.71) care regrupeaza elementele de identificare ale acestora (“Client”, “Adresa”, “Localitate”, “Cod fiscal”, “Cont bancar”). In egala masura exista si o alta baza de date –definita pe coordonatele A20:C28 (figura 1.72) sub forma unui nomenclator de preturi pentru fiecare produs in parte. Cele doua baze de date sunt sortate dupa valorile crescatoare ale primei coloane si contin informatii pertinente ce concura la realizarea automata a facturii. Fig. 1.71 Date pentru aplicatia de cautare Factura procesata cu Excel are urmatoarea forma (figura 1.73): Utilizatorul va introduce prin tastare, pentru completarea facturii doar denumirea clientului, codul produsului facturat, cota de adaos comercial, cantitatea livrata, iar optional daca se doreste sau nu transport, precum si destinatia transportului. In rest toate operatiile sunt facute automat cu ajutorul formulelor si a functiilor Excel. Factura se proceseaza in mod obisnuit, incepand a se calcula intr-un prim timp "Valoarea", “Majorarile”, "TVA-ul" si "Valoarea facturata". La Fig. 1.72 Nomenclatorul de preturi calculul "Valorii" se va lua in calcul si o cota variabila de adaos comercial (celula D10 a fost fixata cu adresa absoluta -$D$10- pentru a nu se decala la Fig. 1.73 Factura obtinuta copierea formulei ce calculeaza valoarea), precum si cheltuielile de transport. “Majorarile” de intarziere se pot calcula pe transe, prin structuri conditionale imbricate. “TVA”-ul reprezinta 22% din “Valoare” + “Majorari”, iar “Valoarea facturii” reprezinta suma dintre “Valoare”, “Majorari” si “TVA”. Intr-un al doilea timp se pot calcula totalurile pe rubricile procesate anterior utilizand clasica functie SUM. Interesante de prezentat sunt facilitatile de consultare verticala si orizontala. La tastarea numelui de client in celula C3, se vor recupera automat dintr-un tabel de consultare verticala (definit anterior pe coordonatele E1:I7), informatiile legate de acest identificator si anume: “Adresa”, “Localitatea”, “Codul fiscal” si “Contul bancar”. Astfel in celula C4 s-a scris formula de consultare verticala (VLOOKUP) (figura 1.74) pentru recuperarea adresei clientului, anume: “se cauta cheia de consultare (celula $C$3-Client) in tabelul de consultare definit pe coordonatele $E$1:$I$7 si in caz ca valoarea este gasita, se va recupera informatia din coloana 2, corespunzatoare cheii de consultare”. Coordonatele cheii si tabelului de consultare au fost blocate prin utilizarea de adrese absolute pentru ca formula ce contine consultarea verticala sa poata fi copiata fara ca respectivele coordonate sa se decaleze. Fig. 1.74 Functia de consultare verticala ql965i4348pllk Cheia de consultare fiind in acest caz de tip text nu trebuie sa aiba valori vide si nici numerice. Pentru aceasta, procedura de consultarea verticala a fost completata cu teste facute asupra celulei care contine cheia de consultare ($C$3). Daca cheia are valoarea vida “ISBLANK($C$3) sau (OR()) daca contine o valoare alta decat text “ISNONTEXT($C$3), atunci se va afisa un spatiu (“”), altfel se va face consultarea verticala. In aceste conditii, consultarea verticala va avea urmatoarea forma: =IF(OR(ISBLANK($C$3); ISNONTEXT($C$3)); ””; VLOOKUP($C$3; $E$1:$H$7; 3)), fapt ilustrat si in figura 1.75. Fig. 1.75 Functia de consultare verticala Daca se tasteaza un client care nu exista in nomenclatorul de clienti (in tabelul de consultare verticala), functia VLOOKUP nu va semnala lipsa informatiei din tabel ci va returna informatia legata de cea mai apropiata valoare a cheii de consultare. De exemplu, daca s-ar introduce clientul cu numele “Sarmis”, se vor recupera prin VLOOKUP informatiile aditionale corespunzatoare celei mai apropiate valori ale cheii, adica informatiile legate de clientul “Star”. Functia VLOOKUP nu va semnala inexistenta cheii de consultare “Sarmis”. Pentru inlaturarea acestui neajuns, procedura de consultare verticala a fost completata cu un test de existenta a cheii ce consultare in tabelul de consultare”. Acest test de existenta verifica daca valoarea