Controlul financiar intern

Controlul financiar intern

     Controlul intern si controlul financiar preventiv sunt reglementate prin Ordonanta nr.119/1999,astfel cum a fost modificata si completata prin Legea nr.84/2oo

     Denumirea actului normativ -,,Ordonanta nr.119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv''- nu reflecta insa,intru totul,continutul reglementarii,deoarece,asa cum se vede,acesta se ocupa si de controlul preventiv delegat,care se exercita de catre functionari publici ai Ministerului Finantelor Publice,avand,asadar,natura unui control extern.

     Ori, potrivit clasificarii amintite mai inainte, controlul intern se realize

aza de catre organele proprii si pe baza dispozitiilor conducatorului unitatii sau a legii, in vreme ce controlul extern se realizeaza de catre organe specializate de control, atat pe baza documentelor interne ale institutiei controlate cat si pe baza documentelor detinute de terti[1].

             1.Controlul financiar intern

     Potrivit definitiei legale,art.2 lit.e din Ordonanta nr.119/1999 republicata si art.2 lit.b din Legea nr.672/2002,controlul intern este ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice,inclusiv auditul intern,stabilite de conducerea acesteia in concordanta cu obiectivele acesteia si cu reglementarile legale,in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic,eficient si eficace,aceasta include,de asemenea,structurile organizatorice,metodele si procedurile.

     Legea nr.672/2002,privind auditul public intern,vorbeste si despre controlul financiar public intern, definit ca fiind intregul sistem de control intern din sectorul public,format din sistemele de control ale entitatilor publice,ale altor structuri abilitate de Guvern si dintr-o unitate centrala care este responsabila de armonizare si implementarea principiilor si standardelor de control si audit. Rezulta ca controlul intern al entitatii publice este parte a controlului financiar public intern[2].

     Controlul intern la institutiile publice si cu privire la utilizarea fondurilor publice si administrarea patrimoniului public constituie o obligatie legala pentru conducatorii acestor institutii,care sunt datori sa asigure elaborarea,aprobarea,aplicarea si perfectionarea structurilor organizatorice, reglementarilor metodologice, procedurilor si criteriilor de evaluare,pentru a satisface cerintele generale si specifice de control intern.

              Obiectivele generale ale controlului intern sunt:

     -realizarea, la un nivel corespunzator de calitate,a atributiilor institutiilor publice,in conditii de regularitate,eficacitate,economicitate si eficienta:

     -protejarea fondurilor publice impotriva pierderilor datorate erorii,risipei,abuzului sau fraudei,

     -respectarea legii,a reglementarilor si deciziilor conducerii,

     -dezvoltarea si intretinerea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare si difuzare a datelor si informatiilor financiare si de conducere,precum si a unor sisteme si proceduri de informare publica adecvata prin rapoarte periodice.

     Controlul intern trebuie sa raspunda unor cerinte,calificate de lege ca generale si altora calificate ca specifice:

     a. Cerinte generale ale controlului intern.

     -asigurarea indeplinirii obiectivelor generale ale controlului intern prin evaluarea sistematica si mentinerea la un nivel considerat acceptabil a riscurilor asociate structurilor,programelor,proiectelor sau operatiunilor,

     -asigurarea unei atitudini cooperante a personalul  de conducere si de executie,acesta avand obligatia sa raspunda in orice moment solicitarilor conducerii si sa sprijine efectiv controlul intern,

     -asigurarea integritatii si competentei personalului de conducere si de executie,a cunoasterii si intelegerii de catre acesta a importantei si rolului controlului intern,

     -stabilirea obiectivelor specifice ale controlului intern,astfel incat acestea sa fie adecvate, cuprinzatoare, rezonabile si integrate misiunii institutiei si obiectivelor de ansamblu ale acesteia,

     -supravegherea continua de catre personalul de conducere a tuturor activitatilor si indeplinirea de catre personalul de conducere a obligatiei de a actiona corectiv,prompt si responsabil ori de cate ori se constata incalcari ale legalitatii si regularitatii in efectuarea unor operatiuni sau in realizarea unor activitati in mod economic,ineficace sau ineficient.

