PROIECTE CU FINANTARE EXTERNA
1. Notiunea de proiect:
T un ansamblu de activitati care se desfasoara conform unui plan bine stabilit, prin care sunt duse la indeplinire anumite obiective prin intermediul resurselor materiale, umane, financiare
T un grup de activitati interconditionate, bine organizate, prin care se atinge unul sau mai multe obiective precis definite
T o succesiune logica de activitati ce permit atingere obiectivelor stabilite
Proiectul cu finantare externa presupune unor activitati armonizate, prin intermediul carora se atinge un obiectiv viabil din punct de vedere functional, economic si social.
In general, termenul de proiect cu finantare externa este atribuit proiectelor realizate prin intermediul UE. La baza realizarii proiectului sta programul.
Programul european cu finantare externa este o masura luata de Comisia Europeana in favoarea unei tari sau grup de tari ce se angajeaza sa realizeze activitati specifice, in urma carora vor fi atinse obiective socio-economice. In acest sens se incheie un memorandum financiar, prin intermediul caruia sunt stabilite coordonatele ce permit accesul la fond.
2. Principalele elemente ale proiectului
termenul proiectului – exprima data la care incepe si se finalizeaza proiectul
bugetul proiectului – prezinta o cuantificare si o planificare a veniturilor si cheltuielilor specifice proiectului
obiectivele proiectului – arata care sunt tintele pe care trebuie sa le aduca punere in practica a proiectului
activitatile realizate – toate demersurile realizate de echipa proiectului, prin care acesta este pus in practica
echipa proiectului – persoanele implicate in proiect ; de regula, un proiect de succes presupune o echipa neomogena, iar managerul nu trebuie sa provina din domeniul de activitate al proiectului
schimbare durabila adusa de proiect – arata care sunt mutatiile produse de implementarea proiectului
ciclul de viata al proiectului – exprima succesiunea etapelor pe care le parcurge proiectul de la lansare pana la sfarsit.
3. Caracteristici:
complexitatea - data de natura activitatilor desfasurate, obiectivele propuse, resursele mobilizate si de impactul produs
coordonarea proiectului – realizarea unui sistem logic de activitati concentrate si bine planificate, prin intermediul carora sunt atinse obiectivele specifice si generale
dinamica proiectului – arata modul in care se succed activitatile, perioadele necesare realizarii anumitor activitati.
ciclul de viata al proiectului – arata care sunt etapele prin care trece proiectul (lansarea e mai anevoioasa, perioada de avant prezinta dinamica cea mai mare, maturitatea depine, in mare masura, de modul in care au fost programate activitatile ce conduc la realizarea obiectivelor finale, iar declinul – perioada de dupa indeplinirea obiectivelor
interdependenta – punerea in practica a proiectului presupune existenta unor factori si activitati ce nu pot produce efecte decat printr-o actiune conjugata
unicitatea - fiecare proiect este unicin felul sau, datorita elementelor componente (resurse angrenate, obiective propuse, activitati specifice )
competitivitatea – evidentiaza eficienta proiectului, modul in care acesta se impune
resurse mixte angrenate (umane, materiale, financiare)
Tipuri de proiecte
industriale = sunt proiecte care se caracterizeaza printr-o concentrare mare de fonduri, resurse materiale si umane
de management = sunt acele proiecte care isi pun obtinerea unor rezultate superioare prin utilizarea tehnicilor si a metodelor de management
de cercetare = sunt acele proiecte care au ca principal scop descoperirea de noi tehnologii, metode si inovatii care sa conduca la cresterea eficientei economice.
4. Managementul proiectului cu finantare externa
Managementul de proiect este un ansamblu de procese dinamice care se realizeaza intr-un cadrul bine definit, in care se organizeaza si utilizeaza resursele necesare intr-o maniera controlata si structurata cu scopul realizarii unor obiective bine definite.
Aceasta definitie evidentiaza importanta gestiunii resurselor, a timpului si a activitatilor specifice derulate de membrii echipei pt a duce la indeplinire obiectivele precis stabilite.
Intr-o alta acceptiune, managementul de proiect presupune un efort conjugat de planificare, coordonare, conducere si control pe perioada derularii proiectului, astfel incat sa se realizeze obiectivele propuse in termenele , costurile si calitatea stabilita.