cheii de consultare este gasita in prima coloana a tabelului de consultare. Daca valoarea respectiva exista in tabel inseamna ca s-a gasit cheia de consultare si in consecinta consultarea verticala se va efectua returnand un rezultat corect, altfel se va afisa spatiu sau zero (ultimul caz folosindu-se daca celula respectiva participa ulterior la calcule) sau un mesaj de genul “cheie inexistenta”. Formula de testare a existentei cheii de consultare in tabel este urmatoarea: IF(VLOOKUP($C$3; $E$1:$I$7; 1)<>$C$3; ””; VLOOKUP($C$3; $E$1:$I$7; 4)). Rubricile: “Adresa” –C4-, “Localitatea” –C5-, “Cod fiscal” –C6-, “Cont Fig. 1.76 Consultare verticala. bancar” –C7- se vor recupera prin acelasi procedeu de consultare verticala, recuperandu-se dupa caz, prin functia VLOOKUP continutul coloanelor 2, 3, 4, si 5, corespunzator valorilor cheii de consultare declarate la adresa $C$3 (figura 1.76). In mod asemanator se procedeaza si cu a doua consultare verticala, anume: in momentul tastarii "Codului de produs" este consultat vertical tabelul "PREºURI" declarat la adresa A20:C28, si daca in tabelul respectiv este gasita cheia de consultare "Cod produs" - se vor recupera automat: continutul coloanei 2 si 3 din tablou, adica "Denumire produs" si "Pret". Fig. 1.77 Aplicatie de consultare verticala In figura 1.77 este prezentata procedura completa (cu teste facute asupra celulei ce contine cheia de consultare si cu test de existenta a valorii cheii in tabelul de consultare) de extragere a denumirii produsului, prin consultare verticala. Similar se procedeaza pentru extragerea pretului din tablou, corespunzaror valorilor luate de codul produsului. Consultarea orizontala a tabelului declarat pe coordonatele $F$20:$J$28 are loc dupa valorile luate de cheia de consultare - $G$10 “Destinatia”. Daca cheia este gasita in tablou, se va recupera numarul de linie care va contine valoarea cheltuielilor de transport corespunzatoare destinatiei specificate. In exemplul prezentat in figura 1.78, s-a operat un mic artificiu, anume "Cantitatea livrata" coincide logic cu numarul de linie de recuperat orizontal din tablou (astfel, nu s-a precizat numarul liniei recuperate, ci celula care contine livrata, aflata la adresa C13). Datorita faptului ca procedura de consultare orizontala este operationala incepand cu linia 1 (care contine invariabil titlurile rubricilor aferente destinatiei), celula “Cantitatea livrata” va indica numarul liniei de recuperat si va avea valoarea incrementata cu o unitate pentru a exista o concordanta intre valorile luate de aceasta si numarul liniei de recuperat. Daca nu s-ar fi operat acest artificiu, numarul liniei de recuperat ar fi decalat cu o unitate (adica, daca celula C13 – “Cantitatea livrata” – ar fi avut valoarea 3, s-ar fi recuperat linia numarul 3 din tabel –prima linie contine titlul rubricilor-, adica valoarea cheltuielilor de transport aferente pentru 2 tone transportate) Prin functia HLOOKUP s-a consultat deci respectivul tablou, cautandu-se valoarea luata de “Destinatie” in celula $G$10, recuperandu-se numarul de linie ce corespunde logic cu “Cantitatea livrata”. Tabloul de consultare trebuie in mod obligatoriu sortat alfabetic dupa prima linie a sa. Procedura de consultare orizontala poate fi completata si astfel imbunatatita (celula D14) prin urmatoarele teste: - un test facut asupra celulelor ce contin: “Destinatia” (sa nu fie valoare vida sau numerica) si “Cantitatea livrata” (sa nu fie valoare de tip text, vida sau zero): =IF(OR(ISNONTEXT($G$10), ISBLANK($G$10), ISTEXT(C14), ISBLANK(C14), C14=0; 0; IF(……) . Daca cel putin unul din argumente este adevarat, functia va returna valoarea zero, altfel se vor testa si alte conditii de indeplinit; Fig. 1.78 Aplicatie de consultare orizontala - un test de existenta a “Destinatiei” (celula $G$10) in prima linie a tabloului de consultare orizontala: =IF(OR(…; $G$10<>HLOOKUP($G$10; $F$20:$J$28; 1)); 0; …..). Daca “Destinatia” este inexistenta in tablou, functia va returneaza valoarea zero, altfel se