CONDITII DE EXISTENTA ALE UNUI SISTEM INFORMATIC FIABIL
Preocuparile referitoare la operativitatea deciziei manageriale si, in acest context, la perfectionarea sistemelor informatice nu sunt noi. Inca din anii '50, ca urmare a cresterii marimii intreprinderilor si a complexitatii proceselor de conducere, a apar ut necesitatea imbunatatirii, rationalizarii si perfectionarii sistemelor informatice. In acest context, ideea care s-a degajat a fost aceea ca un sistem informatic, fara a fi exhaustiv, trebuie sa raspunda cerintei de rationalizare a informatiei in vederea cresterii calitatii procesului decizional. In conditiile in care managerii intreprinderilor comerciale se afla permanent in fata situatiei de a lua decizii in conditii de risc, se pun in fata proiectantilor de sisteme informatice obligatia de a satisface doua conditii de baza:
1. asigurarea unei prelucrari corecte a informatiei din domeniile care tin de certitudine (cele referitoare la organizarea proceselor interne de stocare, transport si comercializare);
2. oferirea unor estimari cat mai apropiate de evolutia reala pentru fenomenele care se gasesc sub incidenta riscului (dinamica pietei, cote de piata, evolutia proceselor inflationiste etc.).
Realizarea acestor conditii impune la randul ei realizarea altor doua categorii mari de restrictii:
a) impunerea unor cerinte care sa asigure corectitudinea si viabilitatea informatiei;
b) eliminarea deficientelor majore existente in sistemul informatic in functiune.
Sistemele informatice ofera astazi nu doar suportul informational necesar desfasurarii afacerii in conditii de eficienta ci si solutii pentru regandirea modului de a-ti organiza afacerea cu scopul mentinerii competitivitatii.
1. Cerinte necesare pentru asigurarea corectitudinii si fiabilitatii informatiei
Sunt elemente care conditioneaza perceperea realista a proceselor la care se refera informatiile in calitatea lor lor de componente primare ale sistemului informational. Dintre acestea exemplific:
● Asigurarea de informatii reale cu privire la modul in care se desfasoara procesele din interiorul intreprinderii comerciale. Cerinta se regaseste in stransa corelatie cu caracteristicile socio-economice proprii firmei respective si mediului in care ea opereaza. Calitatea informatiilor reprezinta, in acest context, un element definitoriu pentru realismul deciziilor, precum si pentru obtinerea pe termen lung a unor performante economice ridicate.
● Multilateralitatea informatiei, care constituie o cerinta generata de complexitatea proceselor si fenomenelor care au loc in firmele comerciale. Intelegerea, analiza si perceperea proceselor in care firma este implicata, din multiple puncte de vedere, necesita informatii multilaterale, in masura sa reliefeze aspectele reprezentative de natura economica, tehnica, umana sau stiintifica.
● Concizia si capacitatea de sinteza a informatiilor reprezinta o cerinta a carei existenta este impusa de riguroasa selectare a celor mai semnificative informatii din punct de vedere al gradului de noutate si al importantei pentru activitatea firmei. Dat fiind timpul limitat de care dispun managerii pentru rezolvarea problemelor pe care le incuba conducerea intreprinderilor comerciale, prezentarea informatiilor trebuie sa imbrace o forma cat mai concisa si economica.
● Precizia si siguranta informatiilor, necesita o identificare corecta a elementelor esentiale noi si asigurarea cu exactitate a caracterului concis, sintetic si multilateral al informatiilor.
● Oportunitatea informatiei, consta in utilizarea informatiei corespunzator destinatiei sale in timp util. Caracteristica este impusa, pe de o parte, de cunoasterea exacta a destinatarului informatiei (care poate fi cel care a cules si inregistrat informatia in forma sa primara, sau un alt executant sau manager), iar pe de alta parte, de faptul ca utilizarea informatiei conform destinatiei sale este conditionata de ajungerea sa la beneficiar in timp optim pentru luarea deciziei sau declansarea actiunii vizate.
● Operativitatea tratarii informatiilor, care este impusa de reducerea perioadelor legate de initierea, luarea si implementarea deciziilor si, ca urmare, sporeste insemnatatea tratarii cat mai rapide a informatiilor, stiut fiind faptul ca o informatie oricat de valoroasa ar fi devine, total sau partial, inutila daca ajunge la utilizator dupa ce procesul caruia i-a fost nemijlocit destinata s-a finalizat.
● Dinamismul informatiilor, este impus, pe de o parte, de tendinta de comprimare a perioadelor in care se desfasoara procesele manageriale si cele de executie, iar pe de alta parte, de necesitatea ca informatiile sa reflecte evolutia proceselor de munca si problematica intreprinderii comerciale in evolutia lor si, mai ales, de anticiparea evolutiei acestora.
● Adaptarea informatiilor la specificitatea personalului implicat se refera la formalizarea informatiilor in raport cu nivelul de intelegere si calificare a personalului care o utilizeaza.
● Eficienta informatiilor, presupune evaluarea rezultatelor transpunerii informatiilor in decizie.
● Fiabilitatea informatiilor, care se refera la asigurarea disponibilitatii informatiilor in raport cu coordonatele care prezinta interes pentru decident.
● Adecvarea informatiei la nevoile impuse de luarea deciziilor la respectivul nivel ierarhic.