     b. Cerinte specifice:

     -reflectarea in documente scrise a organizarii controlului intern,a tuturor operatiunilor institutiei si a tuturor evenimentelor semnificative,precum si inregistrarea si pastrarea in mod adecvat a documentelor,astfel incat acesta sa fie disponibile cu promptitudine pentru a fi examinate de catre cei in drept,

     -inregistrarea de indata si in mod corect a tuturor operatiunilor si evenimentelor semnificative,

     -asigurarea aprobarii si efectuarii operatiunilor exclusiv de catre persoane special imputernicite in acest sens,

     -separarea atributiilor privind efectuarea de operatiuni intre persoane,astfel incat atributiile de aprobare,control si inregistrare sa fie,intr-o masura adecvata, incredintate unor persoane diferite,

     -asigurarea unei conduceri competente la toate  nivelurile,

     -accesarea resurselor si documentelor numai de catre persoane indreptatite si responsabile in legatura cu utilizarea si pastrarea lor.

     Persoanele care gestioneaza fonduri publice sau patrimoniul public au obligatia sa realizeze o buna gestionare financiara prin asigurarea legalitatii,regularitatii,economicitatii,eficacitatii si eficientei in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public.

     Ministerul Finantelor Publice este autoritatea administratiei publice centrale de specialitate care are responsabilitatea elaborarii si implementarii politicii in domeniul gestiunii financiare.

     Ministerul Finantelor indruma metodologic, coordoneaza si supravegheaza asigurarea bunei gestiuni financiare in utilizarea fondurilor publice si in administrarea patrimoniului public.

     Controlul intern poate fi preventiv, concomitent sau ulterior si, la acest nivel, se exercita de catre conducatorul compartimentului financiar-contabil.

     De astfel,contabilitatea insasi este definita ca fiind activitatea specializata in masurarea,evaluarea,cunoasterea,gestiunea si controlul activelor, datoriilor si capitalurilor proprii,precum si a rezultatelor obtinute de persoanele care sunt obligate prin lege sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie[3].

     Cu alte cuvinte,organizarea activitatii de contabilitate proprie,presupune si organizarea activitatii de control intern,acesta fiind o obligatie legala atat pentru institutiile bugetare, cat si pentru firmele private.

              2.Auditul public intern

           2.1.Auditul public intern. Forme ale auditului intern

     Auditul intern este reglementat,in prezent,prin Legea nr.672/2002,

modificata si completata prin Ordonanta nr.37/2004, Hotararea nr.235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de nominalizare a membrilor Comitetului pentru Auditul Public Intern,Ordinul Ministerului Finantelor publice nr.38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitatii de audit public     intern ,modificat si completat prin Ordinul nr.423/2004 si Ordinul Ministerului Finantelor Publice nr.252/2004 pentru aprobarea Codului privind conduita etica a auditorului intern.

  2.2 Definitia auditului public intern

     Auditul public intern reprezinta o activitate functional independenta si obiectiva,care da asigurari si consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor si cheltuielilor publice,perfectionand activitatile entitatii publice. Auditul public intern ajuta entitatea publica sa-si indeplineasca obiectivele printr-o abordare sistematica si metodica,care evalueaza si imbunatateste eficienta si eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului,a controlului si a proceselor de administrare[4].

        Auditul public intern nu trebuie sa fie confundat cu controlul intern.

Controlul intern,conform Legii privind auditul public intern,reprezinta ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice,inclusiv auditul intern,stabilite de conducere in concordanta cu obiectivele acesteia si reglementarile legale,in vederea asigurarii administrarii fondurilor in mod economic,eficient si eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele si  procedurile.

     Rolul auditului public intern este de a contribui la buna si efectiva gestionare a fondurilor publice. Aportul compartimentului de audit public intern consta in promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv si eficient in cadrul entitatii publice.

              2.Rolul si obiectivele auditului public intern

     Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audia sistemele de control din cadrul entitatii publice in scopul de a evalua eficacitatea si performanta structurilor functionale in implementarea politicilor,programelor si actiunilor in vederea imbunatatirii continue a acestora.