procedeaza la consultarea propriu-zisa; - un test de existenta a “Cantitatii livrate” in prima coloana a unui tablou de consultare verticala: =IF(OR(C14<>VLOOKUP(C14; $E$20:$E$28; 1); …….). Daca nu exista valoarea unei cantitati livrate in tabloul de consultare verticala definit pe coordonatele $E$20:$E$28, functia returneaza zero, altfel se procedeaza la consultarea propriu-zisa: (……HLOOKUP($G$10; $F$20:$J$28; C14+1)); - procedura ar putea fi completata si cu un test de efectuare a transportului: astfel, daca transportul este facut de furnizor (celula $D$8 are valoarea “da”), atunci se procedeaza la testele de mai sus si se executa in final consultarea orizontala, altfel cheltuielile de transport vor fi zero. Figura 1.79 indica corespondentele creeate intre diferitele campuri, in procesul de consultare verticala si orizontala. Fig. 1.79 Consultarea verticala si orizontala. Corespondente 1.4.1.7 FUNCºIILE TIP DATÅ CALENDARISTICÅ ªI ORÅ Functiile tip data calendaristica si ora (Date & Time) manipuleaza si opereaza calcule cu valori numerice ce reprezinta date calendaristice sau timp: =NOW() returneaza un numar corespunzator datei curente - cu zecimale ce reprezinta ora; =TODAY() returneaza un numar-data corespunzator datei curente; =DATEVALUE("sir de caractere") calculeaza numarul-data corespunzator sirului de caractere in format data calendaristica (sirul trebuie plasat intre ghilimele); =DATE(an; luna; zi) calculeaza numarul-data pentru data calendaristica specificata ca argument; =YEAR(numar-data) returneaza corespunzator anului, un numar cuprins intre 0 (1900) si 199 (2099) - extragand rezultatul dintr-un numar-data; =MONTH(numar-data) extrage luna dintr-un numar-data, sub forma de valori cuprinse intre 1 si 12; =DAY(numar-data) genereaza un numar corespunzator zilei cu valori intre 1 si 31; =WEEKDAY(X) returneaza numarul zilei din saptamana corespunzator argumentului X care poate fi de tip numar data calendaristica sau text in format data calendaristica; =DAYS360(data debut; data sfarsit) calculeaza numarul de zile intre doua date calendaristice considerand anul ca avand 360 de zile; =TIME(ora; minut; secunda) calculeaza un numar-timp corespunzator orei, minutului si secundei; =TIMEVALUE(“sir de caractere”) returneaza numarul-timp corespunzator sirului de caractere specificat in format data/ora (intre ghilimele); =HOUR(numar-timp) extrage ora dintr-un numar-timp (0, 000000 pentru ora 24:00:00 si 9, 999988426 pentru ora 23:59:59), sub forma unui numar cuprins intre 0 si 23; =MINUTE(numar-timp) extrage minutul dintr-un numar-timp, sub forma unui numar intreg cuprins intre 0 si 59; =SECOND(numar-timp) extrage secunda dintr-un numar-timp sub forma unui numar intreg cuprins intre 0 si 59; Un exemplu edificator de utilizare a functiilor de tip data calendaristica si ora este prezentat in figura 1.80. Fig. 1.80 Functiile tip data si ora 1.4.1.8 FUNCºIILE TEXT SAU ªIR DE CARACTERE Functiile text (Text): permit diferite operatii cu siruri de caractere si furnizeaza in egala masura informatii legate de textul existent in celule: =CHAR(cod numeric ASCII) returneaza caracterul corespunzator codului numeric ASCII specificat ca argument; =TRIM(text) afiseaza sirul de caractere specificat ca argument in care toate spatiile inutile sunt anulate (cu exceptia spatiilor care separa cuvintele textului); =CODE(text) returneaza codul numeric pentru primul caracter din textul specificat ca argument; =CONCATENATE(text1; text2; …) concateneaza mai multe siruri de caractere specificate ca argumente, intr-unul singur; =EXACT(tect1; text2) verifica daca doua siruri de caractere sunt identice. Comparand cele doua siruri, functia returneaza valoarea logica TRUE daca acestea sunt identice sau valoarea logica FALSE in caz contrar; =UPPER(text) afiseaza cu majuscule textul specificat ca argument; =LOWER(text) afiseaza cu minuscule textul specificat ca argument; =MID(text; N; X) afiseaza X caractere ale textului specificat ca argument, incepand cu pozitia “N”; =LEN(text) returneaza numarul