2. Eliminarea deficientelor majore existente in sistemul informatic in functiune
Constituie cea de a doua conditie a managementului sistemelor informatice. Un sistem informatic proiectat intr-o anumita perioada de timp poate deveni de-a lungul timpului ineficient datorita cresterii numarului de activitati, volumului de informatii, supraaglomerarii punctelor de decizie etc. Cele mai frecvente disfunctionalitati ce apar intr-un sistem informatic sunt:
● Distorsiunea informatiilor, consta in modificarea partiala, neintentionata a continutului, a mesajului unei informatii in procesul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la receptor. Printre cauzele generatoare de distorsiuni enumar:
- nerealizarea unei coordonari corecte;
- slaba pregatire a celor care emit informatii;
- utilizarea de suporti informationali de calitate necorespunzatoare;
- probleme de manipulare a suportilor de informatii in procesul transmiterii lor etc.
● Filtrajul reprezinta o modificare voita a mesajului sau a continutului informatiilor de-a lungul fluxului informational pe care acestea il parcurg. Spre deosebire de distorsiune, filtrajul introduce elementul volitiv, manifestat prin interventia pe parcursul crearii, transmiterii si prelucrarii informatiilor a unor persoane care au interesul ca beneficiarul informatiei sa primeasca un mesaj eronat, partial sau total.
Atat distorsiunea, cat si filtrajul, influenteaza in mod negativ beneficiarii de informatii, ca urmare a dezinformarii lor partiale sau integrale, cu efect asupra proceselor manageriale.
● Redundanta consta in inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii. Ea este o deficienta tipica a sistemului informatic, determinata de lipsa de corelare a diferitelor functii, posturi sau compartimente din cadrul structurii organizatorice, de absenta coordonarii sau coordonarea defectuoasa a anumitor componente ale sistemului managerial. Ea se produce ca efect al nerespectarii principiului unitatii de decizie si actiune (principiul de baza al proiectarii structurilor organizatorice).
● Supraincarcarea circuitelor informatice cu informatii este, de fapt, un efect al redundantei sau al nerespectarii caracterului piramidal a sistemului informatic. Principalele ei cauze sunt:
- proiectarea defectuoasa a sistemului informatic actual;
- lacunele in pregatirea unor manageri si executanti;
- tendinta de supraevaluare a realizarilor si actiunilor intreprinse.
3. Principii care stau la baza managementului sistemelor informatice
Procesele de elaborare a sistemelor informatice sunt procese complexe, cu activitati integrate care trebuie sa fie subordonate unei conceptii unitare si unei metodologii de abordare bazate pe respectarea cu strictete a unui complex de principii. Aceste principii, unanim acceptate de specialistii recunoscuti din domeniu, sunt urmatoarele:
● Managementul este sistemul care subordoneaza proiectarea si functionarea sistemelor informatice ale firmei. In calitatea sa de subsistem al sistemului managerial, sistemul informatic asigura baza informationala pentru activitatile manageriale si de executie si, ca urmare, el trebuie sa reflecte toata gama de obiective ale firmei (strategice, tactice, derivate) care intra in competenta sistemului managerial. Sistemul informatic trebuie sa asigure o corelare stransa intre sistemul decizional al firmei si structura organizatorica a acesteia.
● Unitatea metodologica a tratarii informatiilor este un principiu a carui respectare asigura compatibilitatea tuturor componentelor sistemului, oferind premisele integrarii informatiilor in sistemul decizional, al asigurarii rigurozitatii si facilitarii controlului managementului asupra functionarii sale. Caracteristica esentiala oferita de acest principiu este omogenitatea.
● Focalizarea eforturilor in demersul proiectarii catre identificarea si eliminarea abaterilor majore de la obiectivele programate a fi realizate. O micsorare a frecventei si dimensiunilor situatiilor informationale (raportarilor) ar putea, in acest context, sa determine o simplificare si o crestere a rapiditatii de reactie a sistemului informatic.
● Conditionat de principiul precedent este si principiul asigurarii unui timp de reactie in concordanta cu cerintele sistemului managerial. El deriva din faptul ca nici un sistem informatic al unei firme nu este omogen din punct de vedere al culegerii, prelucrarii si transmisiei informatiei, deoarece in structura oricaruia se gasesc componentele manuale alaturi de componente automatizate. Problema cheie pentru proiectanti este de a gasi solutia cea mai buna pentru ca sistemul informatic sa poata face fata, ca rapiditate si ritmicitate, nevoilor sistemului managerial.
Legat de acesta este principiul flexibilitatii, potrivit caruia sistemul informatic trebuie sa fie suficient de elastic pentru a putea face fata unor modificari ale caracteristicilor sale functionale potrivit nevoilor noi care pot apare.
● Principiul valorificarii la maximum a fondului de informatii primare in informatiile finale impune o foarte clara modalitate de constructie a informatiilor finale, subsecvente deciziei, utilizand cu maximum de randament baza de informatii primare.
● Principiul eficientei, care este de fapt un principiu general al activitatii economice, pune in vedere necesitatea obtinerii unui nivel maxim de rezultate cu eforturi cat mai mici. El impune o evaluare continua a acestui raport, cu mentionarea metodologiilor in masura sa asigure obtinerea unor niveluri locale optime, in termenii deciziei manageriale.