     Obiectivele auditului intern sunt:

     -de a ajuta entitatea publica atat in ansamblul cat si structurile sale prin intermediul opiniilor si recomandarilor,

     -sa gestioneze mai bine riscurile,

     -sa asigure o mai buna administrare si pastrare a patrimoniului,

     -sa asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile si procedurile existente,

     -sa asigure o evidenta contabila si un management informatic fiabil si corect,

     -sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului si auditului intern,

     -sa imbunatateasca eficienta si eficacitatea operatiilor.

     Unei misiuni de  audit i se pot atribui doua obiective principale:

       -asigurarea conformitatii procedurilor si a operatiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate,

       -evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmarite si examinarea impactului efectiv - auditul de performanta.

     Auditul public intern trebuie sa sprijine conducatorul entitatii publice in identificarea si evaluarea riscurilor semnificative contribuind la imbunatatirea sistemelor de management al riscurilor. Auditul public intern trebuie sa supravegheze si sa evalueze eficacitatea acestui sistem.

     Auditul public intern trebuie sa evalueze riscurile aferente operatiilor si sistemelor informatice ale entitatii publice,privind:

     -fiabilitatea si integritatea informatiilor financiare si operationale,

     -eficacitatea si eficienta operatiilor,

     -protejarea patrimoniului,

     -respectarea legilor, reglementarilor si contractelor.

     In cursul misiunilor, auditorii interni vor identifica toate riscurile, inclusiv cele care extind perimetrul misiunii, in cazul in care acestea sunt semnificative.

             2.4. Tipuri de audit

     Legea privind auditul public defineste urmatoarele tipuri de audit.

  1.Auditul de sistem - reprezinta o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere si control intern,cu scopul de a stabili daca acestea functioneaza economic,eficace si eficient,pentru identificarea deficientelor si formularea de recomandari pentru corectarea acestora.

   2.Auditul performantei - examineaza daca criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor si sarcinilor entitatii publice sunt corecte pentru evaluarea rezultatelor si apreciaza daca rezultatele sunt conforme cu obiectivele.

   Auditul de regularitate - reprezinta examinarea actiunilor asupra efectelor financiare pe seama fondurilor publice sau a patrimoniului public,sub aspectul respectarii ansamblului principiilor,regulilor procedurale si metodologice,care le sunt aplicabile.

             2.5. Sfera auditului public intern

     Auditul public intern cuprinde.

  1.-activitatile financiare sau cu implicatii financiare desfasurate de entitatea publica din momentul constituirii angajamentelor pana la utilizarea fondurilor de catre beneficiarii liniari, inclusiv a fondurilor provenite din asistenta externa.

  2.-constituirea veniturilor publice,respectiv autorizarea si stabilirea titlurilor de creanta,precum si a facilitatilor acordate la incasarea acestora.

 -administrarea patrimoniului public,precum si vanzarea,gajarea,concesionarea sau inchirierea de bunuri din domeniul privat/public al statului ori al unitatilor administrativ-teritoriale.

  4.-sistemele de management financiar si control,inclusiv contabilitatea si sistemele informatice aferente.

     2.6.Organizarea auditului public intern

     In conformitate cu art.4 din Legea privind auditul public intern,auditul public intern este organizat astfel.

  1.Unitatea Centrala de Armonizare pentru Auditul Public Intern- UCAAPI -ca structura distincta in care Ministerul Finantelor Publice,constituita din compartimente de specialitate,in directa subordonare a ministerului finantelor publice,avand atributii de coordonare,evaluare,sinteza in domeniul activitatii de audit public intern la nivel national,care efectueaza si

misiuni de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale. UCAAPI este condusa de un director general,numit de ministrul finantelor publice,cu avizul CAPI[5].

     UCAAPI are atributii de elaborare a strategiei si a cadrului normativ general,de coordonare si evaluare a activitatii de audit public intern la nivel national si de realizare a misiunilor de audit public intern de interes national cu implicatii multisectoriale.