caracterelor ce formeaza textul specificat ca argument; =SUBSTITUTE(text-sursa; N; X; text-nou) returneaza un nou sir de caractere (text-nou) la a “N”-a pozitie a textului-sursa, dupa ce au fost anulate X caractere; =REPT(text; numar de ori) repeta afisarea textului de un numar specificat de ori; =PROPER(text) determina scrierea cu majuscula a fiecarei prime litere din textul specificat ca argument; Fig. 1.81 Exemple de functii text =VALUE(text) converteste un text ce reprezinta un numar intr-o valoare numerica (numarul ce figureaza in textul tespectiv, trebuie sa corespunda unuia din formate numerice consacrate); =DOLLAR(numar; zecimale) converteste un numar in text, folosind un format monetar; =FIND(text1; text2; N) localizeaza pozitia la care incepe textul1 in textul2 incepand cautarea cu pozitia N; Exemplificarile functiilor de tip text sau sir de caractere se gasesc prezentate in figura 1.81. 1.4.1.9 FUNCºIILE FINANCIARE Functiile financiare (Financial) efectueaza o serie de calcule economico-financiare furnizand prin valorile returnate informatii utile referitoare la amortismente, la rentabilitatea investitiilor, plasamentelor, imprumuturilor etc. =PV(rata dobanzii; numar de perioade; marimea platii; [valoare viitoare; tipul]) returneaza valoarea actuala (present value) aferenta unei sume investite sau depozitate la banca, prin plati periodice, in conditiile unei rate constante a dobanzii. Functia financiara PV calculeaza deci valoarea prezenta a unei sume investite, adica valoarea curenta a unei serii de plati viitoare. Functia se utilizeaza pentru a se determina daca valoarea de revenire a unei anumite investitii este favorabila sau nu, tinand cont de costul initial al investitiei. Functia PV (ca si alte functii financiare PMT, FV) este considerata a fi o functie-anuitate, adica opereaza cu o investitie sau un depozit la care toate platile sunt egale si sunt efectuate la intervale regulate. Argumentele functiei PV au urmatoarea semnificatie: - rata dobanzii reprezinta procentul de dobanda perceput pentru o anumita perioada; - numar de periode reprezinta numarul total de plati periodice; - marimea platii semnifica valoarea platii facute in fiecare perioada; - valoare viitoare reprezinta suma totala care se doreste a fi realizata dupa ultima plata; - tipul este un parametru care semnifica faptul ca plata se face la inceputul perioadei (valoarea 1) sau la sfarsitul perioadei (valoarea 0 – implicita). Daca sunt omise ultimele doua argumente, acestea vor fi considerate ca avand valori nule. Argumentele rata dobanzii si numarul de perioade trebuie exprimate in aceeasi unitate de timp –luna sau an). Pentru exemplificarea functiei financiare PV, furnizam urmatoarea aplicatie in figura 1.82. O persoana fizica doreste incheierea unei polite de asigurare pentru o perioada de 20 de ani cu o rata anuala a dobanzii de 40%. Asiguratul urmeaza sa plateasca lunar o prima de asigurare de 600.000 lei. Costul anuitatii perceput de asigurator este estimat la 19.000.000 lei. In figura urmatoare s-a calculat valoarea prezenta cu ajutorul functiei PV. Fig. 1.82 Aplicatie pentru functii financiare Din calculul facut (in celula B34), reiese ca valoarea prezenta a anuitatii este de 17.993.120 lei, adica mai mica decat valoarea anuitatii calculate de asigurator care este de 19.000.000 lei. Deci aceasta investitie nu este rentabila. Se observa ca rata dobanzii a fost exprimata in luni (rata anuala a fost impartita la 12), iar numarul de ani pentru care s-a contractat asigurarea a fost exprimat tot in luni (numarul de ani a fost inmultit cu 12). De asemenea se observa ca functia PV a returnat un numar negativ. Explicatia acestui rezultat este legata de faptul ca functia PV semnifica o cheltuiala, o iesire de bani. Pentru ca functia sa returneze un rezultat pozitiv, ar fi trebuit ca argumentul “valoarea platii” sa fie introdus ca numar negativ (de exemplu –600.000). =FV(rata dobanzii; numar de periode[; marimea platii; valoarea prezenta; tipul]) returneaza valoarea viitoare (future