Principalele cerinte ale unui management performant de proiect
obiectivele proiectului trebuie sa fie clare, concise si compatibile
orientarea spre schimbare – rolul proiectelor este dea imbunatati performantele economice, de a creste calitatea vietii, de a implementa o anumita idée, concept
caracter multidisciplinar (activitati economice, juridice, tehnice)
caracter inovativ (in cadrul oricarui proiect ce presupune o schimbare radicala si are un profound character novator, apar studii cu privire la rezistenta socio-grupurilor sau a grupurilor-tinta la schimbare)
orientare spre control – orice activitate desfasurata in cadrul proiectului presupune si un control al modului in care aceasta a fost manageriata (se verifica modul in care resursele au fost consummate, etapele specifice fiecarei activitati, obiectivele atinse etc)
orientare spre performanta – se verifica ecuatia efort-efect, dar si modul in care obiectivele propuse au fost atinse
flexibilitate – pe masura ce se deruleaza proiectul, echipa manageriala adopta acele masuri ce atenueaza impactul factorilor interni si externi.
Principalele domenii specifice managementului de proiect:
I. Managementul scopului – vizeaza scopul pt care se realizeaza proiectul (avem in vedere obiectivele ce trebuie duse la indeplinire
II. Managementul timpului - presupune o planificare riguroasa a etapelor si a activitatilor ce vor fi derulate. Planificarea timpului si activitatile se realizeaza cu ajutorul diagramelor. In cadrul diagramelor sunt prevazute activitati desfasurate intr-o unitate de timp precum si responsabilii insarcinati cu realizarea acestora. Suma totala a timpilor necesari realizarii activitatilor repr durata de realizare a proiectului (implementarea).
In cadrul realizarii unui proiect intalnim 4 timpi principali si unul secundar:
a) timpul 1 – set up time (timp de reglare) – in care se asteapta o resursa deja programata
b) timpul 2 – timpul de prelucrare – in care resursa este accesata si prelucrata
c) timpul 3 – timpul de stat l arand – in care se asteapta o resursa datorita faptului ca activitatea asteapta finalizarea altei activitati
d) timpul 4 – timpul de aseptare – in care o echipa asteapta alta echipa sau o activitate asteapta finalizarea altei activitati
e) timpul de inactivitate – diferenta dintre durata de realizare a proiectului (prevazuta initial in ciclul proiectului) si suma timpilor alocati anterior.
III. Managementul resurselor umane – presupune identificarea necesarului de resurse umane specifice proiectului si, implicit, selectarea lor.
IV. Managementul resurselor materiale si financiare – presupune identificarea resurselor necesare realizarii proiectului, precum si a activitatilor specifice prin care acestea sunt gestionate in mod optim.
V. Managementul riscului – presupune acele procese prin care se identifica si se evalueaza riscurile cantitativ si calitativ, dar mai ales strategiile si modalitatile prin care se pot contracara (ex. factori de risc: calitatea materiilor prime si a produselor, planificarea defectuoasa a activitatii si a timpului de realizare, planificarea defectuoasa a activitatii si a timpului de realizare a bugetului, formarea unei echipe necorespunzatoare)
VI. Managementul informatiilor – are in vedere in special, modul in care acestea circula intre membrii echipei.
VII. Managementul calitatii – presupune fixarea unor obiective si derularea unor activitati la anumite standarde care sa promoveze progresul, schimbarea.
5. Principalele notiuni utilizate in cadrul proiectului cu finantare externa
a) Finantatorul - entitatea ce pune la dispozitia beneficiarului fondurile necesare realizarii proiectului
b) Beneficiarul finantarii – entitatea care beneficiaza de anumite resurse financiare prin intermediul unui program
c) Managementul de proiect – activitati specifice prin intermediul carora este implementat proiectul la anumite standarde
d) Bugetul proiectului – un plan financiar utilizat in care sunt prevazute veniturile si cheltuielile specifice proiectului
e) Programul de finantare – interfata dintre proiect si fondul de finantare
f) Fondul european de finantare – arata de unde se finanteaza un anumit program, exprima un act de vointa la nivel comunitar
g) Acquis –ul comunitar – un set de reglementari si practici ce permit functionaraea programelor si a institutiilor ce le gestioneaza
h) Memorandumul de finantare – un acord, un act de vointa, baza legala pt un angajament financiar al Comisiei Europene fata de o tara
i) Licitatia – o activitate prin care proiectul este realizat si depus la timp in vederea evaluarii. Depunerea in termen este conditia principala prin care un proiect poate intra in competitie cu alte proiecte, in vederea finantarii.
j) Dosarul de candidatura – un set de documente ce se depune odata cu cererea de finantare
k) Evaluarea proiectului – etapa in care este verificata eligibilitatea proiectului, calitatea, adecvarea si pertinenta acestuia
l) Eligibilitate/neeligibilitate – exprima starea de fapt a proiectului; arata daca indeplineste sau nu criteriile obligatorii stabilite in program
m) Grupul tinta – beneficiarul real al rezultatelor proiectului cu impact estimat si determinabil ulterior la finalizare.
n) Indicatorii proiectului – un set de parametrii ce masoara din pv cantitativ si calitativ gradul de realizare al obiectivelor.
o) Relevanta proiectului pentru programul de finantare – arata importanta sau impactul pe care proiectul il are asupra programului, grupului-tinta etc.