     2.Comitetul pentru Audit Public Intern - CAPI -,ca organism cu caracter consultativ,constituit din 11 membri,specialisti din sfera Ministerului Finantelor Publice,condus de un presedinte,ales dintre membrii comitetului pentru o perioada de 3 ani. CAPI sprijina UCAAPI in definirea strategiei si imbunatatirii activitatii de audit public intern in sectorul public.

     Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entitatilor publice. Conducatorul institutiei publice, sau in cazul altor entitati publice, organul de conducere colectiva, are obligatia instituirii cadrului organizatoric si functional necesar             desfasurarii activitatii de audit public intern.

     La institutiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entitati publice, auditul public intern se limiteaza la audit de regularitate si se efectueaza de catre compartimentele de audit public intern ale MFP.

     Conducatorul entitatii publice subordonate poate stabilii si mentine un compartiment functional de audit public intern, cu acordul entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar daca acest compartiment nu se infiinteaza,auditul entitatii respective se efectueaza de catre compartimentul de audit public intern al entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

     2.7.Statutul compartimentului de audit public intern,

               Atributiile acestuia si regulile de conduita  stabilite pentru auditori

           

            Compartimentul de audit public intern functioneaza in subordinea directa a conducatorului entitatii publice, exercitand o functie distincta si independenta de activitatile entitatii publice. Prin atributiile sale, compartimentul de audit public intern nu trebuie sa fie implicat in elaborarea procedurilor de control intern.

     Atributiile compartimentului de audit public intern sunt:

     -elaboreaza norme metodologice specifice entitatii publice in care isi desfasoara activitatea,cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior in cazul entitatilor publice subordonate,

     -elaboreaza proiectul planului anual de audit public intern,

     -efectueaza activitati de audit public intern pentru a evalua daca sistemele de management financiar si control ale entitatii publice sunt transparente si sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta si eficacitate,

     -informeaza UCAAPI despre recomandarile neinsusite de catre Conducatorul entitatii publice audiate, precum si despre consecintele acestora,

     -raporteaza periodic asupra constatarilor,concluziilor si recomandarilor rezultate din activitatile sale de audit,

     -elaboreaza raportul anual al activitatii de audit public intern,

     -in cazul identificarii unor neregularitati sau posibile prejudicii, raporteaza imediat conducatorului entitatii publice si structurii de control intern abilitate.

     Auditorul exercita o functie de evaluare independenta,care se concretizeaza in recomandari. El are acces la toate datele in cadrul misiunii sale si trebuie sa respecte secretul profesional in ceea ce priveste informatiile colectate. El trebuie sa-si indeplineasca misiunea cu independenta si obiectivitate,sa dea dovada de competenta si constiinta profesionala,sa-si perfectioneze continuu pregatirea profesionala[6].

     Auditul intern se exercita asupra tuturor activitatilor desfasurate de institutia publica sau care sunt in responsabilitatea acesteia,inclusiv asupra activitatii institutiilor subordonate si asupra utilizarii de catre terti,indiferent de natura juridica a acestora,a fondurilor publice gestionate de acestia din urma in baza unei finantari realizate de catre institutia publica sau de catre o institutie subordonata acesteia.

     Operatiunile care fac obiectul auditului intern sunt examinate,de regula,pe tot parcursul acestora,din momentul initierii pana in momentul finalizarii executarii lor efective.

     Compartimentul de audit intern trebuie sa exercite, fara a se limita la acestea, urmatoarele atributii:

     a.- certificarea trimestriala si anuala, insotita de raport de audit,a bilantului contabil si a  contului de executie bugetara ale institutiei publice,prin verificarea legalitatii,realitatii si exactitatii evidentelor contabile si ale actelor financiare si de gestiune,certificarea  se face inaintea aprobarii de catre conducatorul institutiei publice in cauza a bilantului contabil si a contului de executie bugetara.

     b.- examinarea legalitatii, regularitatii si conformitatii operatiunilor, identificarea erorilor, risipei, gestiunii defectuoase si fraudelor si, pe aceste baze, propunerea de masuri si solutii pentru recuperarea pagubelor si sanctionarea celor vinovati, dupa caz.