value) a unei investitii sau plasament in conditii de anuitate (plati si rate ale dobanzii constante). Argumentele functiei financiare FV sunt identice ce cele ale functiei PV cu exceptia faptului ca unul din argumente reprezinta valoarea prezenta a investitiei sau plasamentului. Pentru exemplificarea functiei financiare FV, oferim urmatoarea aplicatie: o persoana fizica doreste efectuarea unui plasament de 25.000.000 lei pe o perioada de 9 luni la o banca comerciala, pentru o dobanda anuala de 55%. Persoana fizica urmeaza a depune lunar la banca, alaturi de depozitul initial cate 1.000.000 lei pe aceeasi perioada. In figura 1.83 s-a calculat (in celula B42) valoarea viitoare a sumei depuse la banca de respectiva persoana fizica (48.259037, 70 lei). Fig. 1.83 Aplicatie pentru functii financiare (FV) =PMT(rata dobanzii; numar de perioade; valoare prezenta[; valoare viitoare; tip]) calculeaza valoarea lunara sau anuala a platii pentru o investitie sau un imprumut. Pentru exemplificarea functiei PMT (paiement), presupunem un imprumut la o banca comerciala pentru achizitionarea unui bun de folosinta indelungata in valoare de 35.000.000 lei. Rata dobanzii pentru creditele de consum este de 43% pe an, iar durata imprumutului a fost stabilita la 5 ani. Fig. 1.84 Aplicatie pentru functii financiare (PMT) Valoarea lunara a platii catre banca pentru creditul acordat a fost calculata (in celula B49) prin functia PMT in figura 1.84: De asemenea s-a calculat costul total al imprumutului ca un produs intre valoarea lunara a platii si numarul de perioade de plata in luni. Valoarea totala a dobanzii s-a calculat ca diferenta intre costul total al imprumutului si suma imprumutata. =RATE(numar de perioade; valoarea platii; valoare prezenta) returneaza rata dobanzii pe perioada unei anuitati, pentru un imprumut sau o investitie. Pentru exemplificare presupunem efectuarea unui imprumut printr-un credit de 15 milioane lei pe timp de un an, cu o valoare lunara de rambursat in suma de 1.800.000 lei. In figura 1.85 se calculeaza in celula E58, dobanda lunara perceputa de banca, iar in celula E59 dobanda anuala pentru suma imprumutata. Fig. 1.85 Aplicatie pentru functii financiare (RATE) Functiile financiare PMT, RATE si PV prezentate anterior, permit construirea tablourilor de rambursare pentru imprumuturi, aplicatie exemplificata in figura 1.86. Un intreprinzator particular solicita unei banci comerciale un imprumut de 15 milioane lei pentru achizitionarea unui utilaj. Banca acorda creditul pe o durata de 6 luni cu o dobanda de 60% pe an. Solicitantul creditului isi poate intocmi in Excel un tablou de rambursare al imprumutului, altfel spus un scadentar. Fig. 1.86 Tablou de rambursare a creditelor Intr-o prima faza, se poate calcula valoarea lunara de rambursare (celula D64) cu ajutorul functiei PMT. In a doua faza, se organizeaza tabloul de rambursare pe patru coloane: - prima coloana (coloana A) contine numarul lunii pentru care se face calculul dobanzii si restul de rambursat; - a doua coloana (coloana B) contine restul de rambursat, adica suma care ramane de restituit bancii la sfarsitul lunii in curs. Pentru prima luna restul de rambursat este egal cu creditul, adica 15 milioane, iar lunile urmatoare se calculeaza ca diferenta intre restul de rambursat si rata de plata; - a treia coloana (coloana C) contine dobanda lunara calculata cu functia RATE, adica suma lunara ce reprezinta dobanda calculata asupra restului de rambursat; - a patra coloana (coloana D) reprezinta rata de rambursat, calculata ca diferenta intre valoarea lunara de rambursare (celula D64) si dobanda lunara. Imprumutul este complet rambursat la inceputul celei de-a saptea perioada, dupa ce a fost achitata a sasea rata. Daca s-ar fi dorit rambursarea integrala a imprumutului in luna a 4-a, deci cand ar mai fi 3 luni de platit, suma de rambursat ar fi de 8.047.911, 48 lei (suma a fost calculata cu functia financiara PV). Formulele utilizate pentru studiul de caz prezentat se gasesc ilustrate in figura 1.87.