6. Factorii care influenteaza succesul proiectului
a) Factori interni:
b) Factori externi:
7. Principii utilizate in formarea echipei de proiect
Managerul de proiect este responsabil este responsabil pe langa formarea echipei si de transmiterea responsabilitatilor catre membrii acesteia. Trebuie sa existe o coeziune intre echipa, sarcinile fiecarui membru si activitatile desfasurate.
I.Triplul caracter al proiectului: dat de faptul ca proiectul se adreseaza unui grup tinta (se reflecta intr-o comunitate sau grup de indivizi; presupune un parteneriat de initiere/ implementre, o echipa de realizare a proiectului.
II. Primordialitatea proiectului – spiritul de echipa si echipa se subordoneaza in totalitate proiectului.
III. Principiul centrului neuronal sau al centrului informational – managerul reprezinta punctul central al retelei informationale si relationale.
IV. Calitatea spiritului de echipa – efectul sinergetic creat de echipa.
Succesul proiectului poate fi asigurat daca:
- managerul de proiect provine din alt domeniu de activitate decat cel al proiectului
- succesul proiectului este dat de omogenitatea echipei
- succesul proiectului este invers proportional cu disparitatile valorice ale nivelului de inteligenta parteneriala a membrilor echipei.
membrii echipei sa aiba aceeasi experienta practica
managerul echipei sa actioneze ca un potentator a calitatilor membrilor echipei
Alegerea cu succes a membrilor echipei este strans legata de modul in care este identificata creativitatea si inteligenta emotionala a acestora. (3 tipuri de inteligenta: academica (intelectuala), emotionala, parteneriala)
8. Bugetul proiectului cu finantare externa
Buget = planificarea veniturilor si a cheltuielilor pe categorii si componente pe o perioada de timp.
Etapele procesului bugetar:
elaborarea protocolului de parteneriat
redactarea proiectului
aprobarea bugetului proiectului
executia bugetului (corespunde etapei de implementare a proiectului)
incheierea exercitiului bugetar (se poate realiza pt fiecare activitate in parte sau la sf unei anumite perioade)
controlul bugetar (se verifica modul in care au fost folositi banii)
Tipuri de bugete
bugetul detaliat pe categorii de cheltuieli (de personal, directe si indirecte)
bugetul pe categorii de cheltuieli si activitati se formeaza in functie de activitatile desfasurate
bugetul pe surse este bugetul fundamentat pe surse de acoperire a cheltuielilor
Categorii de cheltuieli
de personal: chelt.directe, indirecte si diurna
de transport: intern si international detaliat pe tipuri
cu echipamentele: tehnologia, tehnica de calcul
alte cheltuieli: consultanta, marketingul, diseminarea.
Ciclul de viata al proiectelor = toate etapele care se succed de la demararea proiectului pana la finalizarea sa precum si activitatea care precede demararea proiectului.
Etape
1.- initierea sau conceperea proiectului (ia nastere la initiativa unei organizatii sau a unei persoane; se contureaza ideea cu privire la proiect si la programul care l-ar putea sustine)
2.- definirea obiectivelor si formarea parteneriatului consta in planificarea obiectivelor specifice si a celor generale, etapele care ar trebui parcurse si activitatile specifice si se incheie acordul de parteneriat (daca e necesar)
3.- formarea echipei si redactarea proiectului
Aspecte cu privire la redactarea proiectului:
- se identifica maniera in care va fi realizat proiectul (incadrare in pagina, redactare)
- atribuirea responsabilitatilor
- planificarea temporala a activitatilor specifice proiectului
- realizarea metodologiei – sunt descrise activitatile specifice care vor conduce la realizarea proiectului
- identificarea resurselor
- realizarea bugetului
- diseminarea rezultatelor – rezultatele sunt facute publice
4.- evaluarea proiectului este etapa in care se apreciaza gradul de realizare a obiectivelor si a impactului proiectului
5.- implementarea proiectului este etapa in care proiectul este pus in aplicare;
6.- diseminarea este etapa in care rezultatele sunt facute cunoscute publicului.