     c.- supravegherea regularitatii sistemelor de fundamentare a deciziei, planificare, programare, organizare, coordonare, urmarire si control al indeplinirii deciziilor.

     d.- evaluarea economicitatii, eficacitatii si eficientei cu care sistemele de conducere si de executie existente in cadrul institutiei publice ori la nivelul unui program/proiect finantat din fonduri publice utilizeaza resurse financiare,umane si materiale pentru indeplinirea obiectivelor si obtinerea rezultatelor stabilite.

     e.- identificarea slabiciunilor sistemelor de conducere  si de control,precum si a riscurilor asociate unor astfel de sisteme,unor programe/proiecte sau unor operatiuni si propunerea de masuri pentru corectarea acestora si pentru diminuarea riscurilor,dupa caz.

     Planul de audit intern se aproba anual de catre conducatorul institutiei publice. Planul de audit se stabileste pe baza evaluarii riscului asociat diferitelor structuri, activitati, programe, proiecte sau operatiuni, precum si prin consultare cu institutiile publice ierarhic superioare[7].

     Auditorii interni isi desfasoara  activitatea pe baza de ordin de serviciu scris, aprobat de catre conducatorul institutiei publice   si care prevede in mod explicit scopul, obiectivele si durata auditului. Auditorii interni au acces la toate datele si informatiile pe care le considera relevante pentru scopul si obiectivele controlate, iar personalul de conducere si personalul de executie implicit in activitatea audiata au obligatia sa ofere documentele solicitate si sprijinul necesar desfasurarii in bune conditii a auditului intern.

     Constatarile auditului intern sunt cuprinse in raportul de audit intern care trebuie sa reflecte modul de desfasurare a auditului, constatarile facute, concluziile si recomandarile auditorilor interni, impreuna cu intreaga documentatie care sustine respectivele constatari, concluzii si recomandari.

De asemenea,o data cu raportul de audit intern trebuie prezentate si punctele de vedere ale persoanelor implicate in activitatile audiate, indeosebi ale acelora in legatura cu care se semnaleaza deficiente sau care pot fi afectate de masurile recomandate in raportul de audit intern[8].

     Ori de cate ori efectuarea auditului potrivit ordinului de serviciu presupune utilizarea unor cunostinte de specialitate din alte domenii decat cele cerute prin fisa postului auditorilor interni, seful compartimentului de audit intern poate recurge, cu aprobarea conducatorului institutiei publice caruia ii raporteaza, la contractarea externa de servicii de expertiza sau de consultanta.

     Raportul de audit este supervizat, inainte de difuzarea sa, de catre responsabilul misiunii de audit sau, in lipsa acestuia, de catre un auditor care nu a participat la   misiune. Audiatul are drept de raspundere la constatarile si recomandarile prezentate in raport,pentru aceasta avand la dispozitie un termen  de 15 zile.Raportul de audit intern se inregistreaza si se pastreaza in original,in dosare speciale,timp de 10 ani.

            Auditorul trebuie sa respecte codul privind conduita etica,sa semnaleze pe linie ierarhica,fraudele de orice tip si neregulile grave care fac obiectul auditului,sa comunice rezultatele muncii sale - constatarile si recomandarile - responsabilului entitatii audiate.

Prin Ordonanta nr.119/1999 sunt sanctionate urmatoarele fapte, calificate drept contraventii:

     a.- incalcarea obligatiei de a avea la nivelul institutiei publice structuri organizatorice, reglementari metodologice, proceduri si criterii de evaluare instituite prin aprobarea data de conducatorul institutiei, aduse la zi si aplicate efectiv.

     b.- neorganizarea auditului intern, potrivit O.G.nr.119/1999.

     c.- aprobarea bilantului contabil si a contului de executie bugetara, fara certificare si raport de audit.

     d.- invocarea de catre auditori a unui ordin de serviciu inexistent,in vederea efectuarii auditului asupra utilizarii de catre terti a fondurilor publice gestionate de catre acestia din urma in baza unei finantari realizate de institutia publica in cauza sau de catre o institutie subordonata acesteia.